6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu(1) (YTTK)(2)’na göre, tacirler, ticarî defterleri tutmak ve defterlerinde, ticarî işlemleriyle malvarlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartlarına ve Kanun’a göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır (YTTK md. 64/f.1). Anılan yükümlülük, ister gerçek isterse tüzel kişi olsun, bütün tacirleri kapsamaktadır. Defter tutma yükümü, tacir sıfatını kazanma, tacir sayılma ve tacir gibi sorumlu olma tarihinden veya anından itibaren başlayacak, tacir sıfatının, tacir gibi sayılma ve tacir gibi sorumlu olma konumunun son bulmasına kadar devam edecektir(3). 6762 sayılı Eski Türk Ticaret Kanunu (ETTK)’nun ETTK’nın 66. maddesinin birinci fıkrasında tacir tarafından tutulması zorunlu olan defterler gerçek ve tüzel kişi tacir bazında sayılmış iken, YTTK’nın 64. maddesinin beşinci fıkrasında “Yevmiye, defteri kebir ve envanter defteri dışında tutulacak defterler Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu(4) tarafından bir tebliğ ile belirlenir.” denilmiştir. Anılan hükümden, “yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterinin” tutulmasının zorunlu olduğu, ancak,  Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurulu tarafından bu defterler haricinde bazı defterlerin tutulmasının da zorunlu hale getirilebileceği anlaşılmaktadır. Ayrıca, YTTK’nın 64. maddesinin dördüncü fıkrasında “Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticarî defterlerdir.” denilerek, anılan defterlerin de ticari defter sayıldığı açık bir şekilde belirtilmiş ve uygulamada tartışmalı olan bir konuya açıklık getirilmiştir. www.ozdogrular.com

Diğer yandan, YTTK’nın 65. maddesinde ticari defterlerin tutulmasında uyulması gereken birtakım usûl ve esaslara yer verilmiştir. İşte bu çalışmamızda, 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu gereği ticari defterlerin tutulması konusunda uyulması gereken usul ve esaslar ele alınacaktır.

II- TİCARÎ DEFTER TUTMA USÛL VE ESASLARI

A- TİCARİ DEFTERLERİN TÜRKÇE TUTULMASI

YTTK’nın 65. maddesinin birinci fıkrasına göre, ticari defterler  ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulmak zorundadır. Defterlerin Türkçe’den başka dil ile tutulamayacağına dair bu hüküm emredici niteliktedir(5).

B- DEFTERLERDE KULLANILAN KISALTMALARIN AÇIKÇA BE-LİRTİLMESİ

YTTK’ya göre, ticari defterler de ve kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları açıkça belirtilmelidir (YTTK md. 65/f.1). Kısaltmalar, harfler ve semboller, işlem yapan kişilerin adlarını, ticarî işletmelerin ve şirketlerin unvanlarını, konularını, gümrük veya diğer bir düzenlemenin pozisyon numaralarını ifade edebilir. Söz konusu kısaltmaların, sayıların, harf ve sembollerin anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olmalıdır(6).

C- KAYITLARIN EKSİKSİZ, DOĞRU, ZAMANINDA VE DÜZENLİ OLA-RAK YAPILMASI

YTTK’nın 65. maddesinin ikinci fıkrasında, “defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.” denilmiştir.

Anılan fıkra, bilânço ilkelerinden bazılarına, yani tamlık, doğruluk, zamanında kayıt ve düzen ilkelerine açıkça gönderme yapmış, ancak bunları tanımlamamıştır. Buna karşılık, anılan ilkeler, maddenin gerekçesinde tanımlanmıştır. www.ozdogrular.com

Tamlık, kısaca işletme iş ve işlemlerin eksiksiz olarak, yani herhangi bir boşluk yaratmadan muhasebeleştirilmesi, kaydı gereken bir iş ve işlemin kayıt dışı bırakılmaması demektir. Doğruluk, kaydın gerçeğe uygun ve sadık bir biçimde iş ve işlemi yansıtmasıdır. İşlemin gerçeğe sadık bir şekilde muhasebe kaydı haline gelmesi, inceleyenin yanlış yorumlara yöneltilmeden aktarılmasıdır. Zamanında kayıt, muhasebe kaydının zamanında yapılması, sonraya bırakılmaması gereğini ifade eder. İlke muhasebe kaydının 5-10 gün gibi belirli süre içinde yapılmasını öngörmemekte, genel kabul gören muhasebe kurallarına uygun olarak “zamanında” ölçüsünü kullanmaktadır. “Zamanında”, hemen veya derhal anlamına gelmediği gibi, haftalara da izin vermemekte, gerçekçi ancak kısa bir süreye yani, muhasebeleştirmenin olağan süresine işaret etmektedir. Düzen ilkesi ile ise, yapılan iş ve işlemlerin kaydının zaman akışına göre, yani kronolojik sırada tarih ve belge numarası dikkate alınarak yapılması kastedilmektedir(7). www.ozdogrular.com

