Mükellefler yapmış oldukları seyahat ve ikamet harcamalarını gider yazma konusunda G.V.K.’nun 40 ıncı maddesinde yer alan “Gerçek Gider Yöntemini” seçebilecekleri gibi, G.V.K.’nun 24 üncü maddesinde yer alan “Harcırah Yöntemini” de seçebilirler.

Seyahat ve ikamet harcamalarının gider yazılması
Ancak bu iki yöntemin aynı anda uygulanması mümkün değildir. Gerçek gider yöntemini seçen ve seyahat nedeniyle ortaya çıkan harcamaları belgelere dayanarak gider yazan bir mükellef şayet seyahate çıkan kişiye bir de harcırah ödemesinde bulunursa bu ödeme ücret ödemesi sayılacak ve gelir vergisine konu olacaktır. Söz konusu bu ücret ödemesi de Gelir Vergisi Kanunu’nun 40’ıncı maddesinin 1 numaralı bendine göre genel gider olarak dikkate alınacaktır.
 
Gerçek gider yöntemindeseyahate çıkan kişi tarafından yapılan harcamalar belgelere dayandırılarak gider yazılır. Gerçek gider yöntemine ilişkin düzenlemeler daha önce de belirtildiği üzere GVK’nun 40/4’üncü maddesinde yer almaktadır. Söz konusu kanun maddesindeki düzenlemelerin gereği, yapılan seyahatin işle ilgili, işin ehemmiyeti ve genişliği ile mütenasip olması ve seyahatin maksadının gerektirdiği süreyi aşmaması gerekir.

Seyahat ve ikamet harcamalarının nevilerini aşağıdaki şekilde örneklendirebiliriz.

Her türlü ulaşım harcamaları: İlgili kanun maddesinde ulaşım araçlarına yönelik herhangi bir sınırlama yoktur. Seyahatin amacını aşmamak şartıyla her türlü ulaşım amacı harcamaları gider olarak yazılabilecektir. (Uçak, Tren, Otobüs gibi) Ayrıca seyahat esnasında seyahatin gerektirdiği araçların kiralanması halinde bunlara ait harcamalarda gider yazılır.

Her türlü konaklama harcamaları: Seyahat esnasında yapılacak her türlü konaklamaya ilişkin harcamalar. (Otel v.b. gibi).

Seyahat esnasındaki diğer harcamalar: Seyahat esnasında seyahatin gerektirdiği diğer harcamalar (hamaliye, park gideri, köprü geçiş ücreti, oto yol ücreti vb.)

Yemek bedelleri: Seyahat esnasında tüketilen yemeklere ilişkin yapılan ödemelerde gider olarak dikkate alınabilir.

Yukarıda yer alan harcamaların gider olarak dikkate alınabilmesi için tevsik edici niteliğe sahip vesikalarla ispatlanması gerekmektedir.

Harcırah yönteminde de belgelerle tevsik edilen gerçek yol giderlerinin tamamı indirim konusu yapılabilecektir. Yol gideri olarak tanımlanan harcamalar, şehir içi, şehirlerarası veya milletlerarası ulaşım araçlarının ücretleri ve bu ücretlere bağlı olarak ödenen diğer ücretler. Yurt dışına yapılan seyahatler esnasında ödenen vize ve pasaport ücretlerinin de yol gideri kapsamında değerlendirilmesi gerektiği kanısındayız.

Harcırah yönteminde yeme ve yatma gideri karşılığı verilen harcırahlar indirim konusu yapılmaktadır. G.V.K.’nun 24/2’nci maddesinde yemek ve yatmak giderlerine karşılık olmak üzere verilen harcırahların (gündeliklerin) aynı aylık seviyesindeki devlet memurlarına verilen gündelik seviyesinin veya devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşmamak şartı ile gider karşılığı sayılarak gider yazılabileceği belirtilmiştir. Söz konusu haddi aşan ödemelerin ise ücret ödemesi olarak kabul edilerek gelir vergisine tabi tutularak gider yazılması gerekeceği tabidir.

