Türk Ticaret Kanunu’nun yürürlüğe girdiği 1956 yılından bu yana, ülkemizde ekonomik, sosyal, hukuksal, teknolojik ve kültürel alanda birçok değişiklikler ve yenilikler meydana gelmiştir. Bunların başında, teknolojik yenilikler ön plana çıkmaktadır.

Kişisel bilgisayarlar oldukça yaygınlaşmış, taşınabilir bilgisayar ve telefonlar günümüzün sıradan ve vazgeçilmez ekipmanları haline gelmiştir. İşyerlerinde bilgisayarlar ve buna bağlı yazıcı, tarayıcı, sabit disk, iletişim ağı gibi teknolojik ürünler, iş yaşamının doğal parçaları olmuştur.

Bu gelişmeler en çok, bilginin saklanması ve bilgiye kısa sürede ulaşılmasında yarar sağlamıştır. Ticaret hayatında defterler, bilgisayar ortamında tutulmaya, mizan ve bilanço hazırlanması saniyelerle ölçülmeye başlanmıştır.

Buna bağlı olarak Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) yer alan hükümler günün gereksinimlerini karşılayamaz hale gelmiştir. Nitekim Kanun’a göre ticari defterler yazılı olarak tutulmalı, açılışta noterce onaylanmalı ve saklanmalıdır. İşlem hacmi yüksek işletmelerde, işlemlerin kayıtlanması bilgisayar ortamında dakikalar almakla birlikte bu defterlerin onaylı defterlere yazdırılması saatler almakta, binlerce sayfa döküman elde edilmekte ve bunların saklanması ve arşivi de ayrı bir sıkıntı yaratmaktadır.

Günün gereksinimlerini karşılayacak ölçüde yeni bir kanun çıkarılması maksadıyla, Adalet Bakanlığı’nca 1999 yılı sonunda “Ticaret Kanunu Komisyonu” kurulmuş ve bu komisyonca bir “Türk Ticaret Kanunu Tasarısı” hazırlanmıştır. Tasarı, Adalet Komisyonu’nca gerekli görülen değişiklikler yapıldıktan sonra, 03.05.2007 tarihinde TBMM Başkanlığı’na iletilmiştir. Söz konusu tasarı 2008 yılında görüşülmeye başlansa da, görüşülmelere ara verilmiş olup halen görüşülecek tasarılar arasında yer almaktadır.

II- TÜRK TİCARET KANUNU’NDA DEFTERLER

TTK, tutulması zorunlu olan defterlerden yevmiye defteri, envanter defteri, işletme hesabı defteri, karar defteri ile defteri kebirin özelliklerini ve nasıl tutulacağını belirlemiş (md.70-78), defterlerin hiç veya gereği gibi tutulmaması durumunda tutmakla mükellef kişilerin cezai sorumluluklarını, saklama müddetlerini ve tasdik usullerini ortaya koymuş (md.66-69), bu defterlerin ibrazı ve teslimi, bunların kanıt olması hususlarına ayrıntıları ile yer verilmiştir (md.79-86).

TTK’da tacirlerin tutmakla yükümlü bulundukları defterler, 66. maddede sayılmıştır. Bunlar tacirin hükmi şahıs, hakiki şahıs ve bir kamu kurumunca ticari şekilde işletilmek amacıyla kurulan hükmi şahsiyeti bulunmayan işletmelerle derneklere ait işletmeler bakımından üç şekilde ayrıma tabi tutulmuştur.

Buna göre hükmi şahıslar yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar defteri tutmakla mükelleftirler. Hakiki şahıslar ise, karar defteri hariç diğer sayılan defterleri veya sadece işletme defteri tutmakla mükellef kılınmıştır. Kamu kurumlarınca kurulan hükmi şahsiyeti bulunmayan işletmelerle, buna benzer işletmeler ise karar defteri hariç sayılan defterleri tutmak zorundadırlar.

Öte yandan, karar defteri anonim şirketlerde, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defteri (toplantı ve müzakere defteri) olmak üzere iki çeşittir (TTK md.326) ve her ikisinin de tutulması gerekmektedir. Pay sahipleri defteri de tutulması zorunlu defterler arasındadır (TTK md.326).

Diğer taraftan TTK, tutulması zorunlu olan defterleri bu kadarla sınırlı tutmamış, işletmenin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri tutmasını da zorunlu kılmıştır. Bu bakımdan işletmenin konusuna, iş alanlarına ve iş yoğunluğuna göre tutması gereken defterler de zorunluluk kapsamına alınmıştır.

Örneğin yardımcı defter niteliğindeki kasa, stok, ambar giriş ve çıkış defteri, ilk madde ve malzeme defteri, kıymetli evrak defteri, teftiş defteri, gelen-giden evrak kayıt defteri, demirbaş defteri vb. işin mahiyet ve önemine göre tutulması zorunlu bir defter sayılabilir.

