I. GİRİŞ

Sosyal Güvenlik Kurumuna yapılan bildirimlerde sigortalının ayda 30 gün bildirilmesi esastır. Bununla birlikte uygulamada değişik nedenlerle sigortalıların ayda 30 günden az bildirilmeleri sıkça rastlanan bir husustur.⁽¹⁾   Ancak eksik bildirimlerde çoğu zaman işverenler hata yapmakta, eksik bildirilen günlerin nedenlerini içeren belgeleri ya SGK’ya vermemekte, yada ayın 31 günden oluşmasından dolayı eksik belge vermektedirler.

Makalemizde eksik bildirim nedenlerini, eksik gün bildirimlerinin nasıl yapılması ve nasıl hesaplanması gerektiğini, SGK nın bu konudaki uygulamasının nasıl olacağını inceleyeceğiz. Yine SGK’nın bundan sonra neden hatalı bildirilen eksik günlere idari para cezası uygulamayacağını açıklayacağız.

II. EKSİK GÜN BİLDİRİMİNİN NEDENLERİ

            Ay içinde resmi tatiller ve hafta tatilleri hariç tam çalışan sigortalının hizmetlerinin ayın kaç günden oluştuğuna bakmaksızın, ayda 30 gün olarak Kuruma bildirilmesi  gerekmektedir. Bununla birlikte, ücretsiz izin, istirahat raporu, işe gelmeme (puantaj kaydı), disiplin cezası, göz altına alınma, tutuklanma, kısmi süreli çalışma, grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler vb. nedenlerle ayda 30 günden az çalışma uygulamada sıkça rastlanan hususlardandır.

            Yukarıda sayılan yada benzer diğer nedenlerle ayda 30 günden az çalışan sigortalının SGK’ya 30 günden az bildirilmesi mümkündür. Böylece hem işverenlerin çalışmayan ve ücret hak etmeyen sigortalıdan dolayı külfete katlanması önlenmiş hem de sigortalıların işlerine bağlılıkları artırılmıştır. (Sigortalı hangi nedenle olursa olsun işe gitmediği gün ücret alamayacağını ve sigortasının eksik bildirileceğini bildiğinden işe devamsızlık isteği taşımamaktadır. Dolayısıyla işe bağımlılığı artmaktadır.)

            Yine 30 gün bildirim esas olduğundan, eksik bildirimde bulunan işveren, eksik bildirme nedenini Kuruma bildirmek zorunda ve dayanağı belgeleri aylık prim hizmet belgesinin Kuruma verilmesi gereken süre içinde Kuruma vermek zorundadır. Eksik gün nedeninin bildirilmesi ve dayanağı belgelerin Kuruma verilmesinin zorunlu oluşuyla da, ayda tam gün çalışıp, eksik gün bildirilerek hak kaybına uğrayan sigortalıların mağduriyeti önlenmiş olmaktadır.

III. EKSİK GÜN BİLDİRİMİ NASIL YAPILIR?

            Ayda 30 günden eksik bildirim yapılması halinde, eksik gün bildirim nedeni Aylık Prim Hizmet Belgesinde kodlanmalı, eksik gün bildirim formu ve dayanağı belgeler aylık prim hizmet belgesinin verilmesi gereken süre içinde işyerinin işlem gördüğü Sosyal Güvenlik İl/Merkez Müdürlüğüne verilmelidir. Eksik gün bildirimine ilişkin bilgi formu örneği Sosyal Sigorta İşlemleri yönetmeliği⁽²⁾ ekinde (EK-10) mevcuttur.  Sigortalının eksik çalışma nedenleri Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin (SSİY) 9 nolu ekinde yer alan aylık prim ve hizmet belgesinin arka sayfasında açıklanmış olup,

eksik gün nedenleri olarak sayılmıştır. ⁽³⁾

Dolayısıyla, ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve çalıştırılmadığı günler için de ücret ödenmediği beyan edilen sigortalılara ilişkin olarak, aylık prim ve hizmet belgesinde kayıtlı eksik gün nedeni hanesine, yukarıda belirtilen nedenlerden sigortalının durumunu açıklayan kod numarası aylık prim ve hizmet belgesine kaydedilecektir.⁽⁴⁾       

