|
Türk Ticaret Kanunu’na göre gerçek ve tüzel kişi tacirler defter tutmak zorunluluğu altındadır. TTK esnafa ticari defter tutma zorunluluğu getirmemiştir.
I- GİRİŞ Vergi Usul Kanunu ise defter tutma bakımından esas itibariyle zorunlu sistemi kabul etmiştir. VUK’da tutulması zorunluluğu getirilen bu defterler ismen belirtilmiş ve defter kaydına ilişkin şekil ve esaslar ayrıca gösterilmiştir. Sosyal güvenlik mevzuatında da işverenlerin tamamına -hatta evinde sürekli olarak hizmetli çalıştıranlar dahi- kayıt tutma zorunluluğu getirilmiş, defter tutmak bakımından ise diğer kanunlara atıf yapılmıştır. Kayıt tutma zorunluluğunun bir sonucu da bunu saklamak ve Kurum’ca istenildiğinde bunu ibraz etmektir. Kayıtların saklama zorunluluğu ve süresi 506 sayılı Yasa uygulamasında Yönetmelikle 5 yıl düzenlenmiş iken 5510 sayılı Yasa uygulamasında bu zorunluluk yasa hükmü olarak 10 yıl (kamu idareleri için 30) olarak belirlenmiştir. Önceki ve sonraki sosyal sigorta yasalarının saklama süresini farklı olarak belirlemesi nedeni ile uygulayıcıların farklı farklı süreleri esas aldıkları ve uygulamada tereddütler olduğu görülmektedir. Uygulamada yaşanan sıkıntılar ve mer’i mevzuata göre kayıtların saklama süresi makalemizin konusudur. II- 506 SAYILI YASA UYGULAMASI 506 sayılı Yasa’nın “Prim Belgeleri” başlıklı 79. maddesinde “İşveren, bir ay içinde çalıştırdığı sigortalının sigorta primleri ve destek primi hesabına esas tutulan kazançlar toplamı ve prim ödeme gün sayıları ile bu primleri gösteren ve örneği yönetmelikle belirlenen asıl veya ek belgeleri ait olduğu ayı veya dönemi takip eden ayın sonuna kadar Kuruma vermekle ve Kurum’ca istenilmesi halinde iş yeri kayıtlarını ibraz etmekle ... yükümlüdür.” denilerek işverenlerin ibraz yükümlülüğü düzenlenmiştir. Kanun metninde işyeri kayıt ve belgelerinin neler olduğu ve defter ve belgelerin saklanma süresi belirlenmemiştir. Yasal dayanakları 506 sayılı Kanun’un 135. maddesi (B) fıkrası (c) bendinde olan ve 30.10.1987-30.04.2004 döneminde uygulanan S.S.İşlemleri Yönetmeliği’nin(1) 26. maddesinde “İşveren ve aracılar, işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi halinde sigorta müfettişine göstermek üzere on yıl süreyle saklamak zorundadırlar.” denilerek saklama süresi 10 yıl olarak belirlenmişken; 01.05.2004 tarihinde yürürlüğe giren S.S. İşlemleri Yönetmeliği’nin(2) “İşyeri Kayıtlarının İbrazı” başlıklı 30 maddesinde “İşverenler, aracılar ve sigortalıyı devir alan işverenler işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, gerektiğinde istenilmesi halinde, Kurum denetim elemanı ile bilanço esası dışında defter tutan veya defter tutmak zorunda olmayan işyerleri için de sigorta yoklama memuruna göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle saklamak zorundadırlar.” denilerek bu süre 5 yıla düşürülmüştür. 01.05.2004 tarihinden 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu yürürlüğe girdiği tarihe kadar bu son hüküm uygulanmıştır. III- 5510 SAYILI YASA UYGULAMASI 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun “Prim Belgeleri ve İşyeri Kayıtları” başlıklı 86. maddesi 2. fıkrasında “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.” denilerek işverenler ve (Bağ-Kurlu) işyeri sahiplerinin defter ve belgelerini saklama zorunluluğu yasa hükmü olarak düzenlenmiş ve saklama süreleri bakımından kamu idarelerinde farklı bir uygulamaya gidilmiştir. İşyeri kayıtlarının ibrazı S.S.