|
Büyük bir hızla gelişen ve insan yaşamını kolaylaştıran bilgi teknolojileri, beraberinde pek çok yeni kavramı da yaşamımıza sokmaktadır. Bu yeni kavramlar yepyeni bir yönetim biçimini beraberinde getirmiştir([1]).
Bunlardan biri olan Elektronik Devlet (e-Devlet) projesi ile vatandaşın nüfus, tapu, trafik, vergi, adliye vb. devletle tüm ilişkilerini elektronik ortama taşınması ve hızlı ve güvenilir kamu hizmeti sağlanması hedeflenmiştir.
Temelde Devletle ilgili işlemlerin e-Devlet sistemi ile çözülebilmesinin gerek mükellefler gerekse devlet açısından çok önemli artıları vardır. Devlet ve mükellef gereksiz bürokrasiden, zaman kaybından ve kırtasiyeden kurtulmakta aynı zamanda işgücü istihdamından tasarruf edilmekte ve uygulama birlikteliği sayesinde birçok yanlışlığın önüne geçilebilmektedir([2]).
e-Devletin önemli bileşenlerinden birini oluşturan e-Faturalama sistemini kurabilmek için yıllardır büyük emek ve kaynak harcayan Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), bu çalışmalarında sona gelmiş ve uygulamayı başlatmak için düğmeye basmıştır. Bu çalışmada, 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin([3]) yayımlanması ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura Uygulaması) irdelenmiş, Tebliğ uyarınca mükelleflerce yapılması gereken işlemler hakkında bilgiler verilmiştir.
II- FATURA NEDİR?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun([4]) (VUK) 229. maddesinde fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230. maddesinde ise faturanın şekli belirtilerek içermesi gereken asgari bilgiler sayılmıştır. Anılan Kanun’un 231. maddesinde de fatura düzenlenmesinde uyulacak kaidelere, 232. maddesinde ise fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslara yer verilmiştir. 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun([5]) (TTK) 23/ maddesine göre fatura; bir ticari işin (mal imali, satımı veya hizmet görülmesi) yapılması neticesinde karşı tarafın isteği üzerine verilecek bir belge anlamındadır.
Bu çerçevede fatura, TTK’nın 23. maddesinde ve VUK’un 229, 230, 231 ve 232. maddelerinde konu edilen, muhasebe kayıtlarına temel oluşturan ve hukuki bir kıymeti ifade eden bir belge olarak tarif edilebilir.
III- e-FATURA NEDİR?
Klasik ticari faaliyetler, bilgi işlem ve iletişim teknolojilerinin çok hızla gelişmesine paralel olarak, internet ortamında yapılarak elektronik ticarete dönüşmüştür. Çünkü en başta zaman, maliyet, yer ve personel gibi önemli avantajları beraberinde getirmektedir. e-Ticaretin, e-İmza ile bağlantılarından biri de elektronik faturadır([6]).
e-Fatura, elektronik olarak kağıt kullanılmadan fatura düzenlenmesidir. e-Fatura, mükellefler arasındaki fatura akışının tamamen otomasyonunu hedefleyen ve kağıt fatura gönderilmesi ve alınmasını ortadan kaldıran tarihi bir adımdır. Oluşturulan e-Fatura doğrudan mükellefler tarafından e-Posta yoluyla karşı tarafa gönderilecek ve bu faturanın doğruluğu internet üzerinden sorgulanacaktır.
e-Fatura ile ilgili olarak VUK’un mükerrer 242. maddesinin (2) numaralı fıkrasında;
“Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Elektronik belge, şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanun’a göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür.
Elektronik kayıt, elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi öğesini ifade eder.
Bu Kanun’da ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümler elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkilidir.
Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığı’na veya belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkilidir.”
hükmü yer almaktadır.
