Tasdike tabi defterlere ve tasdik işlemlerine ilişkin düzenlemelere Vergi Usul Kanunu’nun 220’ncı maddesi ile 226’ncı maddeleri arasında yer verilmiştir.

Anılan maddelerden  225’nci madde de, tasdike tabi defterlerin ne şekilde tasdik olunması gerektiği hususları açıklanarak hüküm altına alınmıştır.

Buna  göre, müteharrik yapraklı defter kullanacak mükelleflerin bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda ve sıra numarasıyla teselsül edecek yaprakların her sayfasını teker teker tasdik makamının resmi mührü ile mühürletmeleri; tasdikli yaprakların bitmesi halinde ise sıra numarasıyla teselsül edecek yeni yaprakları da kullanılmadan önce tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

Bu durumda, müteharrik yapraklı olarak tutulmak istenen defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettirilmesi halinde A4 kağıtların da yasal defter olarak tutulması mümkündür. Nitekim konuya ilişkin İstanbul ve Ankara Defterdarlığı tarafından  verilen özelgelerde de bu durum teyit edilmiştir. Söz konusu özelgeler ve İstanbul SMMM odası bilgilendirme yazısı aşağıdaki gibidir.
 
1.İstanbul SMM Odası Bilgilendirme Yazısı (07/12/2005)
 
Değerli Üyemiz,              
Bazı üyelerimiz, bilgisayar ortamında tutmuş oldukları defter kayıtlarının A 4 boyutundaki kağıtlara yazdırmaları için, ticari defterlerin A 4  boyutundaki kağıtlara  Noter tasdiki yaptırıp yaptıramayacakları konusunda terettüt yaşadıklarını bildirmişlerdir.

Konu ile ilgili olarak yapılan Mevzuat incelemesi ve İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı (İstanbul Deftedarlığı) yetkililerinden alınan bilgiler doğrultusunda, Ticari Defterlerin  A4 Boyutunda kağıtla Noter tasdiki yaptırılacağı anlaşılmıştır.

Bu konuda İstanbul ve Ankara Defterdarlıklarının vermiş oldukları muktezalar aşağıdadır.

2.İstanbul Defterdarlığı Özelgesi
 
Dilekçenizde 2005 takvim yılında kullanacağınız yevmiye defteri ve defteri kebiri A4 kağıdına noterden tasdik ettirerek kullanıp kullanamayacağınız ve 2004 takvim yılında bilgisayar sürekli formu şeklinde tasdik ettirdiğiniz yevmiye defteri ve defteri kebiri A 4 şeklinde değiştirme imkanınızın olup olmadığı hakkında görüş talep edilmektedir.
 
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 221’nci maddesinin 4’üncü fıkrasına göre tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmek zorundadır.
 
Aynı Kanunun 225’inci maddesinin a fıkrasında ciltli defterlerin tasdik esnasında sayfalarının sıra numarası ile teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker tasdik makamının resmi mühürü ile mühürlenir.
 
b fıkrasında; müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilen müesseseler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre tasdik ettirirler. Tasdikli yapraklar bittiği takdirde yeni yapraklar kullanılmadan evvel tasdike arz olunur.
 
Bunların sayfa numaraları tasdikli yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk tasdik şerhinin altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre tasdik eder hükmü yer almaktadır.
 
Diğer yandan Vergi Usul Kanununun 183. maddesinin ikinci fıkrasında; Yevmiye defterinin ciltli ve sahifelerinin müteselsil sıra numaralı olacağı, mükelleflerin diledikleri takdirde yevmiye defteri ve tutulması zorunlu diğer defterlerini müteharrik yapraklı olarak kullanabilecekleri hüküm altına alınmıştır.

Bu durumda; 2005 yılı içinde kullanılacağı tahmin edilen sayıda A4 kağıdının her sayfasının tasdik makamının resmi mühürü ile mühürlenmesi ve sayfaların sıra numarası ile teselsül etmesi kaydı ile 2005 yılı yevmiye ve defter-i kebirin A4 kağıdına tutulması mümkündür.