İşlemleri Yönetmeliği’nin(3) 114. maddesinde Yasa’ya paralel olarak düzenlenmiştir. Yeni Yasa’nın saklama süresini 5 yıldan 10 yıla çıkarması nedeni ile Yönetmeliğin “İşyeri Kayıtlarının İbrazında Zamanaşımı” başlıklı geçici 23. maddesinde 2008 yılı öncesi defter ve belgeler için ayrıca bir düzenleme yapılmıştır. Madde metninde “Bu Yönetmeliğin 114. maddesinin birinci fıkrasında geçen defter ve belgeleri; a- 10 yıl olan saklama süresi 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl olarak, b- 30 yıl olan saklama süresi ise 2008 yılı için 5 ve sonraki yıllarda 30 yıl tamamlanıncaya kadar her yıl birer yıl artırılarak, uygulanır.” denilerek 2003, 2004, 2005, 2006 ve 2007 yılları defter ve belgelerinin ibrazında zamanaşımı süreleri belirlenmiştir. IV- 2010 YILINDAN İTİBAREN DEĞİŞEN UYGULAMA Sosyal Güvenlik Kurumu’nun 25.08.2010 tarih ve 10644588 sayılı Yazısı’nda “mülga 506 sayılı Yasa’nın 135. maddesi (b) fıkrası gereğince yayınlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin ‘Kayıtların İbrazı’ konulu 30. maddesinde kayıtların ibraza çıkarılma süresi 5 yıl olarak öngörüldüğünden, 01.10.2008 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 5510 sayılı Yasa’nın 86. maddesi ikinci fıkrasında kayıt ve belgelerin ibraz süresi 10 belirlenmiş olsa da, belirtilen Yasa ve Yönetmelik hükmü gereğince 01.10.2008 öncesi kayıtların denetime çıkarılması bakımından zamanaşımı süresinin 5 yıl olarak dikkate alınması… değerlendirilmektedir.” denilerek Kurum uygulamasında Yasa hükmünü esas almaya başlamış ve Yönetmeliğin geçici 23. maddesi fiilen uygulamamaya başlanmıştır. Buna göre 2003-2004-2005-2006-2007 ve 01.01.2008-30.09.2008 dönemi kayıtların denetime çıkarılması bakımından zamanaşımı süresi 5 yıl; 01.10.2008 ve sonrası kayıtların denetime çıkarılması bakımından saklama süresi 10 yıldır. V- 2003-2007 YILLARI İŞYERİ KAYITLARININ İBRAZINDA ZAMANAŞIMI SÜRESİ NEDİR? 5510 sayılı Yasa’nın yürürlüğe girdiği tarihte Sosyal Sigortalar mevzuatına göre işverenler 2003 yılı ve sonrası defter ve belgelerini saklamış olmak ve istenildiğinde bunları ibraz etmekle zorunlu idiler. Bu nedenle S.S. İşlemleri Yönetmeliği’nin geçici 23. maddesinde 10 yıl olan saklama süresi 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl olarak uygulanır denilerek 2003 yılı sabit tutulmuştur. Yönetmeliğe göre 2003 yılı defterleri 2013 yılına, …2007 yılı defterleri 2017 yılına kadar saklanmak zorundadır. İşverenlerin TTK’ ya göre de saklama zorunlulukları devam ettiği için bu bakımda 5510 sayılı Yasa işverenlere ek bir mükellefiyet getirmemiştir. Yönetmeliğin bu hükmünü ek bir mükellefiyet olmadığı gibi (Yasa’nın 10 yıl olan hükmünü daraltarak) işverenleri 2008 yılında 1998-2002 yılları; 2009 yılında 1999-2002 yılları ve cari yıl 2010’da 2000-2002 yılları defter ve belgelerini ibraz zorunluluğundan kurtaran bir hükümdür. Gerek 5510 sayılı Yasa ve gerekse S.S. İşlemleri Yönetmeliği Resmi Gazete’de yayınlanarak duyurulduğu halde Kurum’un “5510 sayılı Yasa’nın 86. maddesi ikinci fıkrasında kayıt ve belgelerin ibraz süresi 10 belirlenmiş olsa da, belirtilen Yasa ve Yönetmelik hükmü gereğince 01.10.2008 öncesi kayıtların denetime çıkarılması bakımından zamanaşımı süresinin 5 yıl olarak dikkate alınması” uygulaması