V.U.K.'nun 323. maddesinde ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmak şartıyla, dava veya icra safhasında bulunan alacaklar, yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan

dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacakların şüpheli alacak sayılacağı ve bu çeşit alacaklar için değerleme gününün tasarruf değerine göre pasifte bir karşılık ayrılabileceği hüküm altına alınmıştır.

Bir alacağın şüpheli hale geldiğini kabul ederek karşılık ayrılmak suretiyle zarar yazılabilmesi için sözkonusu alacağın mutlak suretle ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olması gerekmektedir.

Şüpheli alacak karşılığı ayrılabilmesi için aranan diğer bir şart ise alacağın şüpheli hale geldiğinin tespitidir. Dava veya icra safhasında bulunan alacaklar ile yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar şüpheli alacak sayılır.

Bir alacağın dava ve icra safhasında olması o alacağın şüpheli alacak niteliğine sahip olması için yeterlidir.Sözkonusu alacağa ilişkin davanın borçlu tarafından açılmış olması durumu değiştirmeyecektir. Mahkemeye dava, icraya takip dilekçesinin verilmiş olması, alacağın dava veya icra safhasına intikal ettiğini gösterir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken husus, şekli bir başvurunun alacağın şüpheli sayılması için yeterli olmayacağıdır. Bir alacağın şüpheli niteliğini kazanabilmesi için başvurudan sonra davanın mahkemede görülmekte olması, icraya intikal eden ihtilafın da ödeme emrine bağlanmış olması gerekir.

V.U.K.'nun 323. maddesinde protestoya veya yazı ile birden fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklarda şüpheli alacak olarak belirtilmiştir. Her ne kadar ilgili kanun maddesinde borcun istenilmesine ilişkin yazıların taahhütlü olarak gönderileceği hususunda bir kayıt yoksa da, yazı ile borcun bir defadan fazla istenildiğine, ancak PTT makbuzlarıyla veya protesto örnekleri veya alındıları ile kanıtlanabileceğine ve başka bir şekilde bu iddianın doğrulanması olanağı bulunmadığına göre yazıların taahhütlü olarak gönderilmesi gerektiğinin kabulü zorunlu bulunmaktadır.

Dava veya icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklardan kasıt dava veya icra takibatı için yapılacak giderlerin alacak tutarından fazla olması halidir.

Bir alacağın şüpheli hale gelmesi ve üzerinden karşılık ayrılması için sözkonusu alacağın teminata bağlanmamış olması gerekir. Teminata bağlanmış alacaklarda alacağın şüpheli hale gelmesi sözkonusu değildir. Alacağın bir kısmı teminatlı ise ancak teminattan geri kalan kısım için karşılık ayrılabilir.

Kefalete bağlı alacaklar da şüpheli alacak uygulamasında teminatlı alacak olarak değerlendirilirler. Ancak, kefil hakkında da takibata geçilmiş olunmasına rağmen alacak tahsil edilememişse karşılık ayrılabilir.

Ayrıca V.U.K.'nun 323 maddesi uyarınca, ticari ve/veya zirai faaliyetle iştigal eden ve bilanço esasına göre defter tutan mükellefler şüpheli alacak karşılığı ayırabileceklerdir İşletme hesabı esasında defter tutanlar ile kazancı ticari veya zirai kazanç dışındaki kazançlardan oluşan mükellefler şüpheli alacak karşılığı ayıramazlar.
Şüpheli hale gelen bir alacağın zarar olarak dikkate alınabilmesi için anılan alacak için değerleme gününün tasarruf değerine göre pasifte karşılık ayrılması gerekmektedir. Ayrıca birden fazla alacağın şüpheli hale gelmesi ve karşılık ayrılması halinde hangi karşılığın hangi alacağa ait olduğu karşılık hesabında ayrıntılı olarak gösterilmek zorundadır.

Şüpheli alacak karşılığı ancak alacağın şüpheli hale geldiği yıl için ayrılabilir. Alacağın şüpheli hale geldiği yılda karşılık ayırmayan işletmeler daha sonraki yıllarda bu haklarını kaybederler.