VUK’un mükerrer 242. maddesi ve 361 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği([7]) çerçevesinde ülkemizde elektronik fatura uygulamasına Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS)([8]) ile başlanmıştır.
e-Fatura uygulamasına geçiş için ara bir çözüm olarak hayata geçirilen EFKS, kurum ve kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde GİB sistemine aktarılması şartı ile faturalara ait ikinci nüshaların kâğıt olarak saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkân sağlayan pilot bir uygulamadır.
GİB’in elektronik fatura ile ilgili yapmış olduğu çalışmalar kapsamında söz konusu uygulama, Avea İletişim Hizmetleri A.Ş., Bursa Şehiriçi Doğalgaz Dağıtım Ticaret ve Taahhüt A.Ş., TTNet A.Ş., Turkcell İletişim Hizmetleri A.Ş., Türk Telekomünikasyon A.Ş., Vodafone Telekomünikasyon A.Ş. ile protokol imzalanmak sureti ile 2008 yılı içerisinde devreye alınmıştır.
Tasarımı itibariyle bir e-Fatura çözümü olmaktan ziyade, elektronik arşivleme çözümü olan sistem içerisinde birinci nüsha faturaların elektronik imzalı pdf dokümanları şeklinde oluşturulmasına da sınırlı bir biçimde izin verilmiştir.
Söz konusu izin ile ilgili olarak 397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nin “EFKS Kapsamında Düzenlenen Faturalar” başlıklı bölümünde gerekli açıklamalar yapılmıştır. Bu açıklamalara göre bahsedilen mükelleflerin bir yıl içerisinde e-Fatura Uygulamasına entegre olmaları gerekmektedir.
Bu mükelleflerin EFKS kapsamında elektronik belge olarak düzenleyip, müşterilerine elektronik ortamda ilettikleri faturalar da VUK kapsamında geçerli fatura hükmündedir.
IV- e-FATURA UYGULAMASI
A- UYGULAMADAN KİMLER YARARLANABİLECEK
397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde belirtildiği üzere Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura Uygulamasını kademeli bir biçimde yaygınlaştırmayı planlamaktadır. Bu nedenle başlangıçta, sadece anonim ve limited şirket statüsünü haiz mükellefler e-Fatura uygulamasından yararlanabilecektir. Gerçek kişilerin ise e-Fatura Uygulaması bünyesinde e-Fatura göndermeleri ve almaları (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında gönderilen faturalar hariç olmak üzere) mümkün bulunmamaktadır.
Gerçek kişi olmayan ve anonim ve limited şirket statüsünde bulunmayanlardan e-Fatura göndermek veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları yazılı başvuru üzerine GİB tarafından belirlenecektir.
B- UYGULAMADAN YARARLANABİLMEK İÇİN YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER
Uygulamadan yararlanmak isteyen anonim ve limited şirketlerin yerine getirmeleri gereken işlemler 397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde belirtilmiştir. Buna göre e-Fatura Uygulamasından yararlanma hususunda gerekli şartları taşıyanların öncelikle bir kullanıcı hesabı oluşturmaları gerekmektedir. Anonim ve limited şirket statüsündeki mükellefler aşağıdaki işlemleri yerine getirerek kullanıcı hesaplarını oluşturabileceklerdir.
1- Kullanıcı Hesabının Oluşturulması
Kullanıcı hesabının oluşturulması için anonim ve limited şirket statüsündeki mükelleflerin aşağıda sayılan belgelerle birlikte GİB’e yazılı başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Bu belgeler şunlardır:
a) Şirketin yetkili kişi veya kişileri tarafından imzalanan “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)” ile “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin imzalı aslı,
b) Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.)
c) Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.
Başvurusu uygun bulunan mükellefler, kullanıcı hesaplarının tanımlandığı ve uygulama bünyesinde kullanmak zorunda oldukları Mali Mühür Sertifikalarını, TÜBİTAK Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü (TÜBİTAK-UEKAE) Kamu Sertifikasyon Merkezinden (Kamu SM)([9]) almak için müracaat etmeleri gerekmektedir.
