Şirkette çalışan satış temsilcilerinin şirketin faaliyetleri ile ilgili yurt dışı seyahatleri sırasında yapacakları harcamaların belgelerinin kendi adlarına olması halinde de gider yazılması mümkündür.

Konuya ilişkin İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı’nın 24.04.2008 Tarihli özelgesi aşağıdaki gibidir.

İlgi dilekçenizde, …Kurumlar Vergi Dairesi Müdürlüğü’nün … vergi kimlik numaralı mükellefi olduğunuz, altın, gümüş ve diğer kıymetli madenlerden mamul eşyaların ve mücevheratın imalatı, ihracatı, ithalatı, yurt içi ve yurt dışı pazarlaması işi ile iştigal ettiğiniz, faaliyet konunuz dahilinde şirketiniz satış temsilcilerinin yurt dışı seyahatlerinde nakden veya şirket kredi kartları ile şirket adına harcamalar yaptıklarını,  söz konusu harcamalara ilişkin fatura veya diğer gider vesaiklerinin satış temsilcilerinin kendi adlarına düzenlendiği, ayrıca şirketinizin faaliyet konusu dahilinde, satış temsilcilerinizin yurt dışı çıkışlarında pasaport sahibi olarak kendi adlarına tahakkuk eden, yurt dışı çıkış harçlarının şirketiniz tarafından ödendiğini belirterek, satış temsilcilerinizin şirketiniz adına yaptıkları giderler ile yine şirketiniz tarafından ödenen yurt dışı çıkış harçlarının kurum kazancının tespitinde indirilip indirilemeyeceği hususlarında  görüşümüzü sormaktasınız.  

5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 6.maddesinin birinci fıkrasında kurumlar vergisinin, mükelleflerin bir hesap dönemi içinde elde ettikleri safi kurum kazancı üzerinden hesaplanacağı, ikinci fıkrasında ise safi kurum kazancının tespitinde, Gelir Vergisi Kanununun ticarî kazanç hakkındaki hükümlerinin uygulanacağı hükme bağlanmıştır. Buna göre, tespit edilecek kurum kazancından 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 8.maddesi ile Gelir Vergisi Kanunu’nun 40.maddesinde yer alan giderler indirilecektir.

193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. maddesinde, safi kazancın tespit edilmesinde indirilecek giderler sayılmış olup, maddenin 1. bendinde; ticari kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi için yapılan genel giderlerin indirilebileceği hükmüne yer verilmiştir.

Ticari kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi için yapılan genel giderler, Gelir ve Kurumlar Vergisi Kanunlarında sayılan kanunen kabul edilmeyen giderler ile kanunlarda tadadi şekilde belirlenen giderler dışında kalan ticari organizasyona bağlı olarak yapılan giderlerdir ve bu giderlere işletme giderleri de denebilir.

Bir harcamanın, genel gider adı altında masraf yazılabilmesi için, harcamanın yapılmış olması ve harcama ile iş arasında açık, güçlü bir, illiyet bağının mevcut olması, harcamanın işin önemi ölçüsünde yapılmış bulunması gerekir.

Öte yandan, aynı Kanunun 40. maddesinin 4. bendinde, işle ilgili ve yapılan işin ehemmiyeti ve genişliği ile mütenasip seyahat ve ikamet giderlerinin (Seyahat maksadının gerektirdiği süreye maksur olmak şartıyla) ticari kazancın tespitinde gider olarak dikkate alınacağı hükme bağlanmıştır.

Bu hüküm ve açıklamalara göre, şirketinizin satış temsilcilerinin yurt dışında yaptıkları belgeleri kendi adlarına düzenlenen harcamaların işle ilgili ve yapılan işini önemi ve genişliği ile orantılı olması kaydıyla, kurum kazancının tespitinde gider olarak dikkate alınması mümkündür.

Öte yandan, şirketinizin satış temsilcilerinin faaliyet konusu dahilinde, yurt dışı çıkışlarında pasaport sahibi olarak kendi adlarına tahakkuk eden ve şirketiniz tarafından ödenen yurt dışı çıkış harçları da gider olarak indirim konusu yapılacaktır.
 
(İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı’nın 24.04.2008 Tarih ve 07.1.GİB.4.34.l6.01/GVK-40/4 : sayılı Özelgesi )

The expense nature of the documents received to the name of a personnel resident abroad.
 
The expense documents relating to the activities conducted abroad by the sales representatives employed in firms  can be recorded as expense, even in cases when they are drawn up to their own names.
 
The Ruling issued by the Istanbul Tax Office Department dated 24.04.2008, regarding this subject matter, is provided below.
 
In your petition, you have mentioned that your firm is registered  as a taxpayer in the Directorate of Corporation Tax Department under tax account number  ……. , that you are engaged in the production, export, import, domestic and international marketing of items, accessories and jewelry made of gold, silver and other precious metals, that within the framework  your of  your activities,  the sales representatives of your firm make expenditures on behalf of your firm in cash and by the credit cards of your company in their travels abroad, that the invoices and the other expense receipts authenticating the expenditures in question, are issued to the name of the concerned personnel; and moreover, that within the scope of the operations of your company,  during the international travels of your personnel, the charges paid before leaving Turkey, accrued to the name of your personnel as the passport holders, are paid by your firm; and we are inquired on whether or not the expenses incurred by tour personnel to the name of your firm, and  the fees paid before leaving Turkey, again paid by your firm, could be deductible in the determination of your corporate earnings. 

In Article 6/i of the Corporation Tax Code No. 5520, it is stated that the corporation taxes are assessed over the net corporate earnings acquired by the taxpayers within one account year, and in the second paragraph, it is stated that the provisions stated in the Income Tax Code regarding commercial earnings shall apply during the calculation of the net profits.  Accordingly, the expenses stated in Article 8 of the Corporation Tax Code and Article 40 of the Income Tax Code shall be deducted from the corporate earnings to be determined.

In Article 40 of the Income Tax Code Numbered 193,the expenses that are deductible in the determination of the bet earnings are listed, and in the 1^st paragraph, it is stated that  the1. General expenditures made in order to acquire commercial earnings and perpetuate them are deductible in the calculation of the net earnings.

            The general expenditures that are incurred for the acquisition and continuation of the commercial earnings, are the expenditures that are relevant to the business organization of the enterprise, other than the non-deductible expenses listed in the Income Tax and Corporation ax Codes,  and the expenses enumerated in the tax laws, and these expenses can be called “operating expenses”. . 

            In order for a given expense item to be  recorded as expense under name of overhead expense, the expenditure  should be made already, and a strong cause and effect relationship should exist between the expenditure and the work that is done, and the expenditure should be made commensurate with the significance of the work.
            Meanwhile, in Article 40/4 of the Law, it is stated that 4. Expenditures for travel and lodging made relevant to the business and as befit the importance and extent of the business (providing they are limited to the length of time required by the purpose of the trip), shall be treated as expense in the determination of commercial earnings.

            In light of the explanations and the provisions provided above, the expenses incurred abroad by the sales representatives of your firm, on their own names may be treated as expense in the determination of the corporate earnings, provided that they are relevant to the business and they are commensurate with the importance and extent of the business. 

            Likewise, the charges accrued during the departure of the service personnel from Turkey, on their names as the passport holders, and that are paid by the company, shall also be deductible as expense.
(Ruling issued by the Istanbul Tax Department dated 15.07.2008, and numbered 07.1.GİB.4.34.l6.01/GVK-40/4) Muhasebe Vergi