Defter ve belgelerin zamanaşımı süresi içinde muhafaza edilmesi ve incelemeye yetkili olanlarca istenildiğinde, ibraz edilmesi esastır.

Zamanaşımı süreleri çeşitli kanunlar bakımından değişmekte olup Türk Ticaret Kanunu açısından 10 yıl, Vergi Usul Kanunu açısından 5 yıl, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu açısından ise özel sektör işverenleri için 10 yıl, kamu idareleri için otuz yıl, tasfiye ve iflâs idaresi memurları için ise görevleri süresince olarak düzenlenmiştir. İşverenler bahse konu zamanaşımı sürelerinden önce defter ve belgelerini imha ederse veyahutta mücbir sebep olmaksızın defter ve belgelerini ibraz etmezse çeşitli tutarlarda idari para cezaları karşı karşıya kalmaktadırlar. Yangın, deprem, yer kayması ve su basması gibi afetler dolayısıyla mükelleflerin bir çok açıdan kayba uğramaları mümkün olup bu arada, kanuni defter ve belgelerinin zayii olması da ihtimal dahilindedir.

Makalemizde defter ve belgelerin zayi olması halinde inceleme elemanına ibraz edilemeyeceği gerçeğinden hareketle işverenlerin idari para cezalarına maruz kalmamak açısından belirli sürelerde yapması gereken birtakım idari işlemlerin neler olduğu izah edilecektir.

II- SOSYAL GÜVENLİK HUKUKUNDA SAKLANMASI VE İBRAZ EDİLMESİ GEREKEN İŞYERİ KAYIT VE BELGELER

İşyeri kayıtları, işverenler tarafından bir yasa gereği tutulması zorunlu olan defterler ve dayanağı belgelerdir. Deftere tabi olmayanlar için ise, kayıt niteliğinde olmak üzere düzenlemek zorunda oldukları belgelerdir. Bu sebeple; İşverenin tutmak zorunda olduğu defter ve belgelerden, bir Kanun gereğince tutmak zorunda olduğu defter ve belgelerin (Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanunlar) anlaşılması gerekmektedir. Bu cümleden bahisle; adı geçen yasal kayıt ve belgeler, ilgili Kanunlara göre; tutulması gereken kanuni defterler (yevmiye-işletme defteri, defter-i kebir, karar defteri vs.), ücret bordrosu, ücret hesap pusulaları, faturalar, gider belgeleri, gibi defter ve belgelerdir.

Hiç şüphesiz bunlar işyeri veya işletmenin nitelik ve konumuna göre değişkenlik gösterebilir. Örneğin; normal bir ticari işletme için durumuna göre işyeri kanuni defteri yevmiye iken bir apartman yönetimi için defter karar defteridir.

III- İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN ZAYİ EDİLMESİ

1- Genel Bilgiler

Defter ve belgelerin zayi olması ile ilgili olarak, yapılacak işlemler konusunda, TTK' nın 68. maddesinin son fıkrasında, defter ve belgelerin zayi olması ile ilgili bir hüküm yer almaktadır. Fıkra metnine göre; “Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve kağıtlar; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi afet sebebiyle ve kanuni müddet içinde ziyaa uğrarsa, tacir ziyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir vesika verilmesini isteyebilir. Mahkeme lüzumlu gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. Böyle bir vesika almamış olan tacir, defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılır.” Görüldüğü gibi, fıkra metni zayi olma nedenlerini, “yangın, su baskını veya yer sarsıntısı” şeklinde belirtmekle birlikte, hemen sonra “gibi” edatını kullanmak suretiyle, bu sayılanların örnek olduğunu ve zayi olma nedenlerinin geniş yorumlanması gerektiğini belirtmiştir. Fıkra metninde, her ne kadar “... gibi bir afet sebebiyle” hükmüne yer verilmişse de; yargı mercilerince, konu daha geniş bir platformda yorumlanmış ve defterlerle belgelerin çalınması da bu kapsamda değerlendirilmiştir (Kızılot, 1991, 9).

