5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununa göre, işverenler, işyeri sahipleri, işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Sosyal Güvenlik Kurumunun denetim elemanları tarafından istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadırlar. İşyeri kayıt ve belgelerinin ibraz edilmesi için yapılan tebligat 7201 sayılı Tebligat Kanununda belirlenen usullere göre yapılmaktadır.

I- GİRİŞ

5510 sayılı Kanunda işyeri kayıt ve belgelerinin ibraz edilme süresi 15 gün olmasına rağmen Sosyal Güvenlik Kurumu, denetim elemanlarının uygun görmesi halinde işverenlere 15 günlük süreye ilave olarak ek süre verilebileceğini, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinde düzenlemiştir. İşyeri kayıtlarının incelemeye ibrazında ek süre verilmesi söz konusu yönetmelikte bazı şekil şartlarına bağlanmıştır.

Bu makalede, işyeri kayıt ve belgelerinin Sosyal Güvenlik Kurumu denetim elemanlarına ibraz edilmesindeki usul ve ibraz için gerekli kanuni süreye ilave olarak talep edilen ek süre konusu açıklanmaya çalışılacaktır.

II- İLGİLİ MEVZUAT HÜKÜMLERİ

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 86. maddesinin 2. fıkrasınd; İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.

5604 sayılı Mali Tatil İhdas Edilmesi Hakkında Kanunun 1. maddesinin 1. fıkrasınd; Her yıl temmuz ayının birinden yirmisine kadar (yirmisi dahil) malî tatil uygulanır. Haziran ayının son gününün tatil günü olması halinde, malî tatil, temmuz ayının ilk iş gününü takip eden günden başlar.,

Aynı Kanunun 2. maddesinin 1. fıkrasında; Malî tatil ilan edilen döneme rastlayan tarihlerde 05.05.1983 tarihli ve 2821 sayılı Sendikalar Kanunu, 25.08.1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu ve  22.05.2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanununa  göre işverenlerce yapılması gereken, iş kazası ve meslek hastalığı bildirimleri dışında kalan  beyan, bildirim ve ödemeler; 02.09.1971 tarihli ve 1479 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar ve Diğer Bağımsız Çalışanlar Sosyal Sigortalar Kurumu Kanunu ile 17.10.1983 tarihli ve 2926 sayılı Tarımda Kendi Adına ve Hesabına Çalışanlar Sosyal Sigortalar Kanununa tâbi sigortalıların, 17.07.1964 tarihli ve 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanununa tâbi işverenlerin, 17.10.1983 tarihli ve 2925 sayılı Tarım İşçileri Sosyal Sigortalar Kanununa tâbi sigortalıların yapmakla yükümlü olduğu iş kazası ve meslek hastalığı bildirimleri dışında kalan beyan, bildirim ve ödemeler,  1. maddede belirtilen süreler kadar ertelenir.

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107. maddesinde; (1) İşyeri kayıt belgelerini saklama yönünden;

a) İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde, Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlarına göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, Kamu idareleri 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadırlar.

b) Sigortalıyı devir alan işverenler, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine ait işyeri kayıt ve belgelerini birinci fıkrada belirtilen sürelerle saklamak zorundadır.

(2) Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurun tebligatta belirttiği adrese getirilir. Ancak, işverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurca da teftişe elverişli bulunursa inceleme bu yerlerde de yapılabilir.

(3) Denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurların istemeleri hâlinde işverenler, bilgisayar ortamında sakladığı işyeri kayıt ve belgelerini manyetik ortamda verirler. İşveren, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlara uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım imkânları ve uzman personel sağlamak zorundadır.

(4) Defter ve belgeler Kanunun 99. maddesi gereğince 11.02.1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununa göre yapılacak bildirim ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilir.

(5) Yapılacak tebligata rağmen, 15 gün ya da haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine verilen mehil süresi içinde ibraz edilmeyen defter ve belgelerin daha sonra ibraz edilmesi hâlinde de gerekli inceleme yapılır.

(6) İşveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca belirlenir ve ilgiliye yazılı bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.

(7) Defter ve belgelerin ibraz edilmeyeceği veya mevcut olmadığı işveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından yazılı olarak bildirildiği ya da bu durum ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca bir tutanakla tespit edildiği takdirde, ilgililere defter ve belgelerin ibrazı hususunda ayrıca tebligat yapılmaz.

hükümleri yer almaktadır.

III- İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN İBRAZI

İşyeri kayıt ve belgeleri SGK denetim elemanları tarafından 5510 sayılı Kanunun 99. maddesi gereğince 7201 sayılı Tebligat Kanununa göre yapılacak bildirim ile istenilebildiği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilmektedir. Kayıt ve belgelerin yazılı olarak veya tutanakla talep edilmesi halinde, 5510 sayılı Kanunun 86. maddesi ikinci fıkrası gereğince kayıt ibraz süresi 15 gündür. Bu 15 günlük süre; işyeri kayıtları düzenlenen bir tutanakla talep edilmişse tutanak tarihinden sonraki ilk günden başlayarak, tebligatla istenmişse tebligatın tebliğinden sonraki ilk günden itibaren (başlayarak) işlemeye başlar ve 15. gün mesai bitiminde 15 günlük süre dolmuş olur. Kayıt ve belgeler tebligatla istenmişse, 15 günlük sürenin işlemeye başladığı ilk gün hafta sonu, ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelse bile süre işlemeye başlar, ancak, 15 günlük kayıt ibraz süresinin son günü ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelmişse, ibraz süresi tatilden sonraki ilk iş günü mesai saati bitimine kadar uzamış olur.

Arıca, her yıl Temmuz ayının birinden yirmisine kadar (yirmisi dahil) malî tatil olduğundan, malî tatil ilan edilen döneme rastlayan tarihlerde ibraz süresi bu süreler kadar ertelenir.

Haziran ayının son gününün tatil günü olması halinde, malî tatil, Temmuz ayının ilk iş gününü takip eden günden başlar.

IV- İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN İBRAZINDA EK SÜRE TALEP EDİLMESİ

İşyeri kayıt ve belgeleri tebligatla veya tutanakla istenmişse 15 günlük ibraz süresi tebliğ tarihinden veya tutanağın düzenlendiği tarihten sonraki gün işlemeye başlar. İşveren/işyeri sahibi/işveren vekili/alt işveren/sigortalıyı devir alan işveren veya bunların temsile yetkili vekili tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek 15 günlük süre bitmeden yazılı olarak ek süre talebinde bulunulabilir. İstenilen ek süre talebinin uygun görülüp görülmediği veya kaç gün olacağı, ilgili SGK denetim elemanınca belirlenir ve ilgiliye yazılı bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde ek süreye ilişkin istekler kabul edilmez.

Yazılı olarak ek süre talebinde bulunulması halinde, ek süre talebine ilişkin yazının adi posta veya kargo yolu ile gönderilebileceği gibi SGKya (Sosyal Güvenlik İl/Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğü veya Rehberlik ve Teftiş Başkanlığının ilgili Grup Başkanlığına) doğrudan da verilebilir. SGKya verilmesi halinde, yazının evrak kayıtlarına intikal ettiği tarih; taahhütlü, iadeli taahhütlü veya acele posta servisi şeklinde gönderilmesi halinde, postaya verildiği tarih ek süre talebinde bulunulan tarih olarak kabul edilir.

Burada, ek süre talebinin 15 günlük kanuni süre içerisindeki bir tarih olmasına dikkat etmek gerekmektedir. Aksi halde, kayıt ve belge ibraz yükümlülüğü 15 günlük kanuni süre içerisinde yerine getirilmemiş olacağından, idari para cezası uygulanması gerekir.

Ek süre talebine ilişkin başvuru üzerine ilgili SGK denetim elemanı tarafından verilecek ek süre, ek süre verildiğine ilişkin yazının tebliğinden sonraki günden, tutanakla ek süre verilmişse tutanağın düzenlendiği tarihten sonraki günden itibaren işlemeye başlar ve ek sürenin son günü mesai bitiminde ek süre sona erer. Yazı ile verilen ek sürenin işlemeye başladığı ilk gün hafta sonu, ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelse bile süre işlemeye başlar. Ek sürenin son günü mali tatil, ulusal bayram veya genel tatil günlerine (resmi tatile) denk gelmişse, ek süre dolayısıyla da kayıt ibraz süresi tatilden sonraki ilk iş günü mesai saati bitimine kadar uzamış olur.

Verilen ek sürenin son günü mesai bitimine kadar kayıt ve belgeler ibraz edilmemişse, 5510 sayılı Kanunun 102. maddesi e bendi gereğince idari para cezası uygulanır.