D- KAYITLARIN USULE AYKIRI ÇİZİLMELERİNİN VE DEĞİŞTİRİL-MELERİNİN YASAKLANMASI

YTTK, bir yazım veya kaydın, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilmesini ve değiştirilmesini yasaklamaktadır. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler Kanun’a göre yasaktır (YTTK md. 65/f.3). www.ozdogrular.com

Dolayısıyla, çizimler, saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olmalıdır. Yani, eski kayıt, karalanmamalı, kapatılmamalı, herhangi bir madde veya araçla silinmemeli, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda sadece temiz bir biçimde çizilmelidir(8).

E- TİCARİ DEFTERLERİN VE KAYITLARIN DOSYALAMA ŞEK-LİNDE VEYA VERİ TAŞIYICILAR ARACILIĞIYLA TUTULMASI

YTTK’nın 65. maddesinin dördüncü fıkrasına göre, defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir. www.ozdogrular.com

Bir başka deyişle, YTTK, tacirlere; kayıtları, olguları ve işlemleri içeren ve aynı zamanda da kanıtlayan belgelerin saklanmasında ikili seçenek sunmaktadır. Bu seçeneklerden birincisi fizikî dosyalama, ikincisi ise veri taşıyıcılarının kullanılmasıdır. “Veri taşıyıcıları” terimi, özellikle mikrofişleri, CD’leri, magnetleri ve elektronik ortamı ifade eder(9). Ancak, muhasebenin bu tutuluş biçimleri ve bu konuda uygulanan yöntemler Türkiye Muhasebe Standartlarına uygun olmak zorundadır (YTTK md. 65/f.4). www.ozdogrular.com

Defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır (YTTK md. 65/f.4).

F- DEFTERLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI HALİNDE UYULMASI GEREKEN USUL VE ESASLAR

YTTK’ya göre, defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde, 65. maddenin birinci ilâ üçüncü fıkra hükümleri kıyas yoluyla uygulanacaktır (YTTK md. 65/f.4). Bir başka deyişle, elektronik ortamda tutulsalar dahi, defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulmak zorundadır. Yine, elektronik ortamda tutulan defter ve kayıtlarda kullanılan kısaltmaların, rakamların, harflerin ve sembollerin anlamları açıkça belirtilmelidir (YTTK md. 65/f.4, f.1). Elektronik ortamda tutulan defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar da, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılmalıdır (YTTK md. 65/f.4, f.2). Elektronik ortamda tutulan yazım veya kayıtlar, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmelerin yapılması da yasaktır (YTTK md. 65/f.4, f.1).

III- DEFTER TUTMA USUL VE ESASLARINA UYULMAMASI DURUMUNDA VERİLECEK CEZALAR

YTTK’nın 65. maddesinde yer verilen ve ticari defterlerin tutulmasında uyulması gereken usûl ve esaslar önceki kısımda izah edilmiş idi. YTTK’nın 562. maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde Kanun’un 65. maddesine uygun olarak defterlerini tutmayanların 200 günden az olmamak üzere adlî para cezasıyla cezalandırılacakları belirtilmektedir. www.ozdogrular.com

Dolayısıyla, YTTK’nın 65. maddesinde belirtilen defter tutma usul ve esaslarına uyulmaması durumunda, ilgililer, 4.000 TL’den 73.000 TL’ye kadar(10) adlî para cezası ile cezalandırılacaklardır (YTTK md. 562/f.1-d).