TTK’ nın 69. maddesinde, defterlerin açılış tasdiki, kuruluş ve işleyiş safhalarına göre ayrılmış, kuruluşta ticaret sicili memurluklarına ve notere, işleyişte sadece notere tasdik yetkisi verilmiştir. Tutulması zorunlu olan (66. maddede belirtilen) defterlerin, VUK’taki tasdik hükümlerine göre tasdikleneceği, tacirin tutacağı defterlerin niteliklerini ve sayfa sayılarını gösteren bir beyannameyi, defterleri kullanmaya başlamadan önce ticaret sicil memurluğuna vereceği ifade edilmiştir.

Tasdiklere ilişkin olarak, yevmiye defterinin (md. 70) ve envanter defterinin (md. 72) kapanış tasdikine tabi olduğu belirtilmiştir. TTK’ nın 66. maddesinde, açılış tasdikleri kuruluşta ve sonraki yıllarda olma üzere ikiye ayrılmıştır. Açılışta sadece yevmiye, kebir, envanter ve karar defterleri; işleyişte ise tutulması zorunlu olan tüm defterler ile diğer defterlerin de açılış tasdiklerinin yaptırılması gerektiği hükme bağlanmıştır.

III- TTK TASARISI’NDA “TİCARİ” DEFTERLER

Tasarı’nın “Ticari Defterler” başlıklı Beşinci Kısmının “A) Defter Tutma ve Envanter” bölümünün “I-Defter Tutma Yükümü” başlıklı 64. maddesinde (dördüncü fıkra)“Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticarî defterlerdir.” denilerek “ticari defter” tanımı yapılmıştır.

Bu fıkraya göre tacirin tuttuğu her türlü defter, muhasebeye ilişkin olsun olmasın ticari defter olarak addedilecektir. Bu tanımın yapılmasında sebep yönetim kurulu karar defteri gibi defterlerin ticari olup olmadığı tartışması yanında, noter tasdiki olmayan defterlerin güvenilirliğinin olmaması gösterilmiştir. Böylece ticari defter kavramı açıklığa kavuşmuş ve noter tasdiksiz defterlerin geçerlilikleri tamamıyla ortadan kalkmıştır.

Tasarı’nın aynı maddesinin beşinci fıkrasında ise “Yevmiye, defteri kebir ve envanter defteri dışında tutulacak defterler Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından bir tebliğ ile belirlenir.” denilmiştir. Bu fıkrada “yevmiye, envanter defteri ve defteri kebir dışında” tabiriyle, bu defterlerin kanunen tutulması zorunlu defterler olduğu kastedilmiştir. Tutulacak diğer defterlerin TMSK tarafından belirlenmesi uygun görülmüştür. Bu madde gerekçesinde “işletmenin mahiyet ve öneminin gerektirdiği” ölçüde gerekli olan defterlerin tutulması hususunun uygun düşmediği belirtilmiştir.

Tasarı’nın 64. maddesinin birinci fıkrasında, defterlerin Türkiye Muhasebe Standartları’na ve 88. madde başta olmak üzere Kanun’daki diğer hükümlere uygun tutulmasının zorunlu olduğu belirtilmiştir.

Tasarı’nın 88. maddesinin birinci fıkrasında, defterlerin Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından yayımlanan Türkiye Muhasebe Standartları’na, kavramsal çerçeveye ve bunların yorumlarına uymak zorunda olduğu ifade edilmiştir.

Öte yandan, Muhasebe Standartları’nı yayımlamakla görevli Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu’na, işletmelerin ölçütleri ve bulundukları sektörlere göre farklı standartlar belirleme yetkisi verilmektedir. Ayrıca düzenleyici ve denetleyici kuruluşlara da, Türkiye Muhasebe Standartları’na aykırı olmamak koşuluyla konularıyla ilgili sınırlı derecede ve ayrıntılar için standart düzenleme yetkisi de verilmiştir.

Türkiye Muhasebe Standartları ve düzenleyici kuruluşlar tarafından yapılan standartlarda hüküm bulunmaması durumunda, milletlerarası genel kabul görmüş muhasebe standartlarının uygulanacağı belirtilmiştir.

IV- DEFTERLERİN TASDİKİ

Tasarı’nın 64. maddesinin üçüncü fıkrası ile, ticari defterlerin, yani tutulan tüm defterlerin (yevmiye, envanter, defteri kebir, pay, yönetim kurulu karar ve toplantı ve müzakere defterleri ile diğer defterlerin), gerek açılış gerekse kapanış tasdiklerinin yaptırılması zorunlu kılınmıştır.

Kapanış onayları, “izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılır” denilmekle kapanış tasdiki zamanına bir çözüm getirilmiştir. Buna karşın, kapanış tasdiklerinin tüm defterlere getirilmesi gereksiz bir yük getirmiştir. Örneğin yılda genellikle bir kez yapılan genel kurul toplantılarına ilişkin olarak tutulacak toplantı ve müzakere defterinin kapanış tasdikine bir gereksinim yoktur. Ayrıca defteri kebir gibi, her sayfası ayrı ayrı kullanılan defterlerin de, her sayfasının sonuna kapanış tasdiki yaptırılması veya en azından her sayfanın kullanıldığı son satırların altının belirleyici bir ibare ile kapatılması gerekmektedir.

