397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği sonrasında, e-Fatura uygulamaları ile ilgili son durum
05.03.2010 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-fatura uygulaması konusunda önemli bir aşamaya gelinmiştir.
Aşağıda, e-fatura uygulaması ile ilgili gelişmeler, gelinen noktada son durum ve ayrıca beklenen gelişmeler özetlenmiştir. 1. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS)
Maliye Bakanlığı, Vergi Usul Kanunu’nun kendisine verdiği yetki çerçevesinde elektronik fatura uygulamasının başlangıç adımı olarak "Elektronik Fatura Kayıt Sistemi"ni (EFKS) hayata geçirmiştir. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi, kurum ve kuruluşların;
- Düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılarak faturalara ait ikinci nüshaların kâğıt ortamda saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran,
- Alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkân sağlayan,
bir sistem olarak hayata geçmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığının internet sitesinde yer alan bilgiye göre, bugüne kadar Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında altı kuruma e-fatura düzenleme yetkisi verilmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığından EFKS kapsamında fatura düzenleme izni alarak elektronik ortamda fatura düzenleyen Kurumların listesi Başkanlığa ait http://www.efatura.gov.tr/ internet sitesinde yayınlanmaktadır.
05.03.2010 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile EFKS uygulamasına son verilmiştir. Bu kapsamdaki altı şirket aşağıda özetlenen yeni sisteme bir yıl içinde entegre olacaklardır. 2. e-Fatura Uygulaması
2.1. Genel Olarak e-Fatura Uygulaması
Maliye Bakanlığı, Vergi Usul Kanunu’ndan aldığı yetki çerçevesinde; düzenlenmesi, müşteriye verilmesi, müşteri tarafından da istenmesi ve alınması zorunlu olan faturanın, elektronik belge olarak düzenlenmesi, müşteriye elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemeleri 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yapmıştır.
Bu Tebliğde düzenlenen e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Bir önceki bölümde de belirtildiği üzere, yayımlanan Tebliğ ile EFKS uygulamasına son verilmiş, yeni uygulama da e-Fatura Uygulaması olarak adlandırılmıştır.
e-Fatura Uygulaması tanımlanan standartlara uygun olarak elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, tarafları arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan uygulamanın genel adıdır.
2.2. e-Fatura Uygulamasından Yararlanabilecek Olanlar
e-Fatura uygulamasının kademeli bir biçimde yaygınlaştırılması planlanmıştır.
Bakanlık başlangıç olarak, anonim ve limited şirket statüsünü haiz mükelleflerin uygulama kapsamında e-fatura gönderme ve/veya almasına izin verilmesini uygun görmüştür.
Buna göre gerçek kişilerin e-Fatura Uygulaması bünyesinde e-fatura göndermeleri ve almaları (EFKS kapsamında düzenlenen faturalar hariç) mümkün bulunmamaktadır.
Gerçek kişi olmayanlar ile anonim ve limited şirket statüsünde bulunmayanlardan e-Fatura göndermek ve/veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları yazılı başvuru üzerine Başkanlık tarafından belirlenecektir.
2.3. e-Fatura Uygulamasından Yararlanma Yolları
a) e-Fatura Portalı Aracılığıyla Kullanım
Bilgi işlem sistemi yeterli olmayan anonim ve limited şirketlerin e-Fatura Uygulamasından yararlanabilmeleri için Bakanlık, uygulamaya ilişkin temel fonksiyonları bünyesinde barındıran, e-Fatura Portalı olarak adlandırılan bir yapı oluşturmuştur.
Portal, http://www.efatura.gov.trinternet adresinde hizmet sunmakta ve kullanıcılar, e-Fatura gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan arayüzleri kullanarak yapabilmektedirler.
b) Bilgi İşlem Sistemlerinin Entegre Edilmesi Yoluyla Kullanım
Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşuluyla, e-Fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanmaları mümkündür.
Bilgi işlem sistemi entegrasyonu yapılabilmesi için uyulması gereken kurallar ve standartlar ile yapılması gereken işlemleri içeren kılavuzlar http://www.efatura.gov.tr internet sitesinde yer almaktadır.
2.4. e-Fatura Uygulamasına Başvuru
a) e-Fatura Portalı Aracılığıyla Kullanım Halinde Başvuru
e-Fatura Uygulamasından yararlanmak isteyen anonim ve limited şirketlerin, aşağıdaki belgelerle birlikte, yazılı olarak Bakanlığa başvurmaları gerekmektedir:
- “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)”nin imzalı aslı (
http://www.efatura.gov.tr internet adresinden indirilerek doldurulacak ve yetkili kişi veya kişilerce imzalanacaktır)
- “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin imzalı aslı (Taahhütname
internet adresinden indirilerek doldurulacak ve yetkili kişi veya kişilerce imzalanacaktır),
- Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.)
- Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği. b) Bilgi İşlem Sistemlerinin Entegre Edilmesi Yoluyla Kullanım Halinde Başvuru
Yukarıda da belirtildiği gibi, bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanmaları mümkündür.
