İşletmelerin, sahibi oldukları gayrimenkullerin iktisadi kıymetini devamlı olarak artırmak veya gayrimenkulu genişletmek maksadıyla yaptıkları giderleri, gayrimenkulün maliyet bedeline eklemek zorundadırlar.

İktisadi kıymeti devamlı olarak artırılan veya genişletilen gayrimenkullerin işletme tarafından kira ile tutulmuş olması halinde, bu amaçla yapılan giderlerin gayrimenkulün maliyetine eklenmesi söz konusu olamaz. Çünkü bu gayrimenkuller gideri yapanın envanterine kayıtlı değildir.

Kiralanan gayrimenkuller için yapılan bu tür giderler, Vergi Usul Kanunu'nun 272'nci maddesi hükmü gereği "Özel Maliyet Bedeli" olarak ayrıca değerlenip aktifleştirilmek zorundadır.

İşletmelerin kiraladıkları gayrimenkulleri kendi ihtiyaçlarına uygun duruma getirmek için yaptıkları harcamalar sonucunda ortaya çıkan değerden, birden fazla hesap döneminde yararlanacağı için, bu tür harcamalar duran varlık niteliği kazanır ve amortisman yoluyla itfası zorunludur.

Özel maliyet bedeli olarak aktifleştirilecek giderler şunlardır:
1- Gayrimenkulü genişletmek veya iktisadi kıymetini devamlı olarak artırmak amacıyla yapılan giderler.

2- Bir geminin, iktisap tarihindeki süratini fazlalaştırmak, yolcu ve eşya yükleme ve barındırma tertibatını genişletmek veya değiştirmek suretiyle iktisadi kıymetini devamlı olarak artırmak, bir motorlu kara nakil vasıtasının kasa veya motorunun yenisi ile değiştirilmesi veya alımında mevcut olmayan yeni bir tertibatın eklenmesi için yapılan giderler.

3-Kiracının faaliyetini ifa için meydana getirdiği tesisata ilişkin giderler.

Özel maliyet bedeli uygulaması, sadece gayrimenkuller ve gemiler için söz konusu olmayıp. Vergi Usul Kanunu'nun 269'uncu maddesi kapsamında gayrimenkul gibi değerlenecek iktisadi kıymetler için de geçerlidir.

Gayrimenkuller için yapılan giderler hem iktisadi kıymeti artırıcı ve hem de tamir, bakım v.s. gibi giderlerden oluşuyor ise bu giderlerden aktifleştirilecek kısmın ayrılması gerekir.
Özel maliyet bedeli olarak aktifleştirilen giderlerin sonucunda oluşan değerlerin gayrimenkul veya gemide değer azalışına uğramadan ayrılmaması ve tek başlarına bir kıymet ifade etmiyor olmaları gerekir.

Özel maliyet bedelleri kira süresine göre eşit yüzdelerle itfa edilecektir. Ayrıca kira veya işletme hakkı süresi dolmadan, kiralanan veya işletme hakkı alınan şeyin boşaltılması veya işletme hakkının herhangi bir sebepten sona ermesi halinde henüz itfa edilmemiş olan giderler,boşaltma veya hakkın sona erdiği yılda bir defada gider yazılır. Kira süresinin belli olmaması durumunda özel maliyetlerin faydalı ömrü 5 yıl olarak belirlenir.

Kira süresinin bir yıl ya da bir yıldan daha kısa olmasının özel maliyet bedelinin itfasına etkisi yoktur. Özel Maliyet bedeli kira süresinde itfa edilmelidir. Burada uyulması zorunlu olan husus; bu giderlerin aktifleştirilmesinin zorunlu olduğudur. Yani bu tür giderlerin aktifleştirilmeden doğrudan sonuç hesapları ile ilişkilendirilmesi mümkün değildir.

Özel Maliyet bedelleri boşaltma sırasında duruma göre kiralayan veya kiracı yönünden, gelir unsuru olarak dikkate alınacağından aktifleştirme önem arz etmektedir.

Kira süresi bir yıl olarak tespit edilmekle beraber, bir yıllık sürelerle devamlı olarak uzatılıyorsa, bu durumda kira süresinin belirsiz olarak kabul edilmesi ve özel maliyet bedelinin 5 yılda  itfa edilmesi gerekmektedir.

Leasehold Improvements
 
Expenses incurred for the purpose of expanding immovable properties or of permanently increasing their commercial worth  shall be added to the cost of the immovable property.
 
In cases when the immovable property of whose commercial worth is increased on a permanent basis or that are expanded are held on leasehold basis, the adding up of the expenses incurred for this purpose to the cast of the immovable property, will be out of question. For, the immovable properties in question are not recorded within the inventories of the occupant of the immovable property who has borne the expenses in question. 
 
Pursuant to Article 272 of the Tax Procedures Code, expenses of this type incurred for such purposes should be separately appraised and capitalized as “leasehold improvements”. 
 
Since the enterprises will derive benefits on more than  fiscal years from the surplus values that emerge as the result of the expenses that have incurred in order to improve the immovable properties that they have leased in order to meet their needs, the expenses of this type are recognized as non-current assets, and are required to be amortized through depreciation. 
 
The type of expenses that should be capitalized as  leasehold improvements are as follows: 
 
1. Expenses incurred for the purpose of expanding immovable properties or of permanently increasing their commercial worth,
 
2.  Expenses which permanently enhance a ship's economic worth by means of increasing the rate of speed which it possessed on the date of its acquisition, expanding or otherwise altering its arrangements for loading or accommodating passengers or cargo, as well as expenses which are incurred for the new replacement of a motor vehicle's engine or body or for the addition of a new mechanism which it lacked when obtained, are expenses which should be added to the cost.)
 
3.  Expenses pertaining to plant facilities which the lessee brings into being for the performance of his activities
 
The leasehold improvement application is not valid for only  immovable properties and sea vessels, and are also applicable for the economic assets that are appraised as immovable assets pursuant to Article 269 of the Tax Procedures Code.
 
In cases when the expenses borne for immovable properties comprise of both the type of expenses that increase its commercial worth, and of expenses such as maintenance, repair, etc.,  the portion of such expenses that can be capitalized should be separated.
 
The  assets that come into existence as the result of the expenses incurred that are capitalized as leasehold improvements should not be set aside without  causing a loss of value in the immovable properties or sea vessels, and should not have any value when taken by themselves.
 
Leasehold improvement costs shall be amortized through equal depreciation rates throughout the leasehold period. Moreover, in cases when the property that is leased or of whose operating rights are acquired is evacuated prior to the expiry of the leasehold period or the period for operating rights, or in case the operating right is terminated due to whatever season,  the portion of the expenses that have not yet been amortized, shall bewritten as expense for once, at the year on which the property has been vacated or the operation right has been terminated.  In cases when the leasehold period is indefinite, the economic life of the leasehold property is taken as 5 years.
 
The fact that the leasehold period is one year or less than  one year, does not have any effect on the amortization of the leasehold improvement cost.  The leasehold improvement fee should be amortized within the leasehold period. The issue here is concerned with the obligation for capitalization of these expenses. In other words, the matching of the expenses of this type against the final accounts without capitalization, is not possible.

Since the Leasehold Improvement costs shall be treated as an income item during the evacuation by the lessor or the lessee as the case may be, capitalization process is particularly important.
 
Although the leasehold period is  determined as one year, if it  automatically extended for an additional period of one year, the leasehold period should be accepted as indefinite, and the leasehold period costs should be amortized every 5 years. Muhasebe Vergi