Ticari, sınai, zirai ve serbest meslek faaliyetlerinden dolayı yapılan alım satım işlemlerinin belgelere dayandırılması, yapılan veya yapılacak olan işlemlerin ispatına, kazançların vergilendirilmesine, vergi kayıp ve kaçaklarının azaltılmasına olanak sağlar.

I- GİRİŞ

VUK’un mükerrer 257/1.madde hükmüne göre Maliye Bakanlığı mükellef ve meslek grupları itibariyle muhasebe usul ve esaslarını tespit etmeye, bu kanuna göre tutulmakta olan defter ve belgeler ile bunlara ilaveten tutulmasını veya düzenlenmesini uygun gördüğü defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve ihtiva etmesi zorunlu bilgileri belirlemeye veya bunlarda değişiklik yapmaya yetkili kılınmıştır.

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki zorunlu olup, aynı kanunun 227 ila mükerrer 242 maddelerinde ayrıca Genel Tebliğlerinde düzenlenmesi zorunlu olan belgeler ile düzenlenme usul ve esasları belirtilmiştir.

II- FATURA VE FATURA YERİNE GEÇEN BELGELER

A- FATURA

Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.

Alım satıma konu olan malların hareketini kontrol ederek, düzenlenen veya düzenlenmesi gereken faturanın da kontrolünü sağlamak amacıyla; malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için Sevk İrsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması şarttır. Nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması ve bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz (VUK md. 229)

Ayrıca mükellefler isterlerse fatura ve sevk irsaliyelerini ayrı belgeler olarak değil “İrsaliyeli Fatura” adı altında tek bir belge olarak da düzenleyebilirler.(232 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği)

Perakende Satış Vesikaları: (VUK md. 233)

- Perakende satış fişleri,

- Makineli kasaların kayıt ruloları

- Giriş ve yolcu taşıma biletleri,

B- GİDER PUSULASI

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin; Vergiden muaf esnafa, yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir.

Bu belge birinci ve ikinci sınıf tüccarların, zati eşyalarını satan kimselerden satın aldıkları altın, mücevher gibi kıymetli eşya içinde tanzim edilir. (VUK md. 234)

C- MÜSTAHSİL MAKBUZU

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden, satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada iki nüsha tanzim ettikleri müstahsil makbuzunun tüccar veya alıcı çiftçi nezdinde kalan nüshası fatura yerine geçer (VUK md. 235)

D- FATURA YERİNE GEÇEN POS BELGESİ

Bankalara ait kredi kartı okuyucuları kullanılarak yapılan kontör satışları ile ilgili olarak ülkemizde faaliyette bulunan GSM veya sabit telefon operatörleri ile herhangi bir bayilik ilişkisi bulunmayan mağaza, market vb. işyerlerinde, bankalara ait kredi kartı okuyucuları (POS cihazları) kullanılmak suretiyle söz konusu operatörlerin nam ve hesabına ön ödemeli telefon hatlarına ait yapılan kontör satışlarında POS cihazlarının VUK’un 382 no.lu Tebliği’nde belirtilen özellikleri taşıması şartıyla, bedeli kredi kartıyla tahsil edilmek suretiyle yapılacak kontör satışlarında düzenlenecek POS belgeleri operatör tarafından düzenlenmiş fatura yerine geçen belge olarak kabul edilmiştir. (382 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği)

E- GELİR MAKBUZLARI

2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu’nun 131. maddesi gereğince araç plakaları ile sürücü kurslarında kullanılanlar dahil bir kısım evrakın basımı Türkiye Şoförler ve Otomobilciler Federasyonu tarafından yaptırılmaktadır. Federasyon basımını sağladığı araç plakaları ve belgeleri ihtiyaç sahiplerine bedeli karşılığında satılmak üzere kendisine bağlı Odalara göndermektedir.

Araç plakalarının ve basılı evrakın Federasyon tarafından bağlı Odalara tesliminde kullanılan evrak tevzi listesi ile plaka ve basılı evrakın Federasyon tarafından Odalara, Odalar tarafından da ihtiyaç sahiplerine satışı sırasında düzenlenen gelir makbuzlarının faturada/sevk irsaliyesinde bulunması gereken asgari bilgileri ihtiva etmesi kaydıyla fatura ve benzeri belge olarak kabul edilmiştir.(91 Seri No.lu KDV Genel Tebliği)

III- SERBEST MESLEK MAKBUZLARI

Serbest meslek erbabı mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu düzenlemek zorundadır (VUK md. 236).