Ayrıca 2004 takvim yılına ait olarak yasal süresinde bilgisayar formu şeklinde tasdik ettirdiğiniz yevmiye defteri ile defter-i kebir A4 kağıdı şeklinde değiştirmeniz mümkün olmayıp, 2004 yılı defterinin bitmesi halinde 2004 yılında kullanabileceğinizi tahmin ettiğiniz sayıda A4 kağıdının sıra numarası ile teselsül ettirilip her sayfasının tasdik makamının resmi mühürü ile mühürlettirilmesi durumunda kullanılması mümkündür.

( T.C.MALİYE BAKANLIĞI İl Defterdarlığı Usul Gelir Müdürlüğü Sayı     :B.07.4.DEF.0.34.20./ VUK-1  16/12/2004*11765)
3.Ankara Defterdarlığı Özelgesi

İlgide kayıtlı dilekçenizde; muhasebe programında versiyon değişikliği yapıldığı, tasdiketabi yasal defterlerinizin A4 kağıda basılmasının zorunlu olduğu, müteselsil numara takip eden müteharrik yapraklı A4 ebatında kağıdına, kullanacağınız yasal defterlerinizi tasdik ettirebilmek için Defterdarlığımızdan görüş talep edilmiştir.

Bilindiği üzere; 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 220. ve müteakip maddelerinde defterlerin tasdiki ile ilgili hükümler yer almakta olup, aynı kanunun 225/b maddesinde” Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilen müesseseler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre tasdik ettirirler. Tasdikli yapraklar bittiği takdirde,  yeni yapraklar  kullanılmadan evvel tasdike arz olunur.” denilmektedir.

Yukarıdaki açıklamalardan da anlaşılacağı üzere; tasdik edilecek defterlerde kullanılacak kağıtların nev’i önemli olmayıp, tasdikle ilgili işlemlerin madde hükümlerinde yazılı şekilde yerine getirilmesi esastır. Tasdik işlemlerinin ise kanunda belirtilen usul ve esaslara uygun olarak yapılmış olması yeterlidir.

Buna göre, A4 kağıtlarına müteselsil sayfa numaraları verilmek kaydıyla, bu kağıtlara defter tasdiklerinin yapılmasında bir sakınca bulunmamaktadır. (T.C.ANKARA VALİLİĞİ İl Defterdarlığı Usul Gelir Müdürlüğü SAYI: B.07.4.DEF.0.06.14/32220 )
4.İstanbul Defterdarlığı Özelgesi

İstanbul Defterdarlığı Usul Gelir Müdürlüğünün  09.12.2002 tarihli ve B.07.4.DEF.0.34.20/VUK sayılı muktezası aşağıdaki gibidir.

“İlgi dilekçenizde, 2003 takvim yılına ilişkin tutulması gereken ticari defterlerinizin sıra numarasına göre numaralandırılmış A4 kağıdı olarak onaylatılıp onaylatılamayacağı hususu sorulmaktadır.

Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 225’nci maddesinde, tasdike tabi defterlerin ne şekilde tasdik olunması gerektiği hususları açıklanarak hüküm altına alınmıştır.

Anılan kanun hükmüne göre, müteharrik yapraklı defter kullanacak mükelleflerin bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda ve sıra numarasıyla teselsül edecek yaprakların her sayfasını teker teker tasdik makamının resmi mührü ile mühürletmeleri; tasdikli yaprakların bitmesi halinde ise sıra numarasıyla teselsül edecek yeni yaprakları da kullanılmadan önce tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

Bu durumda, müteharrik yapraklı olarak tutulmak istenen defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettirilmesi halinde A4 kâğıtlarında tutulması mümkündür.”S.Sabit Durlanık/E. Baş Hesap Uzmanı/YMM/Muhasebe Vergi