Karşılık ayrılmak suretiyle zarara intikal ettirilen şüpheli alacaklarda  daha sonraki dönemlerde tahsil edilmeleri halinde tahsil edildikleri dönemin karına intikal ettirilirler.

DOUBTFUL RECEIVABLES
 
In Article 323 of the Tax Procedures Code, it is stated that receivables that have reached the stage of legal or administrative action, that have not been paid by the debtor even though protest has been made or their collection has been demanded more than once in writing, but which are too small to be worth legal or administrative action are considered as doubtful receivables,   and that a provision may be set aside on the liabilities side for the disposable value on the day of appraisal for the doubtful receivables indicated above.
 
In order to accept that a receivable has become doubtful and to record it as loss through the setting aside of a provision, the receivable in question should be relevant to the acquisition and continuation of a commercial or agricultural income. 
 
Another condition that is required for setting aside of provision for doubtful receivable  is that it must be verified that it has become doubtful.  Accordingly, receivables that have reached the stage of legal or administrative action, that have not been paid by the debtor even though protest has been made or their collection has been demanded more than once in writing, but which are too small to be worth legal or administrative action are considered as doubtful receivables.
 
The fact that a  receivable has reached the stage of legal or administrative action, will be considered as adequate for its becoming a doubtful receivable. The filing of the administrative action by the debtor shall not change its character as a doubtful receivable. The filing of litigation petition to the court, or a petition of follow up to the enforcement office, is an indication that the receivable has reached the stage of legal or administrative action. However, it needs to be emphasized that a formal application shall not be adequate for the receivable to become doubtful. In order for a receivable to become doubtful, a litigation process should be conducted at the court following the application, and that the conflict that was brought to the attention of the enforcement directorate, should be resulted in the issuance of  a payment order. 
 
As mentioned above, in  Article 323 of the Tax Procedures Code, it is stated thatreceivables that have reached the stage of legal or administrative action, that have not been paid by the debtor even though protest has been made or their collection has been demanded more than once in writing, but which are too small to be worth legal or administrative action are considered as doubtful receivables. Although the concerned article  doers not contain  any provision stating that the written notices concerning the claim of the receivable should be served through registered mail,  since in cases when the receivable is claimed on more than one occasion, the verification of the claim can only be  done by the PTT receipts or copies of protest letters, and by no other means, as an obligation, all written notices should be served through registered mail. 
 
The receivable’s being too small to be worth legal or administrative action occurs when  the expenses to accrue in connection with the  legal or administrative action  amount to an amount that is higher that the receivable total.

In order for a receivable to become doubtful and accordingly, in order for the setting aside of a provision over this total, the receivable in question should not be secured by a guarantee.  Secured receivables cannot become doubtful receivables. If a portion of the receivable is supported by guarantee, provision may be set aside only for the outstanding portion of the receivable which is not covered by a security.

Receivables that are supported by a surety, are also considered as receivables covered by a guarantee for purposes of doubtful receivables.  However, a provision may be set aside in case the receivable is still pending although administrative action is initiated against the  guarantor.
 
Also, pursuant to Article 323 of the Tax Procedures Code, taxpayers who maintain books on the basis of balance sheet, and who are engaged in commercial and/or agricultural activities are allowed to set aside doubtful receivables. On the other hand, taxpayers who maintan books on the basis of operating accounts and of whose earnings consist of income other than   commercial or agricultural gains are not allowed to set aside doubtful receivables.
 
In order for a receivable that has become doubtful to be treated as loss, a provision should be set aside in the liabilities  section, based on the disposable value of the receivable as of the date of appraisal.  Moreover, in  cases when more than one receivables become doubtful and provisions are said aside for these doubtful receivables,  the provisions set aside for each receivable should be  clearly identified.
 
Provision for a doubtful receivable may only be set aside for the year on which  the concerned receivable has become doubtful.  Enterprises who have failed to set aside provisions at the year on which the receivable has become doubtful, shall lose their right to set aside provision for the concerned receivable.   In cases when the doubtful receivables that are carried to loss through the setting aside of a provision are collected on the subsequent years, the collected totals are carried to the profits for the relevant period. Muhasebe Vergi