Vergi Usul Kanunu’na göre tasdike tabi defterlere Vergi Usul Kanunu’nun 220’nci maddesinde göre aşağıda yazılı defterlerin tasdik ettirilmesi mecburidir:

1. Yevmiye ve envanter defterleri;

2. İşletme defteri;

3. Çiftçi işletme defteri;

4. İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

5. Nakliyat Vergisi defteri;

6. Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;

7 Serbest meslek kazanç defteri;

Bu defterlerin yanı sıra bunların yerine kullanılacak olanların da tasdik ettirilmesi zorunludur. Defter-i Kebir Vergi Usul Kanunu hükümlerince tutulması zorunlu, ancak tasdik ettirilmesi zorunlu değildir. 

Tasdik zamanı

Tasdike tabi  defterleri kullanacak olanlar, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:
1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.

Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.
Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acentalar için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur. Tasdik makamı, bu Kanuna göre tasdike getirilen defterleri sosyal güvenlik ile ilgili kuruluşların mevzuat hükümlerine bağlı kalmaksızın tasdik eder.

Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilir.

Kapanış Tasdiki
Vergi Usul Kanunu’na göre ticari defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerektiğine dair herhangi bir hüküm yer almamıştır. Bu nedenle kapanış tasdikinin yaptırılmaması Vergi Usul Kanunu yönünden re’sen takdir nedeni sayılmamaktadır.

Ancak Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre; yevmiye defterinin, yeni yılın en geç Ocak ayı sonuna kadar notere gösterilip son işlemin altına noterce “görülmüştür” şerhi yazılarak mühürlenip tasdik edilmesi gerekmektedir. Envanter defterinin de en geç Ocak ayı sonuna kadar tamamlanarak notere gösterilmesi ve aynen yevmiye defterinde olduğu gibi tasdik ettirilmesi gerekir. Defterlerin kapanış tasdikinin yaptırılmaması VUK açısından re’sen takdir nedeni sayılmamakla birlikte, Ticaret Kanunu açısından kapanış tasdiki yapılmayan defterler delil olarak ispat gücünü yitirmiş olmaktadır.

Certification of Legal Books
 
According to Article 220 of the  Tax Procedures Code, the legal books of the  companies that are listed below in the Tax Procedures Code, should be certified:
 
Journal and Inventory Registers, 2.  Operation  Registers, 3. Farmers’ Operation Registers, 4. Manufacturing and Production Tax Registers (including Simple Production Tax Registers) 5.  Transportation Tax Registers, 6.  Foreign Transport Concern Proceeds Registers, 7. Independent  Professional Earnings Register. 

In cases where it is permitted by this Act, other books that are to be used in place of those listed above are also subject to certification. Pursuant to the Tax Procedures Code, although the maintaining of general ledger is obligatory,  there is no requirement concerning the certification of the general ledger.
 
The Time for Certification
 
Those who are to use the books indicated in this Law must have them certified at the times stated below:
 
1. For those who are continuing business: during the final month of the year prior to the one in which the books are to be used;
 
2. For those whose accounting periods are determined by the Ministry of Finance: during the final month before the period in which the books are to be used;
 
3. For those who are commencing work, changing class, or newly incurring a tax liability: before the date of starting work, changing class, or newly incurring a tax liability; for those whose tax liability is terminating: within ten days prior to the date on which the liability terminates;
 
4. For those who are obliged to make use of new books during the year because their books subject to certification are filled up or for other reasons: before they start to make use of these.
 
Those who also wish to use their books in the following year shall be obliged to have their books certified in the month of January, or in the case of those whose accounting periods are determined by the Ministry of Finance, during the first month of such periods.
 
Books shall be certified by notaries public or by those charged with performing the duties of a notary public in the location of the place of business (those without places of business, where their residence is located); those of securities and exchange agents shall be certified by the Exchange Commissioner.  The certifying authority shall certify the books brought to it for certification pursuant to this Act without regard for the provisions of legislation of organizations as they apply to social security.
 
The legal books of the joint stock companies and the limited liability companies are certified during their founding stage,  by the trade registry or a public notary found in the area where the head office of the company is located.
 
Closing Certification
 
The Tax Procedures Code does not contain any provisions stipulating that the closing of the commercial registers of companies should be certified.  Therefore, the failure to apply closing certification on the legal books does not entail appraisal on valorization basis
 
However, pursuant to the Turkish Commercial Code,  the journal will have to be shown to the public notary by no later than the end of January of the new year; an annotation containing the wording “seen” should be affixed under the last transaction by the public notary, and this annotation must be sealed and certified. The same certification procedure must also be applied on the inventory register by the public notary by no later than the month of January of the subsequent year.  Although the  failure to apply closing certification on the legal books does not entail appraisal on valorization basis for purposes of Tax Procedures Code,   for purposes of the Turkish Commercial Code, the legal books that do not contain closing certification are not allowed to be used as authenticating evidence.

Muhasebe Vergi