Sosyal ve ekonomik hayatı kolaylaştıran en önemli araçlardan biri olan teknoloji, Yeni Türk Ticaret Kanunu (“Yeni TTK”) tarafından da benimsenmiş ve getirilen birçok yeniliklerle, ticari hayatta teknolojinin daha çok kullanılmasına ve işlemlerin bu yolla hızlanmasına imkân tanımıştır.

Yeni TTK ile çağdaş teknoloji uygulamalarına uyum sağlanması, ticari işlemlerin daha verimli, hızlı ve güvenli gerçekleştirilmesi için çeşitli alanlarda ve konularda elektronik işlemlere imkân tanıyan hükümler getirilmiştir.

Belge ve beyanların elektronik ortamda düzenlenmesi ve bu yolla tacirler arasında ihbar, ihtar ve benzeri beyanların güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılması mümkün kılınmıştır.

Yeni TTK’nın gerekçesinde de belirttiği üzere, Avrupa Birliği ülkelerinden genel olarak kabul gören bir uygulamanın, 1525. madde hükmü ile kanunlaştığı görülmektedir. Buna göre, beyanların, belgelerin ve senetlerin tarafların açıkça anlaşmaları durumunda, ihbarların, ihtarların, itirazların ve benzeri beyanların elektronik ortamda düzenlenmesi mümkün kılınmıştır. Bunlarla birlikte, taraflar faturaları, teyit mektuplarını, iştirak taahhütnamelerini, toplantı çağrılarını ve elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmelerini elektronik ortamda düzenleyebilecektir ve karşı tarafa yollayabilecektir. Taraflar söz konusu gönderilere elektronik ortam üzerinden, itiraz edebilecekler veya anılan gönderileri kabul edebileceklerdir. Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarların veya ihtarların, ayrıca hesap bakiyesinin belirlenmesi ile ilgili bildirimler güvenli elektronik imza kullanılarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi ile yapılabilecektir.

KEP sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenleneceği hükme bağlanmıştır.

KEP sistemi elektronik ortamda yapılan ihtar, ihbar veya herhangi bir gönderinin hukuki ve teknik güvenliğini sağlamak amacıyla getirilmiş bir sistem olarak karşımıza çıkmaktadır. KEP sisteminde hesap sahibinin kendi nam ve hesabına veya hesap sahibinin tüzel kişi olması durumunda, yetki verilmiş olan işlem yetkilisi tarafından hesap sahibinin nam ve hesabına kullanılması öngörülmektedir. Herhangi bir belge veya beyana KEP sistemi ile itiraz edilmesi durumunda, karşı taraf itirazın usulsüz bir şekilde yapıldığını iddia etmesi söz konusu olmayacaktır ve KEP sistemi ile gönderilen belge ve itirazların hukuki niteliği kesin delil olarak kabul edilecektir.

Poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler güvenli elektronik imza ile düzenlenemeyecektir.

6098 sayılı Borçlar Kanunu ile öngörülen güvenli elektronik imza, hukuki ve teknik açıdan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile düzenlenmiştir.

Anılan düzenlemelere ek olarak, Yeni TTK’nın 1526. maddesi ile güvenlik elektronik imzanın ticari hayattaki uygulama alanını belirlemiştir.

Söz konusu hüküm uyarınca poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler güvenli elektronik imza ile düzenlenemeyeceği ve bu senetlere ilişkin kabul, aval ve ciro gibi senet üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin güvenli elektronik imza ile yapılamayacağı belirlenmiştir. 1526. madde hükmü devamında, ticaret şirketleri ile gerçek ve tüzel kişi diğer tacirlere ilişkin olarak, Yeni TTK’nın zorunlu tuttuğu bütün işlemlerin elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabileceği ve bu işlemlerin dayanağı olan belgelerin de aynı usülle elektronik ortamda düzenlenebileceği hükme bağlanmıştır. Dikkat edilmesi gereken husus ise, şirket adına imza yetkisini haiz kişiler şirket namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imza atabileceklerdir.

Genel Kurul ve yönetim kurulu toplantıları elektronik ortamda yapılabilecektir.

Günümüzde pek çok ticaret şirketi çok uluslu bir yapıya sahiptir. Ayrıca, küreselleşen dünya ve iş hayatı nedeniyle, yönetim kurulu üyelerinin veya genel kurul üyelerinin bir araya getirilerek şirketler adına karar alma fonksiyonlarını yerine getirmeleri git gide güçleşmektedir.

Bununla birlikte, sermaye şirketlerinin verimli ve hızlı bir şekilde karar alma fonksiyonunu yerine getirmesi büyük bir önem arz etmektedir. Söz konusu ihtiyacı, Yeni TTK’nın getirdiği “Elektronik Ortamda Kurullar” başlıklı 1527. maddesi ile karşılamaya çalışmıştır. Anılan madde hükmüne göre, şirket Ana Sözleşmesi'nde düzenlenmiş olması koşulu ile sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulunun tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da görevlerini icra edebilecekleri belirlenmiştir.

Şirketlerin, genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünü Ana Sözleşmelerinde yer vermeleri gerekmektedir.

Yeni TTK’nın getirdiği bu yenilikten faydalanabilmek için bir takım şartların yerine getirilmesi gerekmektedir.

Elektronik ortamda oy kullanılabilmesi için;

• Şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması,

• Ortağın bu yolda istemde bulunması,

• Elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi,

• Oy kullananların kimliklerinin saklanması şarttır.

Yeni TTK, elektronik ortamı kullanmak isteyen ortaklar, pay sahipleri ve yönetim kurulu üyelerinin elektronik posta adreslerini şirkete bildirmelerini zorunlu kılmıştır.