Örneğin, defterlerin bulunduğu kasanın çalınması durumunda, mahkemeden zayi belgesi istenebilir (Yargıtay HGK, 1994). Burada esas olan husus, kayba neden olan olayın, tacirin elinde olmayan olay olmasıdır. Ayrıca tacirin, zayi belgesi alabilmesi için, bir taraftan defter ve belgelerin korunması amacıyla gereken dikkat ve özeni göstermiş bulunması, diğer taraftan da, kayba uğramanın onun iradesi dışında, elinde olmayan bir nedenle meydana gelmiş olması koşulu aranır (Yargıtay HGK, 1984). Örneğin, ticari defter ve belgelerin, otomobilin park edildiği yerde, kelebek camı kırılmak suretiyle defter ve belgelerin çalındığı iddiasına itibar edilmez (Yargıtay 1. Hukuk Dairesi, 1981). Bunun gibi dikkat edilmesi gereken bir diğer husus, benzer nedenlerden dolayı mahkemeden talepte bulunulurken, bu taleplerin hayatın olağan akışına uygun olaylara dayanıyor olması gerekmektedir. Örneğin, tacir su baskını nedeni ile defter ve belgelerin zayi olduğunu iddia edip zayi belgesi istemektedir. Yapılan tespitte bütün defter ve belgelerin bunların bulunduğu odayı basan ve yüksekliği yarım metreyi ancak bulan sular altında kaldığı belirlendiğinde mahkemece bu iddia genellikle kabul edilmemektedir, çünkü tacirin bütün ticari defter ve belgelerinin bir odanın tabanına yayılması hayatın olağan akışına aykırıdır, bunların genellikle raflarda, en azından masa

üzerinde bulundurulması gerekir, bu nedenle zayii isteminin düzmece bir olaya dayandırılmak istendiği çok açıktır.

Mahkemeden geçen bir olayda tacir, ticari defter ve belgelerin arabanın bagajında iken araba ile birlikte çalındığını iddia ederek zayi belgesi istemiş, mahkemede defter ve belgelerin tümünü araba bagajında bulundurmanın mutad bir davranış olmadığını belirterek zayii ile ilgili istemi reddetmiştir (Bilgili, 2008, 368).

Kaybetme ve çalınma iddialarının ispat etmek çok zordur. Bir kimsenin, mükellefin defter ve belgelerini çalması pek olağan bir olay değildir. Çünkü çalanın işine yaramaz. Ancak, ortada bir husumet varsa ve sırf bu amaçla, yani zarar vermek amacıyla defter ve belgeler çalındıysa, bunun ispatı da, fail belirlenemediği sürece zordur. Defter ve belgelerin, çalınan kasanın içinde olması halinde mükellefin bu iddiasını kanıtlaması koşuluyla, defter ve belgelerin çalındığına (zayi olduğuna) hükmolunabilir (Yanık, 2003, 119).

Yasada belirtilen 15 günlük süre, zayi belgesi istenilmesi konusunda hak düşürücü bir süre olup mahkeme tarafından re'sen (kendiliğinden) dikkate alınır.

Söz konusu süreden sonra açılan davalar, mahkeme tarafından reddedilir. 15 günlük süre adli tatile rastlıyorsa, ihbarın nöbetçi mahkemeye yapılması gerekir.

Ayrıca söz konusu yasa metninde bir tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve kağıtlar ifadesi yer aldığından, tacir olmayan işverenlerin, mahkemeden böyle bir belge almaları mümkün değildir. Bu nedenle tacir sıfatını taşımayan işverenlerin, ilgili resmi makamlardan alacakları belgeyi tevsik etmeleri kayıt ve belgelerinin kayıp veya zayi olduğunu kanıtlamak ve ibrazdan kaçınmak için yeterli sayılmaktadır.