Yurt içi harcırah gündeliklerinin miktarı Harcırah Kanunu’nun 33’üncü maddesinde yazılı nispetler dahilinde kalmak şartıyla her yıl Bütçe Kanunları ile belirlenir. Yurt dışı harcırah gündeliklerinin miktarı ise gidilecek ülkeye, memur ve hizmetlerinin aylık veya ücret tutarları ile görevin mahiyetine göre, mali yıl itibariyle ve Maliye Bakanlığı’nın teklifi üzerine Bakanlar Kurulunca tayin olunur.

The expense recording of the travel and accommodation expenses
During the expense recording of the travel and accommodation expenses they have incurred, taxpayers may choose the taxpayers may choose the Actual Expense Method that is regulated in Article 40 of the Income Tax Code, or alternatively, they may adopt the Allowance Method   regulated in Article 24 of the Income Tax Code.

However, these two methods cannot be used  together. In  the event that a taxpayer who has chosen Actual Expense Method and who has recorded the travel expenditures incurred by an employee  during a business travel as expense on the basis of the documents presented to him; and at the same time, pays a travel allowance to  the same employee on account of his business travel, such allowances will be treated as wage payment, and will become subject to tax.  Such payments will then be treated as general expenses pursuant to Article 40/1 of the Income Tax Code. 

According to the Actual Expense Method,  the actual expenses incurred by the persons who made business travels, are recorded as expense based on documents. As indicated above, the  regulations concerning the Actual Expenses Method are  provided in  Article 40/1 of the Income Tax Code. Pursuant to the regulations provided in the said article, the travel expenses should be commensurate with the importance and scope of the work performed  and should not exceed the period that is envisaged for the accomplishment of the purpose of the travel.

The types of the .   travel and accommodation expenditures may be listed as follows:
All types of transportation examples: the concerned article does not impose any limitations regarding the transportation vehicles. Hence, provided that the purposes f the travel is not exceeded, all types of expenditures incurred for transportation purposes (such as Airplane, Train or Bus fares), can be recorded as expense.  Moreover, in cases when the employee is required to rent cars due to the nature of the travel, such car rental expenses are also allowed for expense recording.

All types of accommodation expenses:  Expenses relating to all types of accommodation  (such as hotel fees, etc.)  to incur during the travel.

Other expenses incurred during travel:  The other type of expenses incurred during the travel (porterage charges, park expenses, bridge tolls, highway tolls, etc.)

Meal Expenses:  The payments  extended for  the meals consumed during the travel, can be treated as expense.

I n order for the above types of expenses to be treated as expense, they should be verified by authenticating documents.

 According to the Allowance Method,  all of the travel expenses duly verified by authenticating documents, can be recorded as expense. The type of expenses that are defined as road expenses, include the fares paid for the inner-city, inter-city, or international transportation vehicles, and other levies paid in connection with such fares. In our opinion, other type of payments relating to the international travels, such as  visa and passport charges, should also be treated as road expenses.
            In the allowance method, the allowances paid in consideration of food and lodging expenses are also treated as deductible expenses. In Article 24/2 of the Income Tax Code, it is stated that the per diem allowances given in compensation for all actual travel expenses as well as for expenditures for food and lodging  shall be allowed for expense recording, provided that they do not exceed the per diem allowances exceed those given to State civil servants with the same monthly salary, or the highest limits of per diem allowances granted by the State, and that the per diem allowances exceeding this limit,  shall be subject to taxation as wage payment before their recognition as income.
 
            The amount of the per-diem allowances paid for domestic travels, are determined on each year in accordance with the Budgetary Laws, provided that the proportions stated in Article 33 of the Per-diem Allowance Act are  not exceeded.  Meanwhile the amount to be allocated to the concerned employee as per-diem payment, are determined by the Council of Ministers  upon the proposal of the Ministry of Finance, based on  the country where the concerned employee is assigned, the salary or wage totals and the nature of the duties of the  concerned officials or the employees.

http://www.muhasebevergi.com/content.aspx?id=583

------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.