IV. BİLDİRİM YAPILMASI GEREKEN GÜN NASIL HESAPLANIR?

            Ay içinde hafta tatili ve resmi tatiller dışında çalışmayan sigortalı çalışmadığı gün kadar Kuruma eksik bildirilebilir. Ancak ayların 28-29-30-31 günden oluşması dolayısıyla, bildirilmesi gereken gün konusunda çoğu zaman hata yapıldığı sık rastlanan bir durumdur. Ay içinde tam çalışanların, ayın kaç günden oluştuğuna bakılmaksızın 30 gün bildirilmesi gerektiğinden, ay içinde eksik çalışanlar da 30 gün üzerinden hesaplama yapılarak SGK’ya bildirilmektedir. Oysa eksik çalışma olduğu durumlarda ayın kaç günden oluştuğu önem taşımaktadır. Örneklerle açıklayacak olursak;  

  ÖRNEK (1) – Maaşını ayın 1 i ile 30 u arasında hak eden bir sigortalı 2010 yılı Şubat ayının ilk 3 gününde ücretsiz izin kullandığında (28-3) 25 gün Kuruma bildirilmeli, aylık prim hizmet belgesine eksik gün nedeni 02 olarak kodlanmalı, eksik gün bildirim formu ve ücretsiz izin belgesi Mart ayının 23. gününe kadar SGK ya verilmelidir. ⁽⁵⁾ 

ÖRNEK (2) – Bu sigortalının maaşını ayın 15 i ile diğer ayın 14 ü arasında hak etmesi durumunda ise çalıştığı gün sayısının (31-3) 28 gün olarak Kuruma bildirilmesi gerekmektedir. Ocak ayı 31 günden oluşmakta, 15-31 ocak arası 17 gün, 1-14 şubat arası 11 gün  (3 gün ücretsiz izin süresini düştükten sonra) toplam 28 gün Kuruma bildirilmelidir. Yine eksik gün nedeni olarak 02 kodu aylık prim hizmet belgesine kodlanmalı, eksik gün bildirim formu ve ücretsiz izin belgesi Mart ayının 7. gününe kadar SGK ya verilmelidir. ⁽⁵⁾

ÖRNEK (3) – Özel sektör işyerinde çalışan (B) ye Temmuz ayının 5. gününde 1 gün istirahat raporu verilmiştir. (B) Kuruma 31-1=30 gün olarak bildirilmelidir.

            Eksik günlerle ilgili en çok hata yapılan konulardan biri de, SGK’nın EK aylık prim hizmet belgesi verilmesine yönelik yazdığı yazıya karşılık ek belge düzenlemeyip, eksik gün bildirimlerinin dayanağı belgelerin tekrar SGK ya verilmesidir. Bu durumda eksik gün bildirimine  dayanak teşkil eden belgeler, geriye yönelik olarak her zaman düzenlenebilir nitelikte olan belgelerden ise işleme konulmaz ve SGK tarafından Ek aylık prim hizmet belgesi resen düzenlenir. Belgenin resen düzenlenmesi durumunda ise işverenlere aylık asgari ücretin iki katı tutarından idari para cezası uygulanır.

Sonradan verilen eksik gün bildirimine esas belgenin her zaman düzenlenebilir nitelikte olmaması durumunda ise SGK tarafından kabul edilerek işlem yapılır.

ÖRNEK (4) – (X) Ltd. Şti. ye ait işyerinde çalışan (A) haziran ayında 3 gün istirahat raporu ve 5 gün ücretsiz izin kullanmıştır. Sigortalı  (A) Haziran ayında 25 gün bildirilmeli, eksik gün nedeni olarak 12 kodlanmalı, EK 10 Eksik gün bildirim formu ile ekinde istirahat raporu ve ücretsiz izin belgesi Temmuz ayının 23 üne kadar işyerinin bağlı bulunduğu Sosyal Güvenlik İl/Merkez Müdürlüğüne verilmelidir.

ÖRNEK (5) – Örnek (4) deki sigortalıya ait eksik gün bildirim formunun ve istirahat raporunun süresinde SGK’nın ilgili birimine verildiği, ücretsiz izin belgesinin ise unutulduğu durumda, SGK işverenden 5 günlük ek aylık prim hizmet belgesi talep edecektir. Süresi geçtiğinden ücretsiz izin belgesi ibraz edilse dahi kabul edilmeyecektir. (belgenin verilme süresinden önce noterden tasdik ettirilenler hariç) Bu durumda ek aylık prim hizmet belgesi resen düzenlenecektir.