Örneğin; SGK denetim elemanı (X) işyeri kayıt ve belgelerinin incelemeye ibrazı için 14.06.2010 tarihinde tebligat çekmiş ve söz konusu tebligat işverene 16.06.2010 tarihinde tebliğ edilmiş, işveren de 28.06.2010 tarihinde yazılı olarak 15 ek süre talep etmiş olsun. Bu durumda ek süre talebine, SGK denetim elemanı tarafından uygun olup olmadığına veya talep edilen sürenin ne kadar olacağına dair yazılı olarak cevap vermesi gerekir. Aksi halde, SGK denetim elemanı 15 gün ek süre talebine sessiz kalıp yani yazılı cevap vermediği ve zımni olarak kabul ettiği varsayımı ile işyeri kayıt ve belgelerinin talep edilen 15 günlük ek sürenin sonunda ibraz edildiği gerekçesi ile işverene kayıt ve belgelerin kanuni sürede ibraz edilmediği gerekçesi ile idari para cezası önerilmemesi gerekir. Çünkü, ek süre kanuni bir düzenleme olmayıp, yönetmelikte yapılan bir düzenleme olduğundan, yönetmelikte de ek süre talebine yazılı olarak cevap verileceği hüküm altına alınmıştır. Aksi halde, işverenin ek süre talebinin uygun görülüp görülmediğinin ispat edilmesi olanağı kalmayacak ya da talep edilen ek süre içerisinde de işyeri kayıtlarının ibraz edilmemesi halinde, işverenler tarafından ek süre taleplerine SGK denetim elemanından yazılı cevap beklenildiği için kayıtların ibraz edilmediği gerekçesi ileri sürülebilecektir.

V- İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN İŞYERİNDE İNCELENMESİ

İşverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından işyeri kayıt ve belgelerinin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, bu talep SGK denetim elemanlarınca da teftişe elverişli bulunursa inceleme orada yapılabilir. İşyeri kayıt ve belgelerinin işyeri veya işletme merkezi dışında başka bir yerde incelenmesi talep edilemez.

VI- İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN KISMİ/EKSİK İBRAZ EDİLMESİ

5510 sayılı Kanunun 102. maddesinin (e) bendine göre incelenmek üzere talep edilen işyeri kayıt ve belgelerinin kısmen (eksik olarak) ibrazı hiç ibraz etmeme hükmündedir. Bir yıllık döneme ait incelemeye ibraz edilen işyeri kayıt ve belgeleri içerisinde sadece bir aya ait ücret ödeme bordrosu ibraz edilmemiş olsa bile, kısmi ibraz söz konusudur. Kısmi/eksik ibraz hallerinde kayıt ve belgeler hiç ibraz edilmemiş gibi idari para cezası uygulanmaktadır. Ancak, eksik ibraz edilen veya kanuni ibraz süresi geçtikten sonra ibraz edilen işyeri kayıt ve belgeleri de incelenmektedir.

VII- İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN İBRAZ EDİLMESİNE ENGEL OLAN MÜCBİR SEBEPLER

İşyeri yasal kayıt ve belgelerinin süresinde ibraz edilmemesi herhangi bir mücbir sebepten kaynaklanmışsa idari para cezası uygulanmamaktadır. Mücbir sebep olarak aşağıdaki durumları sayabiliriz;

-     İlgili resmi kuruluşlardan alınacak belgelerle kanıtlanmak şartıyla işyeri kayıt ve belgelerinin verilen sürede ibrazına engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk halleri. Bu madde gerçek kişi işverenler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu değildir.

-     Kayıt ve belgelerin incelemeye çıkarılmasına mani olan yangın, yer sarsıntısı, su baskını ve benzeri doğal afetlerin meydana gelmesi hali. İlgili makamlardan alınacak yazı ile belgelenmesi gerekmektedir.

-     İşverenin veya aracının iradesi dışında meydana gelen zorunlu kaybolma halleri. Bu madde gerçek kişi işverenler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu değildir. Durumun emniyet/jandarma veya savcılıktan alınacak belge ile kanıtlanması gerekir.

-     İşveren veya aracının iradesine bağlı olmayan sebeplerden dolayı kayıt ve belgelerini ibraz edemediği haller. Örneğin: istenen kayıt ve belgelere mahkemece el konulmuş olması. İlgili makamlardan alınacak yazı ile belgelenmesi gerekmektedir.

Mücbir sebepler dolayısıyla kesintiye uğrayan kayıt ve belgelerin ibraz süresi, bu sebeplerin ortadan kalktığı tarihten itibaren kaldığı yerden tekrar işlemeye başlar.

VIII- SONUÇ

SGK denetim elemanları tarafından incelenmek üzere talep edilen işyeri kayıt ve belgeleri tebligat çekilerek istenebildiği gibi düzenlenen bir tutanakla da istenebilmektedir. Her iki halde de işyeri kayıt ve belgelerinin kanuni ibraz edilme süresi 15 gündür. İşverenlerin Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine göre bu 15 günlük süreye ilave ek süre talep etme hakları vardır. Ancak, yönetmelikte ilave ek süre talepleri gerek işverenler için gerekse bu süreye karar verecek olan SGK denetim elemanı için bazı şartlara bağlanmıştır.

Bu şartlardan en önemlisi işverenler açısından haklı bir sebebin olması, SGK denetim elemanları açısından da bu taleplere olumlu ya da olumsuz yazılı olarak cevap verilmesidir.

Mehmet UZUN*

Yaklaşım

________________________________________

(*) Sosyal Güvenlik Kurumu Başmüfettişi