Uygulamaya ilk başvuruda entegrasyon talebinde bulunulabileceği gibi, daha sonradan da entegrasyon başvurusu yapılabilmektedir. Ancak, e-Fatura Uygulamasının hem entegrasyon hem de portal yolu ile kullanımı mümkün değildir.
Uygulamaya e-Fatura Portalı kullanılarak başlanması ve sonradan uygulamaya entegre olmak istenmesi durumunda, entegrasyon başvurusunun, bilgi işlem sistemini ve fatura ile ilgili süreçleri açıklayan dokümanlarla birlikte Başkanlığa yazılı olarak yapılması gerekmektedir.
Uygulamaya ilk başvuruda entegrasyon talebinde bulunulması halinde ise, bir önceki bölümde sayılan belgelere, şirketin bilgi işlem sistemini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanların eklenmesi gerekmektedir.
Başvurusu uygun bulunanlara entegrasyon işlemlerine başlayabilecekleri bir yazı ile bildirilecektir. Entegrasyon çalışmaları, başlama yazısı tarihinden itibaren en geç bir yıl içerisinde tamamlanmak zorundadır.
Bilgi işlem sistemi entegrasyonu yapılabilmesi için uyulması gereken kurallar ve standartlar ile yapılması gereken işlemleri içeren kılavuzlar http://www.efatura.gov.tr
internet sitesinde yer almaktadır. 2.5. Kullanıcı Hesaplarının Tanımlanması
Yapılan e-Fatura Uygulaması başvurusu uygun bulunanların kullanıcı hesapları Başkanlık tarafından tanımlanacaktır.
Hesaplarının tanımlandığı bilgisi başvuru sahibine bildirilecek, kullanıcılardan Mali Mühürlerinin temin işlemlerini yerine getirmeleri beklenecektir. 2.6. Mali Mühürün Temini
Başvurusu uygun bulunup kullanıcı hesabı tanımlanarak kendisine bildirilenlerin, Mali Mühürlerini temin işlemlerini yapmaları gerekir.
Mali Mühür, Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, şirkete ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulmuş, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından kurulan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.
Mali Mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr
internet sitesinde yer almaktadır.
Burada yer alan bilgilere göre, başvurusu Gelir İdaresi Başkanlığınca uygun bulunarak Mali Mühür Sertifikası temin işlemlerini başlatması konusunda bilgilendirilen şirketlerin;
- TÜBİTAK-UEKAE bünyesinde kurulmuş bulunan Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin (Kamu SM) müşteri ilişkileri birimi ile iletişime geçerek talep edeceği ürün ve hizmetleri belirlemesi gerekmektedir.
- Belirlenen ürün ve hizmetler için Kamu SM, Kurum’a teklif yazısı gönderecektir.
- Teklif Kurum tarafından imzalanacak ve Kamu SM’ye iletilecektir.
- Talep edilen ürün ve hizmete uygun bedel, belirlenen banka hesap numarasına yatırılacak, ödendi belgesi Kamu SM’ye fakslanacaktır.
- Talep edilen ürün ve hizmet bedeli Kamu SM hesabına geçtikten sonra Sertifika Üretim Süreci başlatılacaktır.
Başvuru sonrasında talep edilen sertifika http://mm.kamusm.gov.trinternet sitesinde yer alan prosedürler çerçevesinde üretilecek ve başvuru sahibine teslim edilecektir. 2.7. e-Fatura Uygulamasına Başlama
Yukarıda açıklanan süreç sonunda Mali Mühürü kendisine ulaştırılanların, başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyonunu gerçekleştirmeleri gerekmektedir.
Mali Mühür sertifikası aktive edildikten sonra ayrıca herhangi bir işlem yapılmaksızın e-fatura Uygulaması başlatılabilir. Bu kapsamda, e-Fatura Uygulamasından yararlanan kullanıcılar;
- Gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edebilirler. 2.8. e-Fatura Uygulamasının Kullanım Esasları
Yukarıda da belirtildiği üzere, e-Fatura Uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri,
- Bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla veya
- e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve http://www.efatura.gov.trinternet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla
gerçekleştirilebilir.
e-fatura Uygulamasının hem entegrasyon hem de portal yoluyla kullanımı mümkün değildir.
397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel tebliğinde, e-Fatura Uygulaması ile ilgili olarak başlangıç aşamasında bu iki yöntemin belirlendiği, uygulamanın geliştirilmesi ve farklı kullanım imkanlarının oluşturulması yönündeki çalışmalara devam edildiği belirtilmektedir. Bu çerçevede ileride yeni yöntemlerle karşılaşmamız olasıdır.
Faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartlar
http://www.efatura.gov.tr internet adresinde yer almaktadır. Belirlenen usul ve esaslar ile söz konusu format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belge, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde değildir.
2.9. e-Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü
Düzenlenen ve alınan e-Faturaların, üzerindeki Mali Mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibrazı zorunludur.
e-Faturaların, mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması gerekmektedir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında saklama olanaklı değildir. Arşivlemenin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunlu olmakla birlikte, yurt dışında da ikincil bir arşivleme yapılması olanaklıdır.