ÖRNEK (6) – Örnek (4) deki sigortalıya ait istirahat raporunun süresi dışında verilmesi durumunda ise, belge SGK tarafından işleme alınacak, resen aylık prim hizmet belgesi düzenlenmeyecektir.

V. EKSİK GÜN BİLDİRİMİNDE YAPILAN DEĞİŞİKLİK VE İŞVERENLERE FAYDASI

12.05.2010 tarihli resmi gazetede yayımlanan Sosyal sigorta İşlemleri yönetmeliğinin ekinde bulunan 4/a sigortalıları için aylık prim hizmet belgesinin⁽⁶⁾ şeklinde değişiklik yapılmıştır. Daha önceki uygulamada sadece eksik gün nedeni aylık prim hizmet belgesine kodlanırken yeni uygulamada eksik gün sayısı da belirtilecektir.

Eksik gün sayısının aylık prim hizmet belgesine yazılması ile, işverenlerin hatalı bildirimlerinin önüne geçilecektir. Sistem sigortalının bildirilen gün sayısı ile eksik gün hanesine yazılan eksik gün sayısını toplayacak ve ayın kaç günden oluştuğuna ve sigortalının o ayda işe giriş ve işten çıkışına göre hata olup olmadığını kontrol edecektir. Dolayısıyla hatalı (eksik) veri girişine sistem tarafından izin verilmeyecektir .

Uygulamada sıkça karşılaşılan, özellikle de 31 günden oluşan aylarda yapılan eksik bildirim hataları önlenmiş olacaktır. Dolayısıyla işverenler yapılan basit hatalar nedeniyle idari para cezası ile karşı karşıya kalmaktan kurulacaklardır.

Şunu da unutmamak gerekir ki, Eksik gün nedeni ve eksik gün sayısı Aylık prim hizmet belgesine doğru olarak yazıldığı halde, Eksik gün bildirim formu ve dayanağı belgeler süresi içinde SGK’ya verilmez ise, bu durumda idari para cezası ile karşılaşılabilecektir.  

VI. SONUÇ

            12.05.2010 tarihli resmi gazetede yayımlanarak aynı tarihte yürürlüğe giren, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 9 numaralı ekinde bulunan AYLIK PRİM HİZMET BELGESİNDE şekil değişikliği yapılmış, daha önce sadece eksik gün nedeni belirtilmekte iken, yeni düzenleme ile eksik gün sayısının da belirtilmesi sağlanmıştır. Bu uygulama ile hatalı girişler engellenerek işverenlerin hatalı giriş nedeniyle idari para cezası ve gecikmiş prim ve gecikme zammı ile karşı karşıya kalmalarının önüne geçilmiştir.

Eksik gün sayısının aylık prim hizmet belgesinde belirtilmesi ve sistemin gün sayısı toplamını kontrol ederek hatalı girişleri engellemesi işverenler açısından oldukça faydalı ve yerinde bir uygulamadır.      

S.Mehmet KELEŞ
Bilgili Bağımsız Denetim ve YMM A.Ş.

KAYNAKÇA:

1. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği, Resmi Gazete 12.05.2010

2. DEMİRCİ Eyüp Sabri, Yaklaşım Dergisi, 211. Sayı

3. www.mevzuat.gov.tr

4. Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ, Resmi Gazete, 28.09.2008

----------------------------

DİPNOTLAR:

(1) KELEŞ S. Mehmet, Yaklaşım Dergisi, Haziran 2010

(2) 12.05.2010 tarih 27579 sayılı resmi gazetede yayımlanmıştır.

(3) 28.09.2008 tarih 27011 sayılı resmi gazetede yayınlanan Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğin 28.09.2009 tarih 27360 sayılı resmi gazetede yayınlanan tebliğle değiştirilen şekli.

(4) 28.09.2008 tarih 27011 sayılı resmi gazetede yayınlanan Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ

(5) Kamu işyerleri ile toplu iş sözleşmesi imzalanan işyerlerinin, sigortalıların eksik çalışma nedenlerini aylık prim ve hizmet belgelerinde kodlamaları yeterli olup, bu durumu kanıtlayıcı belge ibraz etmeleri zorunlu değildir. (SSİY 102. madde, 14. fıkra)

(6) SSİY, EK-9