Öte yandan kapanış tasdiklerinin zorunlu kılınması, tüm defterlerin zamanında işlenmesini sağlamak bakımından yerindedir.

Kuruluşta ticaret sicili müdürlüklerinin açılış tasdiki yapabileceği görüşü korunmuştur. Açılış onaylarının noterce yapılması durumunda ki kuruluştan sonraki yıllarda sadece noterce yapılabilir, “yetkisiz kişilerce defter onaylatılmasının önüne geçmek amacıyla ticari işletmeyi ve taciri temsile yetkili kişinin kim ya da kimler olduğunu gösteren sicil tasdiknamesinin sadece kuruluşlarda değil, tüm açılış onaylarında aranmasının mükerrer defter kullanımının önüne geçilmesi ve ticaret sicili müdürünün tacirin durumunda tescili gerekli değişiklikleri takip edebilmesi bakımından” önemli olduğu 03.05.2007 tarihli Adalet Komisyonu Raporu’nun gerekçesinde yer almaktadır.

Tasdiklere ilişkin olarak TTK’ da bulunan ve VUK’ a atıf yapan hüküm Tasarı’da yer almamaktadır. Ancak açılış ve kapanış tasdiklerinin zamanı ve tasdik makamlarına ilişkin hususlar Tasarıda açıkça yer aldığından, VUK hükümlerine gereksinim kalmamıştır.

V- DEFTERLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI VE SAKLANMASI

Tasarının 64/5. maddesinin son cümlesi ile, elektronik ortamda ve dosyalama suretiyle defter tutma serbestliği de getirilmiş, bunların açılış ve kapanış tasdikleri ile tasdikin şekil ve esaslarının Sanayi ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılacak bir tebliğle düzenleneceği ifade edilmiştir.

“Defterlerin Tutulması” başlıklı 65. maddesinin dördüncü fıkrasında, defterlerin dosyalanarak veya elektronik ortamda tutulabileceği belirtilmiş, defter ve kayıtların elektronik ortamda tutulması halinde bilgilerin saklandığı süre içerisinde bunlara ulaşılmasının ve kolaylıkla okunmasının sağlanması şart koşulmuştur.

Ayrıca dosyalama suretiyle defter tutulmasında, kayıtların çizilmemesi, silinmemesi gibi hususların, elektronik ortamda da kıyas yoluyla uygulanacağı ifade edilmiştir. Buradan bilgisayar ortamında bir kayıt yapıldığında, bu kaydın yanlış veya eksik yapılması durumunda silinmemesi, yeni yapılacak bir kayıtla düzeltme işleminin yapılması hususu vurgulanmış, geriye dönük olarak düzeltme ve hesaplarla oynama hususlarına engel getirilmiştir. Bu bağlamda, elektronik ortamda kayıtları tutmaya yarayan bilgisayar programlarının da, bu hüküm çerçevesinde ayarlanması, kayıt silmeye imkan tanımaması, programların da bu yönüyle denetlenmesi gerekmektedir.

VI- SONUÇ

Türk Ticaret Kanunu Tasarısı, Adalet Komisyonu’nun 2007 yılı Mayıs ayında hazırladığı raporla birlikte TBMM’ye sunulmuş, Tasarı 2008 yılı sonlarına doğru genel kurulda görüşülmeye başlansa da, Tasarı’nın görüşülmesine ara verilmiştir. Tasarı yasalaşması halinde ticaret hayatında önemli değişikliklere ve yeniliklere yol açacaktır.

Ticari hayatta defterlerle ilgili hususlar yerleşmiş olduğundan defterlerin tanımına ve nasıl kullanılacaklarına ilişkin tanımlar Tasarı’da yer almamaktadır. Yevmiye, kebir ve envanter defterleri zorunlu kılınmış, tutulması zorunlu olacak diğer defterlerin belirlenmesi Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu’na bırakılmıştır. Böylece “işletmenin mahiyet ve öneminin gerektirdiği” ölçüde gerekli diğer defterlerin tutulması zorunluluğu yerine, TMSK’ nın belirlediği defterlerin tutulması zorunluluğu getirilmiştir.

Tacir tarafından tutulan tüm defterler ticari sayılmış ve defterlerin tamamı için açılış ve kapanış tasdiki zorunluluğu getirilmiştir. Kapanış tasdiki zamanı da ayrıca belirlenerek bu konuda karmaşa ve belirsizlik ortadan kaldırılmıştır. Vergi Usul Kanunu’na yapılan atıflar da Tasarı’da yer almamaktadır.

Defterlerin elektronik ortamda tutulmasına izin verilmiştir. Bu şekilde tutulacak defterlerin saklanması ve istenildiğinde incelenebilir olması şart koşulmuştur. Elektronik ortamdaki defterlerin açılış ve kapanış tasdikleri ile şekil şartlarının belirlenmesi Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’na bırakılmıştır.

Merdan ÇALIŞKAN*
Yaklaşım

____________________________________

(*) Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Kontrolörü