Ticari Defter ve Belgelerin saklanması ve istenildiğinde ibraz edilmesi hususu hem Vergi Usul Kanunu açısından hem de Türk Ticaret Kanunu açısından yasal zorunluluktur.

Bu itibarla; Vergi Usul Kanunu’nun; “Defter ve Vesikaları Muhafaza” başlıklı 253’üncü maddesinde; defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle; Vergi Usul Kanunu’nun ikinci kitabının üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları hüküm altına alınmıştır.

Türk Ticaret Kanunu’nun; “Saklama Müddeti” başlıklı 68’inci maddesi; defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri, defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecbur olduklarını belirtir.

Özetle her iki kanun da, tutulması gereken defterlerin saklanmasını emrediyor. Genellikle uygulamada, tüm defter ve belgeler mali açıdan, mali idareye karşı cezai müeyyide ile karşı karşıya kalınmamak açısından; Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre saklanmaktadır.

Defterlerin kaybolması:

Mükelleflerin defterlerinin ve belgelerinin kaybolmalarını iki gruba ayırabiliriz. Birincisi; yangın, su baskını, yer sarsıntısı ve hırsızlık nedeniyle kaybolması. İkincisi, ise mükellefin bilerek ve isteyerek yok etmesi. İkincisini bir kenara bırakırsak; Vergi Usul Kanunu’nun 13’üncü maddesinin 4’üncü bendi; mükellefin iradesi dışında sebepler dolayısıyla defter ve belgelerin elinden çıkmış bulunmasını mücbir sebep olarak dikkate almaktadır.

Birinci gurupta sayılanlardan herhangi birinin vuku bulması halinde; tacir ziyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin asliye ticaret mahkemesinden ve eğer o yerde bağımsız ticaret mahkemesi yoksa, bu tür davalara bakan asliye hukuk mahkemesinden, "zayi belgesi" almak için gereken başvuruyu yapmak zorundadır.

Mükellef bu belgeyi almaması halinde birçok sorunla karşı karşıya kalacaktır.

Bir başka anlatımla, defter ve belgelerin kaybolduğunun kanuni şekilde tespit ve ispat edilememesi, mükellefi, defter ve belgelerini ibraz edememe sorunu ile karşı karşıya bırakacaktır. Bu durumda, mükellefin ve ilgililerin hukuki sorumluluğu gündeme gelecek olup, vergi mevzuatı bakımından res’en vergi tarhı ve cezaları ile muhatap olacaktır.

Defterlerin kaybolmasının sonuçlarının; Vergi Usul Kanunu, Katma Değer Vergisi Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu açısından ele alınması.

Vergi Usul Kanunu açısından

Kanunun; “Re’sen Vergi Tarhı” başlıklı 30’uncu maddesinin 3’üncü bendinde, tutulması mecburi olan defterlerin vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir sebeple ibraz edilmemesini; re’sen takdir nedeni olarak değerlendirilmektedir.

Başka bir anlatımla; defterlerin kaybı, vergi incelemesine yetkili olanlara ibraz edilemeyeceğinden re’sen vergi tarh edilir.

Mükellef defterlerini VUK’nun 373’üncü maddesinde sayılan mücbir sebeple kaybettiğini TTK’na göre aldığı zayii belgesi ile ispatlamaları gerekmektedir. Aksi durumda, VUK’nun 352’nci maddesine göre kesilen usulsüzlük cezası iki kat uygulanması yanında, tutuklanmaları için Cumhuriyet Savcılığı’na da suç duyurusunda bulunulur.

Katma Değer Vergisi açısından

KDV Kanunu’na göre; KDV’nin indirime konu edilebilmesi için; KDV’nin, alış faturası ve benzeri belgelerde gösterilmesi ve bu belgelerin kanuni defterlere kaydedilmesi şartıyla indirilebilineceği hüküm altına alınmıştır.

Vergi incelemesi yapanlar bu hüküm gereği defter ve belgelerini ibraz etmeyen mükelleflerin, KDV indirimlerini reddetmektedirler.

Ancak mücbir sebep nedeniyle defter ve belgelerini kaybeden mükelleflerin, zayi belgesi olması şartıyla KDV indirimleri reddedilmemektedir.

Maliye Bakanlığı, defter ve belgelerini deprem ve sel felaketi nedeniyle kaybeden mükelleflere kolaylık sağlayıp, hiçbir şart aramadan KDV indirimlerini kabul etmektedir. Hırsızlık, yangın ve münferit su basması gibi nedenlerle defter ve belgelerini kaybeden mükellefler, mal ve hizmet alışlarını belgeleyen vesikalarını inceleme elamanına ibraz etmeleri halinde KDV indirimleri kabul edilmektedir.

Türk Ticaret Kanunu açısından

Defter tutmak mecburiyetinde olan gerçek ve tüzel kişiler arasında meydana gelebilecek uyuşmazlıklar mahkemelerce sonuçlandırılmaktadır.

TTK’ nun 80’inci maddesine göre mahkeme esnasında gerekirse tutulması zorunlu olan defterlerin ibrazı istenebilir. İstenildiğinde mahkemeye ibraz edilmeyen defter ve belgeler, karşı tarafın yasal defter ve belgelerini ibraz etmesi nedeniyle, ibraz eden lehine delil sayılmaktadır.

Ancak defter ve belgelerin kaybı halinde zayi belgesi alınması, defter ve belgelerin mahkemeye ibraz edilmemesi halinde ibrazdan kaçınma sayılmamaktadır.

Engin MALAY

http://www.gazeteyenigun.com.tr/icerik.asp?page=koseyazilari&yazarID=13&yaziID=19214