2- Mali Mühür Sertifikası
Mali Mühür Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (MM ESHS), TÜBİTAK UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından, tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve işletmelere elektronik sertifika sağlama hizmeti vermek üzere GİB için kurulmuş ve işletilmektedir.
MM ESHS tarafından aşağıda yer alan iki tip Sertifika üretilmektedir. Bunlar;
a) Mali Mühür Sertifikası (MÜS)
Sertifika sahibinin Vergi Kimlik Numarası ve unvanı bilgilerini içerir. Bu sertifika kullanılarak e-Fatura ve ilgili mevzuatla izin verilen diğer belgeler mühürlenir.
b) Güvenlik Hizmetleri Sertifikası (GÜS)
Sertifika sahibinin Vergi Kimlik Numarası ve unvanı bilgilerini içerir. Bu sertifika kullanılarak e-Fatura ve ilgili mevzuatla izin verilen diğer belgeler şifrelenebilir.
Mükelleflerin Mali Mühür Sertifikasını almaları için KAMU SM hesabına bir bedel yatırmaları gerekmektedir. Bedeli yatırıldıktan sonra, KAMU SM tarafından başvuru sahibine sertifikası teslim edilir. Teslim alınan Mali Mühür Sertifikaları, başvuruda bildirilen yetkililerce aktive edilir. Mali Mühür Sertifikasının aktivasyonu ile birlikte, Kullanıcı Hesabı da aktif hale gelmiş olacaktır.
Hesaplarının aktif hale gelmesi ile birlikte kullanıcılar, herhangi başka bir işlem yapmalarına gerek kalmaksızın e-Fatura Portalı aracılığı ile uygulamada tanımlı diğer kullanıcılara e-Fatura göndermeye ve bunlardan e-Fatura almaya başlayabilirler.
C- e-FATURA PORTALI
Söz konusu Tebliğ’in, “Tanımlar ve Kısaltmalar” başlıklı 2. maddesinde e-Fatura Portalı; “e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların, internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile GİB tarafından geliştirilen portal” olarak ifade edilmiştir.
e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı[10], e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır. Kullanıcı hesabını aktive eden kullanıcılar e-Fatura Portalına giriş yaparak e-Fatura göndermeye ve almaya başlayabilecektir.
D- ENTEGRASYON BAŞVURUSU
Uygulamaya entegre olmak isteyenler, bilgi işlem sistemlerinde gerekli ön hazırlıkları tamamladıktan sonra, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte GİB’e yazılı olarak entegrasyon başvurusunda bulunmaları gerekir. Başvurusu uygun bulunanlara entegrasyon işlemlerine başlayabilecekleri bir yazı ile bildirilir. Entegrasyon çalışmaları, başlama yazısı tarihinden itibaren en geç bir yıl içerisinde tamamlanmak zorunda olacak.
Entegrasyon sürecini başarı ile tamamlayan mükelleflerin, GİB’in konuya ilişkin yazısı üzerine, e-Fatura Uygulamasını gerçekleştirdikleri entegrasyon aracılığı ile kullanmaya başlayacaklar. Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi sureti ile e-Fatura Uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıracak.
e-Fatura Portalı, Tebliğ çerçevesinde atılan adımlar sonucunda oluşturulan kullanıcı hesapları aracılığı ile  http://www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmet sunacağı belirtilmiştir. Kullanıcılar, e-Fatura gönderme veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan arayüzleri kullanarak yapabilecekler.
V- MÜKELLEFLERİN SORUMLULUĞU
Tebliğ’de yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-Fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre VUK’da öngörülen cezalar uygulanacak. e-Fatura Uygulamasından yararlanma yetkisi bulunmakla birlikte, mezkur Tebliğ’de belirtilen usul ve esaslara uymayan ve GİB tarafından yapılacak uyarıya rağmen durumlarını düzeltmeyen mükelleflerin, e-Fatura gönderme ve alma yetkileri GİB tarafından yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilecek.