2.10. Diğer Konular
Hem kâğıt hem e-fatura düzenlemek mümkün mü?
e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi Tebliğde belirlenen şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler.
Bu bakımdan e-Fatura Uygulaması kâğıt fatura düzenleme yanında kullanılabilecek alternatif bir yöntemdir. Ancak müşterinin talep etmesi durumunda genel hükümler çerçevesinde sadece kâğıt fatura verilmesi zorunludur.
Öte yandan, aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Kimler adına e-Fatura düzenlenebilir ve kimlere e-Fatura gönderilebilir?
e-Fatura Uygulaması, uygulama üzerinde tanımlı kullanıcıların e-fatura göndermesine ve almasına imkan tanımaktadır. e-fatura alma yetkisi bulunmayanlar adına e-fatura düzenlenmesi mümkün değildir.
Uygulama üzerinde kayıtlı olanlar adına e-fatura gönderilebilmesi, bunların rıza göstermeleri halinde mümkündür. Adına e-Fatura düzenlenen müşterinin talep etmesi durumunda, kâğıt fatura verilmesi zorunludur.
e-Fatura müşterilere nasıl gönderilecek?
Faturaların elektronik belge olarak gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartlar http://www.efatura.gov.trinternet adresinde duyurulmuştur.
Belirlenen usul ve esaslar ile istenen format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belge, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde değildir.
Bu bakımdan, uygulama harici yollarla gönderilen herhangi bir elektronik belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-fatura olarak kabul edilmemektedir.
e-Faturanın mali mühürle mühürlenmesinin önemi nedir?
e-Fatura mali mühür ile mühürlenmelidir. Üzerinde mali mühür bulunmayan herhangi bir belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-fatura olarak kabul edilmemektedir.
Sorumluluk ve cezai müeyyideler var mıdır?
Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-Fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen cezalar uygulanır.
e-Fatura uygulamasından yararlanma yetkisi bulunmakla birlikte, Tebliğdeki usul ve esaslara uymayan ve Başkanlıkça yapılacak uyarıya rağmen durumlarını düzeltmeyen mükelleflerin, e-Fatura gönderme ve/veya alma yetkileri Başkanlıkça iptal edilebilir.
Yetkileri Başkanlıkça iptal edilen mükellefler, iptal edilen yetkileri bakımından bir yıl süre ile e-Fatura uygulamasından yararlanamazlar.
Tebliğde düzenlenmeyen konular
Tebliğde belirtilmeyen hususlarda, süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uyulması gerekmektedir.
397 seri no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan bilgilerden, Maliye Bakanlığınca yapılan çeşitli açıklamalardan ve Devlet Planlama Teşkilatınca yayınlanan Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı Değerlendirme Raporlarında yer alan bilgiler çerçevesinde;
- Kısa bir süre içinde, Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 242. maddesiyle verilen yetki çerçevesinde, özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirket kurularak, verilerin bu şirkete aktarılması,
- Şirket kuruluşu sonrası e-fatura uygulamasının yaygınlaştırılması,
- Bankacılık sisteminin faturalaşma sürecinin içine katılması,
- Türk Ticaret Kanunu Tasarısının yasalaşması sonrasında e-defter uygulamasının hızla hayata geçirilmesi,
beklenmektedir.
4. e-Fatura Uygulaması İle İlgili Genel Değerlendirme
e-Beyanname Uygulamasının tamamen hayata geçmesinden sonra, yukarıda ana hatlarıyla özetlenen e-Fatura Uygulaması düzenlemeleriyle birlikte, e-Fatura konusunda da önemli bir adım atılmıştır.
Bir önceki bölümde belirtilen şirket kuruluşu sonrasında, e-Fatura Uygulamasının hızla yaygınlaşacağı tahmin edilmektedir.
Daha sonra ise e-defter ve ödeme işlemlerinin sisteme entegre edilmesi aşamalarına geçilecektir.
Bu çerçevede e-Fatura konusu değerlendirilirken, konu geniş bir bakış açısıyla değerlendirilmeli, yasal düzenlemelere uyum yanında, sipariş alınmasından iç kontrole kadar bütün şirket iş uygulamaları da planlanmalı, yatırımlar ve çalışmalar sadece e-fatura uygulamalarıyla sınırlı olarak gerçekleştirilmemelidir.
e-Fatura Uygulamasının bilinen yararlarının yanında, Avrupa Birliği plan ve uygulamalarına paralel olarak, kamu alımlarının sadece e-Fatura düzenleyen işletmelerden yapılması planlarının da bulunduğunun dikkate alınmasında ve şimdiden bu uygulamaya hazır olunmasında yarar vardır.
Son olarak, yeni düzenlemeler çerçevesinde, KDV iadesi alan işletmelerin, olabildiğince hızlı bir şekilde e-fatura Uygulamasına geçmelerinin, KDV iadesine ilişkin elektronik ortamda sunulacak belgelerin hazırlanmasında sağlayacağı işleyiş ve uygulama yönünden son derece yararlı olacağı açıktır.pwc
İlgili dokümanlara aşağıdaki bağlantı yardımıyla ulaşabilirsiniz.