Serbest meslek faaliyeti icra eden hekimlerin (diş hekimleri ile veteriner hekimler dahil) iş yerlerinde belirli özelliklere sahip kredi kartı okuyucuları (POS cihazı) bulundurmaları ve kredi kartı ile yapılan ödemelerde bu cihazları kullanmaları zorunluluğu getirilmiş ve bu cihazlarla düzenlenecek POS fişlerinin belirtilen mükelleflerce yürütülen serbest meslek faaliyetlerinde düzenlenmiş serbest meslek makbuzu olarak kabul edilmiştir (379 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği).

IV- ÜCRETLERE AİT KAYIT VE VESİKALAR

A- ÜCRET BORDROSU

İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret Bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanunu’na göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz (VUK md. 238)

B- BORDRO YERİNE GEÇEN VESİKALAR

Genel, katma özel bütçeli daire ve müesseselerle belediyelerin ve 3659 sayılı kanuna (Bankalar ve Devlet Müesseseleri) tabi müesseselerin ücret ödemelerinde kullandıkları vesikalar ücret bordrosu yerine geçer (VUK md. 239)

V- DİĞER EVRAK VE VESİKALAR

A- TAŞIMA VE OTEL İŞLETMELERİNE AİT BELGELER: (VUK MD. 240)

1- Taşıma İrsaliyeleri

Ücret karşılığında eşya nakleden bütün gerçek ve tüzel kişiler ile nakliye komisyoncuları ve acenteleri tarafından nakledilen eşya için taşıma irsaliyesi düzenlenmesi zorunludur.

2- Yolcu Listeleri

Şehirlerarasında yapılan yolcu taşımalarında yolcu taşıma bileti kesmeye mecbur olan mükellefler (T.C. Devlet Demiryolları hariç) taşıtların her seferi için yolcu listesi düzenlerler.

3- Günlük Müşteri Listeleri

Otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri odaları, bölmeler ve yatak planlarına uygun olarak günlük müşteri listeleri düzenlerler ve işletmelerde bulundururlar.

4- Muhabere Evrakı

Tüccarların her nevi ticari muameleleri dolayısıyla yazdıkları ve aldıkları mektuplar (Telgraflar ve hesap hülasaları dahil) muhabere evrakını teşkil eder. Gönderilen ve gelen muhabere evrakının, işlerinin icabına göre dosyada muhafaza edilmesi mecburidir.(VUK 241.madde)

5- Bono ve Poliçe

Bono veya poliçe Türk Ticaret Kanunu’na göre düzenlenir. Mükelleflerin sattıkları emtia veya yaptıkları işler nedeniyle ortaya çıkan alacak ve borçları için bono veya poliçe düzenlemeleri halinde VUK’un mükerrer 241.madde hükmü gereği TTK uyarınca bulunması gereken bilgilerin yanında ;

- Müteselsil seri ve sıra numarası,

- Alacaklı ve borçlunun adı, adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının da bulunması zorunlu kılınmıştır.

6- Diğer Vesikalar

Tüccarlar yukarıda belirtilen belgelerin dışında kalan ve bir hüküm ifade eden veya icabında bir hakkın ispatına delil olarak kullanılabilen mukavelename, taahhütname, mahkeme ilamları gibi hukuki vesikalarla ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları gibi vergi evrakını muhafaza etmeye mecburdur.

Damga resmi mükellefleri gazete ve sair neşriyatın pul yapıştırılan koleksiyon nüshalarını ve Türkiye’de tanzim edilip ve doğrudan doğruya yabancı memleketlere gönderilen evrak ile çekilen telgrafların Türkiye ‘de kalan kopyalarını da muhafaza etmek mecburiyetindedirler. (VUK 242. madde)

7- Ambar Tesellüm Fişi

Nakliyat ambarlarında malın ambara girişi ile sevki arasında zaman farkının bulunduğu ve birden fazla kişinin mallarının bir arabayla taşınmasının söz konusu olduğu durumlarda daha sonra nakledilmek üzere ambara teslim edilen mallar için ambar tesellüm fişi düzenlenecektir. (173 ve 206 no.lu VUK. Genel Tebliği)

8- Adisyonlar

VUK hükümleri uyarınca bilanço ve işletme hesabı esasına göre defter tutan gece kulüpleri, diskotekler, barlar, pavyonlar, gazinolar, meyhaneler, lokantalar, kafeteryalar ve pastane gibi hizmet işletmelerinin alkollü içki servisi yapmaları halinde adisyon düzenleme mecburiyeti bulunmaktadır. ( 298 ve 299 Sıra No.lu VUK. Genel Tebliği)