2- Sosyal Güvenlik Mevzuatı Uygulamalarında Defter ve Belgelerin Zayi Edilmesi

5510 sayılı Kanunda defter ve belgelerin zayi edilmesi ile ilgili olarak herhangi bir hüküm bulunmamaktadır ancak aynı kanunun “Kurumca verilecek idari para cezaları” başlıklı 102. Maddesinin kayıt ve belgelerin ibrazı konulu “e” fıkrasında yer alan “mücbir sebep olmaksızın” hükmü gereği mücbir sebebin varlığı kabul edilmiştir. Ne var ki mücbir sebep sayılan haller aynı kanun içersinde belirtilmemiştir. Bununla birlikte mülga 506 sayılı Yasa döneminde çıkarılan 01.04.1994 tarihli ve 137295 sayılı “Maddi Hata ve Mücbir Sebepler” konulu Genelgesi’nde mücbir sebep halleri ve yapılacak işlemler düzenlenmiştir. Buna göre, “İşverenin veya aracının iradesi dışındaki nedenler dolayısıyla defter ve belgelerin elden çıkması hali” bir mücbir sebeptir ve defter ve belgelerin zayi olması bu kapsamda değerlendirilebilir. Bu itibarla;

Sosyal Güvenlik mevzuatı uygulamasında işyerine ait defter ve dayanağı belgelerin, Türk Ticaret Yasasında belirtilen sebeplerden bir dolayısıyla yok olduğunu (zayi) ileri süren işverenler, bu beyanlarının doğruluğunu mahkemeden (belgeyi veren mahkeme yetkili sayılır) alacakları vesika (belge) ile tevsik etmek zorundadırlar.

Tacir sıfatını taşımayan işverenlerin (genellikle gerçek kişi işveren), düzenlemekle yükümlü oldukları defter ve dayanağı belgelerin Türk Ticaret Yasasında belirtilen sebeplerden biri dolayısıyla yok olduğunu ileri sürmeleri durumunda, sadece ilgili resmi makamlardan alacakları belgeyi tevsik etmeleri, kayıt ve belgelerinin kayıp veya zayi olduğunu kanıtlamaları ve ibrazdan kaçınmak için yeterli sayılmaktadır. İlgili resmi makamlar; savcılık, itfaiye müdürlükleri, yetkili zabıta (polis, jandarma) vb. kurum kuruluş veya mercilerdir. Örneğin, deprem su baskını nedeniyle defterler kullanılamaz hale gelmişse mahkemece bu durum yerinde tespit edilecek ve bu konudaki bilirkişi raporu zayii ile ilgili davada delil olacaktır ya da yangında itfaiyenin tuttuğu tutanak ve defterlerin varsa kalan kısımlarının tespiti gerekecektir (Sanlı, 2005, 107-1099.

Mahkemeden zayi belgesini alan tacir, ticari defter ve belgelerini ibraz etmemenin hukuki ve cezai sorumluluklarından kurtulacaktır. Zira, Türk Ticaret Kanununun 68.maddesi son fıkrasında, mahkemeden zayi belgesi almamış olan tacirin defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılacağına hükmedilmiştir. Buna göre de, bir davada karşı tarafın usulüne uygun olan defterleri aleyhine delil olarak kabul edilecektir. Diğer taraftan, zayi ile ilgili olarak verilen mahkeme kararı da kesin değildir. Böyle bir karar alınmış olsa bile karşı taraf, tacirin ticari defterlerinin zayi olmadığını ispatlayabilir. Öte yandan tacir olmayan işverenlerin mahkemeden böyle bir belge almalarına gerek bulunmamaktadır. İşyeri kayıt ve belgeleri zayi olan ve fakat tacir niteliği olmayan işverenin, yetkili resmi makamlardan alacağı belge ile bu durumu belgelemesi yeterli olacaktır. Esasen, Sosyal Sigortalar Mevzuatı defter ve kayıtların ziyaının ancak Türk Ticaret Kanunu’nun 68. Maddesinde belirlendiği yolda kanıtlanacağını emreden bir hükmü de ihtiva etmemektedir(Yüksel, 1982, 67-68).

Yargıtay aynı yönlü diğer bir kararda da (Yargıtay 10. Hukuk Dairesi, 1976); “…Türk Ticaret Kanunu’nun 68’nci maddesinin son fıkrasında öngörülen zıyaın tespitine ilişkin prosedür, salt tacir kimselerin saklamakla mükellef olduğu defter ve kağıtlar ile ilgilidir ve ticaret defterlerinin ispat kuvveti yönündendir. Sosyal Sigortalar Kanunu bakımından zıyaın bu şekilde tespitini zorunlu kılan bir hüküm bulunmadığı gözetilmeksizin, zıyaı Türk Ticaret Kanunu’nun 68’nci maddesinin son fıkrası gereğince tespit ettirilmediğinden bahisle yazılı şekilde karar verilmesi yasaya aykırı olup,bozma nedenidir…”demiştir.