şeklindeki yorumu yayınlanmadığı gibi Kurum’un elektronik sayfasında da duyurulmamıştır. İdari eylemler genellikle bir karara dayanırlar. Bu durumda eylemim dayandığı karar gerçek bir idari işlemdir(4). İdari kararlar, idarenin tek yanlı olarak iradesini açıklaması ile alınırlar. İdari işlem ve kararlar, kural olarak yazılı şekle tabidir. Bir başka deyişle, idari işlem veya kararın özünü oluşturan iradenin yazılı bir biçimde maddi aleme yansıtılmasıdır(5). İmza işlemin yetki unsuru ile ilgili önemli bir işaretidir. İmza işlemin varlığının önemli bir şartı ve işlemi yapanın iradesinin gösterilmesi aracıdır(6). Dolayısıyla imzalanmış bir karar hukuk aleminde idari işlem olarak tanımlanır. Bu kararın yürürlüğe girmesi için ayrıca genel tebliğ veya genelge ile duyurulmamış olması bu kararın varlığını sakatlamaz. Dolayısıyla Kurum’un 25.08.2010 tarih ve 10644588 sayılı Yazısı hukuk aleminde yer almaktadır ve uygulanması gereken bir idari işlemdir. Diğer yandan Anayasamızın “Yönetmelikler” başlıklı 124. maddesinde “Başbakanlık, bakanlıklar ve kamu tüzelkişileri, kendi görev alanlarını ilgilendiren kanunların ve tüzüklerin uygulanmasını sağlamak üzere ve bunlara aykırı olmamak şartıyla, yönetmelikler çıkarabilirler” denilmektedir. İdari yazılar ise idarenin bazı özel durumlara ilişkin olarak kendi örgütüne gönderdiği yazılar -iç yönetsel emirler- niteliğinde olduğu için örgütü bağlamaktadır(7). Gerek “devlet dairelerinde, üst makamların alt makamlara/birimlere belli bir konuda açıklama yapmak, daha üst düzeyde bir mevzuat (kanun, kararname, tüzük, yönetmelik..) üzerinde açıklayıcı bilgi vermek ya da belli konuda kimi hususların yerine getirilmesini istemek üzere yazdıkları genel buyruk niteliğinde yazı olan genelgeler ve gerekse idari emir niteliğindeki yazılar üst düzeyde bir mevzuata aykırı olamaz. Bu hali ile Kurum’un 25.08.2010 tarih ve 10644588 sayılı Yazısı Yönetmeliğin geçici 23. maddesine aykırıdır. VI- SONUÇ 5510 sayılı Yasa ile Yasa’nın yürürlüğe girdiği 01.10.2008 tarihinde Sosyal Sigortalar mevzuatına göre işverenler saklamakta oldukları ve TTK’ ya göre de saklamaya devam edecekleri 2003 yılı ve sonrası defter ve belgelerini Kurum uygulaması bakımından da 10 yıl süre ile saklamak zorundadırlar. S. S. İşlemleri Yönetmeliği’nin geçici 23. maddesinde 10 yıl olan saklama süresi 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl olarak uygulanır denilerek 2003 yılı sabit tutulmuştur. Yönetmeliğe göre 2003 yılı defterleri 2013 yılına, …2007 yılı defterleri 2017 yılına kadar saklanmak zorundadır. Kurum’un 25.08.2010 tarih ve 10644588 sayılı Yazısı ile 01.10.2008 tarihi öncesi defter ve belgeler için denetime çıkarılması bakımından zamanaşımı süresi 5 yıl; 01.10.2008 sonrası defter ve belgeler için ise 10 yıl olarak değiştirilmiştir. Ancak bu uygulama değişikliği duyurulmamıştır. Bu hali ile de Kurum’da farklı birimler farklı kuralları uygulanmakta, bazı işverenlere 2003-2004 yılları kayıtlarını incelemeye ibraz etmemeleri nedeni ile idari para cezası uygulanırken bazılarına uygulanmamaktadır. Yasa ve Yönetmeliğin amir hükümlerinin uygulanması gerektiği tartışmasızdır. Kurum’ca yönetmeliğe aykırı uygulamaya devam edilecekse de bu durumun tüm ilgililerle duyurulması önerimizidir. Serdar GÜNAY Yaklaşım (*) Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Başmüfettişi |