9- Hekimlerce Düzenlenen Reçeteler

Özel muayenehane, özel poliklinik, özel hastane sahibi veya buralarda çalışan hekimlerce (Diş hekimleri dahil) özel muayene ve tedaviler için düzenlenen reçeteler VUK uyarınca düzenlenmesi zorunlu belgeler kapsamına alınmıştır. (191 Sıra No.lu VUK. Genel Tebliği)

10- Döviz Alım ve Satım Belgesi

Yetkili müesseseler döviz alış ve satışlarında döviz alım ve satım belgelerini düzenlemek ve kullanmak zorundadırlar.(226 Seri No.lu VUK Genel Tebliği)

11- Kıymetli Maden Alım Belgesi / Kıymetli Maden Satım Belgesi

Kendilerine kıymetli maden alım / satım yapma yetkisi verilen yetkili müesseseler kıymetli maden alımında kıymetli maden alım belgesi satımında ise kıymetli maden satım belgesi düzenlemek zorundadırlar.(379 Seri No.lu VUK Genel Tebliği)

Ayrıca mükelleflerin faaliyetlerini aksatmadan yürütmelerini sağlamak ve uygulamayı kolaylaştırmak amacıyla yukarıdaki belgelerin ayrı ayrı kullanılması yerine döviz alım ve satımı ile kıymetli maden alım ve satımı yapan mükellefler isterlerse döviz ve kıymetli maden alımında Döviz ve kıymetli Maden Alım Belgesi satımında ise Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgesi adı altında tek bir belge de düzenleyebilirler. (385 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği)

12- Orman Kooperatifleri Ödeme Cetveli

Orman idaresine karşı taahhütte bulunan kooperatiflerce orman köylülerine ormanların ağaçlandırılması, bakımı, kesimi, ürünlerin toplanması, taşınması ve benzeri hizmetler için yapılacak ödemelerde gider pusulası düzenlenmesi esas olmakla birlikte, toplu ödemelerin Orman Kooperatifleri Ödeme Cetveli adı altında bir belge ile yapılması bu belgenin düzenlenmesi halinde ayrıca gider pusulası düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır. (345 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği)

13- Bilet Satış Bordrosu ve Sayısal Oyun Raporu

Milli piyango, hemen kazan ve benzeri oyunlara ait biletlerin bayiler aracılığıyla satışında bayilerin veya baş bayilerin alacağı komisyon bedelleri için Milli Piyango İdaresi veya baş bayiler tarafından Bilet Satış Bordrosu, sayısal oyunlar karşılığında ödenecek komisyon bedellerine ilişkin olarak Milli Piyango İdaresince Sayısal Oyun Raporu düzenlenerek bayilerin elde edecekleri komisyonlara ilişkin hasılat kayıtları bu belgelere istinaden yapılır (375 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği).

B- BANKALAR TARAFINDAN DÜZENLENECEK BELGELER

Bankalar tarafından düzenlenmesi zorunlu tutulan belgeler ile bu belgelerde yer alacak bilgiler ve düzenleme usul ve esasları 243 ve 246 Seri No.lu VUK Genel Tebliğlerinde açıklanmıştır. Bu açıklamalara göre;

-Bankalar yaptıkları hizmet ve satış işlemlerine ilişkin kayıtlarının dayanağı olan fatura yerine, döviz alım ve satım işlemleri ile menkul kıymetler borsası aracı kurum sıfatıyla müşterileri adına yaptıkları menkul kıymet alım satımları hariç olmak üzere yaptıkları bütün hizmet veya satışlar dolayısıyla lehlerine tahakkuk edecek tutarları düzenleyecekleri dekontlarla belgeleyeceklerdir.

Ancak bankacılık teamüllerine göre bir, üç, altı ay veya bir yıl gibi belirli hesap devreleri itibariyle devre sonlarında düzenlenen hesap bildirim cetvelleri (ekstreler) ile bildirilmesi mutad olan faiz, hizmet bedeli komisyon ve masrafları için dekont yerine aynı bilgileri taşımak şartı ile hesap bildirim cetvelleri düzenlenebilecektir.

-Bankalar döviz alım satım işlemlerini T.C. Merkez Bankası tarafından belirlenen esaslara uygun olarak düzenleyecekleri döviz alım belgeleri veya döviz satım belgeleri ile belgelendireceklerdir.