Yetkileri GİB tarafından iptal edilen mükellefler, iptal edilen yetkileri bakımından bir yıl süre ile e-Fatura Uygulamasından yararlanamayacaklar. Mükellefler, e-Fatura Uygulaması kapsamında oluşturdukları elektronik belgelerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu çerçevede GİB’in herhangi bir sorumluluğu bulunmayacak. e-Fatura düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde gerekse e-Fatura Uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kağıt fatura bulundurmaları zorunlu olacak. GİB, gerek görmesi halinde uygulamadan yararlanan mükelleflerin bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir.
Bu denetimler sırasında mükellefler, gerekli her türlü imkanı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadırlar. Mükellefler, bilgi işlem sistemlerini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve diğer unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının ve GİB tarafından görevlendirilecek personelin erişimini ve denetimini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemeyecekler.
VI- SONUÇ
Gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerinin eğitim, sağlık, iş dünyası gibi birçok alanda iş süreçlerini önemli bir şekilde etkilemekte ve değiştirmektedir. Süreç verimliliği sağlamanın ve gereksiz süreç maliyetlerinden kurtulmanın en önemli unsurlarından birisi olarak doğru teknolojilerin, doğru yerlerde kullanılması gerekir.
Bu bağlamda e-Fatura, geleneksel faturalama süreçlerinin barındırdığı zorlukları ortadan kaldıran teknolojik bir çözüm olarak ortaya çıkmıştır. Yeni sistem ile faturalama süreçlerinin tümünün elektronik yöntemler aracılığıyla gerçekleştirilecektir. Dolayısıyla elektronik fatura uygulamasında fatura oluşturma, gönderme, muhafaza ve istenildiğinde ibraz edilmesi ile ilgili tüm işlemlerin, kağıt kullanılmadan yapılacaktır.
VUK’un Maliye Bakanlığı’na tanıdığı yetkilere istinaden, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslar 397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile belirlenmiştir.
Yukarda usul ve esaslar ile mükelleflerce yapılması gereken işlemler hakkında bilgiler verilen e-Fatura Uygulamasının, Türk Vergi Sisteminin kilometre taşlarından biri olması beklenmektedir. Bu nedenle Gelir İdaresi Başkanlığı’nı teknolojik yenilikleri en iyi şekilde kullanmasındaki başarısından dolayı takdir etmek gerekir.
Sonuç olarak, e-Fatura Uygulaması ile maliyetlerin düşürülmesi ve verimliliğin artırılması hedeflenmektedir. Bu uygulama ile zaman kayıplarının ortadan kalkacağı, bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaygın kullanımının sağlanacağı ve kâğıt kullanımının azalacağı aşikârdır. Milyonlarca mükellefin olduğunu düşündüğümüzde zaman ve maliyetlerde meydana gelecek tasarrufun ne boyutta olacağı az çok tahmin edilebilir.
Ramazan ŞENER*
Yaklaşım
(*) Mali Hizmetler Uzmanı
([1]) Zübeyde ALKIŞ, “Türkiye’de e-Devlet Çalışmaları”, Yıldız Teknik Üniversitesi, İnşaat Fakültesi, Jeodezi ve Fotogrametri Mühendisliği Bölümü, Araştırma Makalesi, İstanbul 2003
([2]) Ali KARAKUŞ, “e-Fatura”, www.muhasebeturk.org
([3]) 05.03.2010 tarih ve 27512 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
([4]) 10.01.1961 tarih ve 10703 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
([5]) 09.07.1956 tarih ve 9353 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
([6]) İdris YAĞMAHAN, “e-Faturanın Hukuki Açıdan Bir Değerlendirmesi” e-Yaklaşım Dergisi, Mayıs 2006.
([7]) 11.07.2006 tarih ve 26225 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
([8]) Geniş bilgi için Bkz. http://www.efatura.gov.tr
([9]) Mali Mühür Sertifikası başvuru süreci ile ilgili geniş bilgi için Bkz. http://mm.kamusm.gov.tr/
([10]) Geniş bilgi için Bkz. https://test.efatura.gov.tr/EFaturaGB/login.jsp |