IV- ÖZET VE SONUÇ

6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu’nun 65. maddesi ile ticari defterlerin tutulması konusunda uyulması zorunlu birtakım usul ve esaslar getirilmiştir. Buna göre, ticari defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulacaktır. Ticari defterlerde ve kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları açıkça belirtilecektir. Yine, defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılacaktır. YTTK, bir yazım veya kaydın, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilmesini ve değiştirilmesini yasaklamaktadır. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler de Kanun’a göre yasaktır. www.ozdogrular.com

YTTK, tacirlere kayıtları, olguları ve işlemleri içeren ve aynı zamanda kanıtlayan belgelerin saklanması konusunda ise ikili bir seçenek sunmaktadır. Bu seçeneklerden birincisi fizikî dosyalama, ikincisi ise veri taşıyıcılarının kullanılmasıdır. Ancak, muhasebenin bu tutuluş biçimleri ve bu konuda uygulanan yöntemler Türkiye Muhasebe Standartları na uygun olmak zorundadır. YTTK, anılan usul ve esaslara uymayanlar için cezaî sorumluluk da öngörmektedir. Buna göre, YTTK’nın 65. maddesinde belirtilen defter tutma usul ve esaslarına uyulmaması durumunda, ilgililer, 4.000 TL’den 73.000 TL’ye kadar adlî para cezası ile cezalandırılacaklardır.

Soner ALTAŞ*

Yaklaşım

*          Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Başmüfettişi

(^●)         Bu çalışmada belirtilen görüşler yazarına ait olup, çalıştığı Kurum’u bağlamaz.

(1)         14.02.2011 tarih ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(2)         Çalışmamızda, karışıklığa sebebiyet vermemek için, 29.06.1956 tarih ve 6762 sayılı Kanun için Eski Türk Ticaret Kanunu manasında ETTK, 13.01.2011 tarih ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu için de Yeni Türk Ticaret Kanunu manasında YTTK kısaltmaları kullanılacaktır.

(3)         Bkz. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu Esas No:1/324, S. Sayısı: 96

(4)         YTTK’nın ilgili maddesinde “Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu” olarak geçmekle birlikte, 02.11.2011 tarih ve 28103 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 26.09.2011 tarih ve 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Kanun Hükmünde Kararname ile “Türkiye Muhasebe Standartlarını oluşturmak ve yayımlamak, bağımsız denetimde uygulama birliğini, gerekli güveni ve kaliteyi sağlamak, denetim standartlarını belirlemek, bağımsız denetçi ve bağımsız denetim kuruluşlarını yetkilendirmek ve bunların faaliyetlerini denetlemek ve bağımsız denetim alanında kamu gözetimi yapmak” yetkisini haiz Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun” kurulmuş; anılan KHK’nın 32. maddesinin üçüncü fıkrası ile de Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu (TMSK)’nın yasal dayanağını teşkil eden 28.07.1981 tarih ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun ek 1. maddesi yürürlükten kaldırılmıştır. 10.05.2012 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 26.04.2012 tarihli ve 6300 sayılı Kanun’un 7. maddesi ile de 660 sayılı KHK’nın geçici birinci maddesine “Diğer mevzuatta Türkiye Muhasebe Standartları Kuruluna yapılan atıflar, Kurum’a yapılmış sayılır.” şeklindeki üçüncü fıkra hükmü eklenmiştir. Bu itibarla, 6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu’nda geçen “Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu” ibarelerinin “Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu” olarak dikkate alınması gerekmektedir.

(5)         Bkz. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu Esas No:1/324, S. Sayısı: 96

(6)         Bkz. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu Esas No:1/324, S. Sayısı: 96

(7)         Bkz. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu Esas No:1/324, S. Sayısı: 96

(8)         Bkz. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu Esas No:1/324, S. Sayısı: 96

(9)         Bkz. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu Esas No:1/324, S. Sayısı: 96

(10)       26.09.2004 tarih ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun 52. maddesinin birinci fıkrasında adlî para cezasının “beş günden az ve kanunda aksine hüküm bulunmayan hallerde 730 günden fazla olmamak üzere belirlenen tam gün sayısının, bir gün karşılığı olarak takdir edilen miktar ile çarpılması suretiyle hesaplanan meblağın hükümlü tarafından Devlet Hazinesine ödenmesi”nden ibaret olduğu belirtilmiştir. TCK’nın bahsi geçen 52. maddesinin ikinci fıkrasında ise bir gün karşılığı adlî para cezasının miktarının en az yirmi, en fazla yüz Türk Lirası olması hükme bağlanmış ve miktarın -bu alt ve üst sınırlar arasında- kişinin ekonomik ve diğer şahsi halleri göz önünde bulundurularak takdir edileceği ifade edilmiştir. Bu hükümler çerçevesinde, YTTK’nın 65. maddesine uygun olarak defterlerini tutmayanlara, 4.000 (200x20=4.000) TL’den 73.000 (730x100=73.000) TL’ye kadar adlî para cezası verilecektir (YTTK md. 562/f.1-d).

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.