-Bankalar müşterileri adına menkul kıymet borsalarında aracı kurum sıfatıyla yapacakları alım satımlara ilişkin olarak lehlerine tahakkuk edecek tutarları Sermaye Piyasası Kurulunca belirlenen esaslar çerçevesinde düzenleyecekleri işlem sonuç formları veya bu belgede yer alması gereken bilgileri de ihtiva etmek kaydıyla düzenleyecekleri dekontlarla belgelendireceklerdir.

C- SİGORTA ŞİRKETLERİ İLE ACENTELERİ TARAFINDAN DÜZENLENECEK BELGELER

1- Sigorta Poliçeleri

Sigorta şirketleri tarafından düzenlenen sigorta poliçeleri (ek belgeler, zeyilnameler dahil) Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlenmesi zorunlu belgeler kapsamına alınmıştır. Sigorta şirketleri bu poliçeler ve ek belgelere (zeyilnameler) konu işlemlere ait tutarlar için ayrıca fatura düzenlemeyeceklerdir. (243 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği)

2- Sigorta Komisyon Gider Belgesi

Sigorta acente ve prodüktörleri ile sigorta ve reasürans brokerleri tarafından sigorta şirketlerine sağlanan hizmetler nedeniyle ödenen komisyon bedelleri için sigorta şirketleri tarafından sigorta komisyon gider belgesi düzenlenecek acente, prodüktör ve brokerler bu bedeller için ayrıca fatura düzenlemeyecekler ve bu bedelleri sigorta komisyon gider belgesine istinaden hasılat kaydedeceklerdir. (243 ve 246 Seri No.lu VUK Genel Tebliği)

Tali acentelerin bir tali acentelik sözleşmesi ile sigorta acentelerine bağlı olarak faaliyette bulunmaları ve bu faaliyetleri sonucu bir komisyon geliri elde etmeleri nedeniyle sigorta acenteleri tarafından tali acentelere ödenen komisyon bedelleri için de sigorta komisyon gider belgesi düzenleme zorunluluğu getirilmiştir. (385 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği)

D- SERMAYE PİYASASI ARACI KURULUŞLARI TARAFINDAN DÜZENLENECEK BELGELER

Sermaye Piyasası Kurulu tarafından çıkarılan (V) Seri/6 numaralı Aracılık Faaliyetlerinde Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğin 6. maddesi ile aracı kuruluşlar tarafından düzenlenmesi öngörülen İşlem Sonuç Formları Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlenmesi zorunlu belgeler kapsamına alınmıştır. (243 Seri No.lu VUK Genel Tebliği)

E- İKRAZATÇILAR TARAFINDAN DÜZENLENECEK BELGELER

Hazine Müsteşarlığınca 21.12.1994 tarih ve 22148 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren İkrazatcılık Faaliyetleri Hakkında Yönetmeliğin 8. maddesine göre ikrazatçılık faaliyetinde bulunanların bu işlemleri için düzenlemek zorunda oldukları Ödünç Sözleşmeleri Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlenmesi zorunlu belgeler kapsamına alınmıştır. (243 Seri No.lu VUK Genel Tebliği)

F- BELEDİYELERCE DÜZENLENEN “YAPI RUHSATI

3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun ve 213 sayılı VUK’un mükerrer 257. maddesinin Maliye Bakanlığı’na verdiği yetkiye dayanılarak belediyelere Türk Standartları Enstitüsü tarafından hazırlanan Yapı Ruhsatı belgesini kullanma zorunluluğu getirilmiştir.

Belediyeler yeni yapı inşası, eski yapılara kat ilavesi, tadilat, fosseptik, bahçe duvarı, istinat duvarı vb. inşaatlara başlanılması için yeni yapı ruhsatı kullanacaklardır. (210 Seri No.lu VUK Genel Tebliği)

V- SONUÇ

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre kullanılan veya bu kanunun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak kullanma mecburiyeti getirilen belgelerin, öngörülen zorunlu bilgileri taşımaması halinde bu belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır ayrıca belirtilen belgelerin düzenlenmediğinin, kullanılmadığının, aslı ile örneğinde farklı tutara yer verildiğinin veya gerçeğe aykırı olarak düzenlendiğinin tespiti halinde aynı kanun da belirtilen ceza hükümleri uygulanacaktır.

Ayşe GINALI*
Yaklaşım

_________________________
(*) Antalya Vergi Dairesi Başkanlığı, Kurumlar Vergi Dairesi Müdürlüğü, Vergi Dairesi Müdür Yrd.