Son zamanlarda özellikle aile şirketlerinde bir kurumsallaşma hareketinin başladığını, bu hareketin 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunun getirdiği yeni uygulamalar ile ivme kazandığını görüyoruz.

Hatta bir aile şirketi sahibi olmanın zorluklarından dem vuran patronların aile yönetiminin yönetimde ve karar alma konularında ciddi bir zafiyet yarattığını da ifade ediyorlar. Her şeyden önce şunu belirtmekte yarar görüyorum; Bir aile şirketi yöneticisi olmak kötü bir şey değildir. Evet,  zordur, streslidir ama bu durumu şirketin lehine çevirmeninin yolları da mevcuttur.

Kurumsallaşma ve Aile Anayasası

Aile şirketlerinde kurumsallaşmadan bahsedildiğinde akla gelen ilk şey aile anayasası olmaktadır. Şirketin kaynaklarının doğru dağıtılması ve şirketin tüzel kişiliğinin vurgulanması için aile anayasası gereklidir. Örneğin şirketi kuran aile bireyinin(lerinin) çocuklarının ki bunlara ikinci nesil diyebiliriz, yönetim mekanizmasında ya da icrada nerede hangi görevde ve ne kadar yetki ile çalışacakları hususları üzerinde derin tartışmalar çıkmaktadır. Birde bunlara gelin ve damatları, kuzen ve yeğenleri eklediğimizde durum şirketin menfaatini ve geleceğini düşünen aile bireylerini oldukça zorlamaktadır.

Hazırlanacak bir aile anayasası ile ortaya çıkması muhtemel birçok olumsuz durum önceden kontrol altına alınabilir ve aile bireylerinin hangi pozisyon için hangi yeterlilikleri sağlamaları gerektikleri yazılı olarak belirtilerek konu üzerindeki tartışmalara son verilebilir. Şüphesiz bu ve benzeri çalışmaların temel noktası şirketin ayrı bir tüzel kişiliğinin olduğu ve bunun korunması gerektiği düşüncesidir.  Ancak aile anayasası gerekli bir çalışma olsa bile yeterli bir çalışma olmayacaktır. Çünkü gelişen bir organizasyon içerisinde kontrol sağlanması, işlemler ve süreçler üzerinde çapraz kontrollerin tahsis edilmesi ve var olan kontrollerin test edilmesi çok daha farklı metodolojilerin konunun uzmanları tarafından uygulanması suretiyle gerçekleşir.

İç Kontrol

Artık herkesin dilinde dolaşan ya da aklının bir köşesinde bulunan kelime İç Kontrol kelimesidir. COSO Raporunda İç Kontrol; "Organizasyonların yönetim kurulu, yöneticileri ve çalışanları tarafından yönlendirilen, operasyonların etkinliğin ve verimliliğin, mali raporlama sisteminin güvenilirliği ile yasa ve düzenlemelere uygunluğun elde edilmesinde gereken makul güvenceyi sağlamak için tasarlanan bir süreçtir." şeklinde tanımlanmaktadır.

 İyi bir iç kontrol sistemi şirketin işlem ve kayıtlarının doğruluğu üzerinde makul bir güvence sağlar.  Çünkü iyi bir iç kontrol sisteminde kontroller süreç ve faaliyetlerin üzerine değil içerisine yerleştirilir. Böylelikle İç Kontrol için şirketin hedeflerine ulaşılabilmesi için gerekli alt yapıyı sağlayan ve  şirketin hedeflerine ulaşmasında kullanılan bir araçtır diyebiliriz.

İç Denetim

Şirketiniz için iç denetim bir nevi yatırımdır.

—Operasyonel uygulamalarınızın sağlıklı geri dönüşlerinin alınması,

—Faaliyetleriniz çerçevesinde riskli alanlarınızın belirlenmesi ve risklerin derecelendirilmesi

—Şirket faaliyetlerinin mevzuata uygunluğu

—Şirket faaliyetlerinin kurumun belirlediği kıstaslara uygunluğu

—Şirket kaynak ve varlıklarının güvence altında tutulması

vb. konularda iç denetim şirket Yönetimine raporlar hazırlayarak, Yönetimin sağlıklı kararlar almasını sağlar ve işlemlerin neticeleriyle alakalı geriye dönük araştırmalar ile zaman kaybetmesinin önüne geçilebilir.

İç denetim sadece mali ve finansal alanlarda çalışma yapmaz, iç denetimin çalışma alanı şirketin tüm faaliyetlerini kapsar.

Aile şirketlerinin dinamik yapısının uzmanlar tarafından iç kontrol alanın oluşturulması ve iç denetim raporlarının hazırlanması neticesinde kullanılması; aile şirketlerine faaliyetlerinde istikrar ve makul güvence kazandıracaktır. Dezavantaj gibi görünen bir durumun avantaja çevrilmesinin sırrı ise şirket yönetiminin kurumsallaşmaya ve iç denetime tam destek olmasında yatmaktadır. Yapılan düzenlemeleri ilk benimsemesi gereken şüphesiz şirketin tepe yönetimidir. Belirtmekte yarar görüyorum; Risklerin yönetilmesinin sorumluluğu şirket yönetimine aittir!

Saha tecrübelerimiz göstermiştir ki bir şirketin tepe yönetimi iç denetim ve kurumsallaşma konusunda yapılan çalışmalara inanmaz ve destek olmazsa bunu ilk etapta çalışanlardan beklemek sadece zaman kaybına neden olmaktadır. Örneğin Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilmeden evvel bir şirket sahibine “Artık sizin cebiniz ayrı şirketin kasası ayrı, siz şirketten bir miktar maaş alacaksınız bunun dışında şirket kasasından kendinize para almayacaksınız “ dediğimizde, şirket sahibine bu öneri pek mantıklı gelmemişti.(Bu husus 6102 sayılı TTK da 358.maddede düzenlenmiştir, cezai yaptırım aynı sayılı kanunun 562. Maddesinde açıklanmıştır.)

İç denetim hizmeti ister dışarıdan alınsın, ister şirket içerisinde ki İç Denetim Birimi tarafından gerçekleştirilsin şirketin bir parçasıdır. Ancak bu hizmetin bir sihirli değnek olmadığı unutulmamalıdır. Özellikle iç denetçilerin şirket içerisinde danışmanlık ve güvence hizmeti dışında icrada rol oynaması iç denetim açısından yine çok büyük bir risktir.

Hal böyleyken şirket sahiplerine ve şirket yöneticilerine lütfen ehil kişilerle çalışın ve “ince eleyip sık dokuyun” tavsiyesinde bulunmakta fayda vardır. Ramazan Kökez/Denetim Müdürü/Mazars

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.