I- GİRİŞ

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca, şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Bu hâllerde anılan Kanun’da veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır.

Benzer şekilde, anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.

Bu çalışmada, anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılım anında yapılabilecek işlemlerin neler olduğu üzerinde durulacaktır.

II- ANONİM ŞİRKETLERDE ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK GENEL KURUL ANINDAKİ İŞLEMLER

Bilindiği üzere, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu(1) yayımlanmış ve genel anlamda 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Aynı şekilde 6103 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun Yürürlüğü ve Uygulama Şekli Hakkında Kanun 01.07.2012 tarihinde yürürlük kazanmıştır.

6102 sayılı Kanun’un 1527. maddesinde güncel gelişmelere uygun bir düzenlemeye gidilmiş ve şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, elektronik ortamda yapılacak yönetim kurulu, müdürler kurulu ile genel kurula ilişkin hükümler yer almıştır.

Aynı maddenin 26.06.2012 tarih ve 6335 sayılı Kanun ile değişik beşinci fıkrasında ise, “anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Bu hükmün uygulanması esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca hazırlanan yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelikte, genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneği yer alır. Anonim şirketler yönetmelikten aynen aktarılacak olan bu hükümde değişiklik yapamazlar. Yönetmelik ayrıca oyun gerçek sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasını sağlayan kurallar ile 407. maddenin üçüncü fıkrasında öngörülen Bakanlık temsilcilerinin bu hususa ilişkin yetkilerini içerir. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelir.” denilmiştir.

Madde metninde belirtilen Yönetmelik “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” başlığıyla yayımlanmıştır(2). Söz konusu Yönetmeliğin amacı, anonim şirket genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasların düzenlenmesidir. Bununla beraber Yönetmelik, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasları, genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneğini, oyun hak sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasının esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sistemi(3)(EGKS)’nin işleyiş esaslarını ve bu sistemin katılımcılarının yükümlülüklerini kapsamaktadır. Söz konusu Yönetmelik 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe girecektir.

Anonim şirket genel kurul toplantıları esnasında yapılacak işlemler; toplantıya katılım, toplantının elektronik ortamda açılması, elektronik ortamda görüş iletme, oy verme ve tutanak oluşturma şeklinde sıralanabilir.

Anonim şirket genel kuruluna elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir. Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınır. Bu liste, 6102 sayılı Kanun’un 407. maddesinin üçüncü fıkrası(4) uyarınca çıkarılacak Yönetmelik hükümleri çerçevesinde hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.

Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS’deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir. Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletir.

Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır. Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işletir. Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı toplantı bitiminde Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde de teslim edilir.

III- SONUÇ

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda teknolojik gelişmelere uygun olarak anonim şirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılabilme imkânı tanınmıştır. Anonim şirket genel kuruluna elektronik ortamda katılanlar açısından yapacakları işlemler, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurmaktadır.

Genel kurul anında elektronik ortamda yapılacak işlemler, 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe girecek olan Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelikte sıralanmıştır. Bu işlemler yukarıda açıklandığı üzere; toplantıya katılım, toplantının elektronik ortamda açılması, elektronik ortamda görüş iletme, oy verme ve tutanak oluşturmadır.

Kenan AKBULUT*
Yaklaşım

*    Nevşehir Defterdarlığı, Defterdarlık Uzmanı

(1)  14.02.2011 tarih ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(2)  28.08.2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(3)  Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS), genel kurullara elektronik ortamda katılmayı teminen 28.07.1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun 10/A maddesi uyarınca payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanacak elektronik platformu ve diğer şirketlerin 13.01.2011 tarih ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini ifade eder.

(4)  MADDE 407- …

     (3) 333. madde gereğince belirlenen şirketlerin genel kurul toplantılarında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın temsilcisi de yer alır. Diğer şirketlerde, hangi durumlarda Bakanlık temsilcisinin genel kurulda bulunacağı ve genel kurul toplantıları için temsilcilerin görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar ile bunların nitelik, görev ve yetkileri ayrıca ücret tarifeleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca çıkarılacak bir yönetmelikle düzenlenir. Bakanlık temsilcisinin toplantıya katılma giderleri ve ücretleri ilgili şirket tarafından karşılanır.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.