Elektronik ortam genel kurula katılma ve oy verme işlemleri pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketler için zorunlu tutulmuşken, diğer şirketler için bir imkân olarak öngörülmüştür.

Ticaret sicili kayıtları elektronik ortamda tutulacaktır.

Yeni TTK’nın elektronik ortamların kullanılması yönünde getirdiği bir başka yenilik ise, ticaret sicili kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasıdır.

Kayıtların elektronik ortamda saklanmasına ilişkin usul ve esaslar Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılacak tüzükle belirleneceği hükme bağlanmış ve bu kayıtlar ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulabilen merkezi ortak veri tabanının oluşturulması öngörülmüştür.

İşletmeyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belge ve defterler elektronik ortamda saklanabilecektir.

Tacir olmanın gerektirdiği önemli sonuçlardan biri de, Yeni TTK’nın beşinci bölüm 64. maddesinde yer alan defter tutma yükümlülüğüdür. Yeni TTK uyarınca, tacirler, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgeyi, fotokopi, karbonlu kopya, mikro fiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.

Ancak, defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır.

Yeni TTK’nın “Son Hükümler” başlıklı bölümünün 1524. maddesinde "Elektronik İşlemler ve Bilgi Toplumu Hizmetleri" başlığı altında elektronik ortamda yapılabilecek işlemler düzenlenmiştir.

Sermaye şirketleri internet sitesi kurma ve internet sitelerini güncellemekle yükümlüdür. Bütün sermaye şirketleri internet sitesi kurmak ve gerekli bilgileri yayınlamakla yükümlüdür; internet sitesinde bulunması gereken bilgilerinin ana başlıkları Yeni TTK’nın 1524. maddesinde şu şekilde sıralamıştır;

a) Şirketçe kanunen yapılması gereken ilanlar,

b) Pay sahipleri ile ortakların menfaatlerini koruyabilmeleri ve haklarını bilinçli kullanabilmeleri için görmelerinin ve bilmelerinin yararlı olduğu belgeler, bilgiler, açıklamalar,

c) Yönetim ve müdürler kurulu tarafından alınan; rüçhan, değiştirme, alım, önerilme, değişim oranı, ayrılma karşılığı gibi haklara ilişkin kararlar; bunlarla ilgili bedellerin nasıl belirlendiğini gösteren hesapların dökümü,

d) Değerleme raporları, kurucular beyanı, payların halka arz edilmesine dair taahhütler, bunlara ait teminatlar ve garantiler; iflasın ertelenmesine veya benzeri konulara ilişkin karar metinleri; şirketin kendi paylarını iktisap etmesi hakkındaki genel kurul ve yönetim kurulu kararları, bu işlemlerle ilgili açıklamalar, bilgiler, belgeler,

e) Ticaret şirketlerinin birleşmesi, bölünmesi, tür değiştirmesi hâlinde, ortakların ve menfaat sahiplerinin incelemesine sunulan bilgiler, tablolar, belgeler; sermaye artırımı, azaltılması dâhil, esas sözleşme değişikliklerine ait belgeler, kararlar; imtiyazlı pay sahipleri genel kurulu kararları, menkul kıymet çıkarılması gibi işlemler dolayısıyla hazırlanan raporlar,

f) Genel kurullara ait olanlar dâhil her türlü çağrılara ait belgeler, raporlar, yönetim kurulu açıklamaları,

g) Şeffaflık ilkesi ve bilgi toplumu açısından açıklanması zorunlu bilgiler,

h) Bilgi alma kapsamında sorulan sorular, bunlara verilen cevaplar, diğer kanunlarda pay sahiplerinin veya ortakların aydınlatılması için öngörülen hususlar,

ı) Finansal tablolar, kanunen açıklanması gerekli ara tablolar, özel amaçlarla çıkarılan bilançolar ve diğer finansal tablolar, pay ve menfaat sahipleri bakımından bilinmesi gerekli finansal raporlamalar, bunların dipnotları ve ekleri,

i) Yönetim kurulunun yıllık raporu, kurumsal yönetim ilkelerine ne ölçüde uyulduğuna ilişkin yıllık değerlendirme açıklaması; yönetim kurulu başkan ve üyeleriyle yöneticilere ödenen her türlü paralar, temsil ve seyahat giderleri, tazminatlar, sigortalar ve benzeri ödemeler,

j) Denetçi, özel denetçi, işlem denetçisi raporları,

k) Yetkili kurul ve bakanlıkların konulmasını istedikleri, pay sahiplerini ve sermaye piyasasını ilgilendiren konulara ilişkin bilgiler.

Yeni TTK, yukarıda sayılan ve internet sitesi içeriğini oluşturacak bilgilerin, şirketlerce yayınlanmaması veya gereği gibi internet sitesine konulmaması durumunda, ilgili kararların iptal edilme sebebi sayılacağını ve cezai hükümlerin bu yönde saklı kaldığını hükme bağlayarak, bu yükümlülüklere uyulması gerekliliğini şart koşmuştur. Yeni TTK ile internet kurma yükümlülüğünü ihlal edenler için 6 aya kadar hapis cezası ve 100 günden 300 güne kadar adli para cezası ve internet sitesine konulması gereken içeriği usulüne uygun bir şekilde koymayanlar için ise 3 aya kadar hapis cezası ve 100 güne kadar adli para cezası öngörülmüştür.

Yeni TTK ile internet sitesi içeriğinin genel bir çerçevesi çizilmiştir. İkincil mevzuat kapsamında çıkarılacak “İnternet Sitesi Yönetmeliği” ile bu çerçevenin içi doldurulacak ve uygulamaya yönelik gerekli ayrıntılara yer verilecektir. Erdem Demirkan/Deloitte

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.