3- İdari Para Cezaları Açısından Zayi Belgesinin Önemi

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86.maddesinin 2. fıkrasında, işveren ve işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, saklamak ve Sosyal Güvenlik Kurumu’nun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca (SGK Müfettişleri ve SGK Kontrol Memurları) istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuştur. Kanun hükmüne göre, ibraz yükümlülüğünün süresi içinde haklı bir mazeret gösterilmeksizin (mücbir sebep hariç 15 gün) yerine getirilmemesi halinde;

- Bilanço hesabına göre defter tutmakla yükümlü olan işverenlere 12,
- İşletme, serbest kazanç defteri gibi diğer defterleri tutmakla yükümlü olan işverenlere 6,
- Defter tutmakla yükümlü olmayan işverenlere ise 3, asgari ücret tutarında idari yaptırım uygulanacaktır.

Bunun dışında Vergi Usul Kanunu'nda belirtildiği üzere;

- Re’sen takdiri ve takdir olunan matrah ya da matrah farkı üzerinden salınan vergiye “3 kat vergi ziyaı” cezasının uygulanmasını,

- Defter ve belgeler ibraz edilmediği için, tasdiki noterlik kayıtları ile sabit olan defterlerin, verilen süreye rağmen ibraz edilmemesi “gizleme” olarak kabul edilir ve olay takdir komisyonuna havale edilir (Danıştay Vergi Davaları Dairesi, 2009).

IV- SONUÇ

Yangın, deprem ve su basması gibi afetler dolayısıyla kanuni defter ve defter belgelerin zayii edilmesi mümkündür. Bu gibi hallerde öncelikle daha ziyade mücbir sebebin tevsiki için, ilgili mahkemeye zamanında (15 gün içinde) müracaat edilmeli ve bu konuda mahkemeden bir belge alınmalıdır. Defter ve belgeleri zayi olan mükelleflerin, “zayi belgesi” almaları, ileride ortaya çıkabilecek olumsuz bir durum ve bu durum nedeniyle işverenlerin mağdur olmalarını engelleyecektir. Zayi belgesinin inceleme elemanına ibraz edilmesi halinde işveren yukarıda sözü edilen idari para cezalarıyla karşılaşmayacaktır.

Umut Topçu
Mali Çözüm Dergisi


KAYNAKÇA;

Bilgili, Özkan (2008). “Yeni Sosayal Güvenlik Uygulaması”, Ankara: ASMMMO
Danıştay Vergi Dava Dairesi Kurulu (03.07.2009). E. 2009/59, K. 2009/397 sayılı kararı, Ankara
Kızılot, Şükrü (1991). "Defter ve Belgelerin Çalınması", Ekonomik Bülten, (1991)
Sanlı, Erdal (2005). ”Ticari Defterlerin Zayii”, Maliye ve Sigorta Yorumları Dergisi, 363 (2005) : 107-109
Yanık, Zeki (2003). “Mücbir Sebep Halinde Zayi Belgesinin Önemi” Yaklaşım Dergisi (2003)
Yargıtay Hukuk Genel Kurulu (19.09.1970). E. 1993/1276, K.1994/2934. sayılı kararı, Ankara
Yargıtay Hukuk Genel Kurulu (05.10.1984). E. 1982/11852, K.1984/788. sayılı kararı, Ankara
Yargıtay 1. Hukuk Dairesi (07.12.1981). E. 1981/5256, K. 1981/5289 sayılı kararı, Ankara
Yargıtay 10. Hukuk Dairesi (02.07.1974). E. 3355, K. 4787 sayılı kararı, Ankara
Yargıtay 10. Hukuk Dairesi (22.12.1976). E. 7637, K. 8674 sayılı kararı,Ankara
Yüksel, Şahin (1982) Ölçümleme Esasları ve İtirazlar. İstanbul : Sosyal Sigorta Yayınları