6102 sayılı (Yeni) Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesinin üçüncü fıkrası kapsamında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19 Aralık 2012 tarihli Resmi Gazete’de yayımlandı. Söz konusu Tebliğ’de; gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları hakkında açıklamalar yer almaktadır.

I. Fiziki ortamda defter tutma yükümlülüğü

Her tacir, Tebliğ’de belirtilen ticari defterleri, üçüncü kişi uzmanlara, makul süre içinde yapacakları incelemelerde sunmak üzere ve işletmenin durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutmalıdır.

A. Tutulacak defterler

Gerçek veya tüzel kişi olduğuna bakılmazsının her tacir;

·                 Yevmiye defteri

·                 Envanter defteri

·                 Defteri kebir

tutmakla yükümlüdür.

Şahıs şirketlerinin bu sayılan defterlere ek olarak; genel kurul toplantı ve müzakere defterini de tutmak zorundadırlar.

Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ilk sayılan defterlere ek olarak; pay defteri yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadırlar.

Limited şirketler ise ilk sayılan defterlere ek olarak; pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadırlar. Ayrıca; limited şirketlerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar için genel kurul toplantı ve müzakere defteri yerine ayrı bir “müdürler kurulu karar defteri” de tutulabilecek olmakla beraber, bu konuda TTK ya da Tebliğ’de herhangi bir zorunluluk öngörülmemiştir.

B. Defterlerin tanımı

1. Yevmiye defteri: Kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve "madde" halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir.

2. Defteri kebir: Yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.

3. Envanter defteri: Ticari işletmenin açılışında ve açılıştan sonra her hesap döneminin sonunda taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerlerinin teker teker kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir.

4. Pay defteri:Sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir. Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir.

5. Yönetim Kurulu karar defteri: Anonim şirketlerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.

6. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri: Tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.

C. Defterlerin içermesi gereken bilgiler

“Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ”in 6 ila 11. maddelerinde yukarıda sayılan defterlerdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesinin şart olduğu ifade edilmiştir:

D. Defterlerin saklama zorunluluğu

Her tacir, tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişinden itibaren 10 yıl boyunca saklamakla yükümlüdür. Defterlere yapılan kayıtların dayandığı kayıtlar, görüntü ve veri taşıyıcılarda da saklanabilir.

E. Açılış ve kapanış onayları

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.

Ancak pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.Kapanışa tabi olan yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar noter tarafından kapanış onayları yapılmalıdır.

F. Onay yenileme

Yönetim kurulu karar defterinde, yevmiye defterinde, envanter defterinde ve defteri kebirde yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.

G. Kayıt düzeni ve zamanı

Ticari defterler Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır. Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte olmalıdır.

Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır. Kayıtlar on günden fazla geciktiremez. Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Bu duruma ek olarak; bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez.

II. Elektronik ortamda tutulacak defterler

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13 Aralık 2011 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 1 sıra numaralı “Elektronik Defter Genel Tebliği” hükümleri uygulanır. Söz konusu Tebliğ’e ilişkin açıklama ve görüşlerimiz 13 Aralık 2011 tarihli Vergi BültenimizdeSitemizde dikkatinize sunulmuştu. E&Y