I- GİRİŞ 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu(1)’nun “Prim Belgeleri ve İşyeri Kayıtları” başlıklı 86. maddesinde aynen; “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmek zorundadır.” denilmektedir. Çalışmamızın amacı yukarıda ifade edilen kanuni zorunluluğu yerine getirmeden önce hangi hususlara dikkat edilmesi gerektiğini izah etmektir. www.ozdogrular.com II- KAYIT VE BELGELERİ İBRAZDA MUHATAP KİMDİR VE BİR SÜRE ÖNGÖRÜLMÜŞ MÜDÜR? Başlıktaki soruların cevabını, adı geçen Kanun’un 86. maddesinde bulmaktayız. Buna göre işverenler ile işyeri sahipleri işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere 10 yıl süreyle saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de 15 gün içinde ibraz etmek zorundadırlar. www.ozdogrular.com Belirtilen maddenin içeriğinde geçen “denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memur” ibaresinden kastedilen Sosyal Güvenlik Kurumu müfettişleri ve Sosyal Güvenlik Denetmenleridir. Zira, anılan Kanun’un 59. maddesinde belirtildiği üzere SGK, bu Kanun’un uygulanmasına ilişkin işlemlerin denetimi, Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurları eliyle yürütmektedir. SGK’nın teşkilat yapısına bakıldığında iki denetim birimi olduğu görülecektir. Onlar da; belirtildiği üzere SGK müfettişleri ve denetmenleridir. Dolayısıyla işverenler, işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazını anılan unvanlara sahip memurlarca istenilmesi durumunda ibraz etmekle yükümlüdürler. www.ozdogrular.com İşyeri kayıtları Kurum tarafından tebligatla istenebileceği gibi işveren ve/veya işveren vekili ile birlikte düzenlenmiş bir tutanakla da istenebilir. Tebligat bilindiği üzere 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na göre yapılan bildirimdir. Her iki durumda da süre 15 gün olup süre, tebligatın alındığı veya tutanağın düzenlendiği tarihi takip eden günden başlamaktadır. Söz konusu sürenin son gününün resmi tatile ya da mali tatile rastlaması muhtemeldir. Ki bu nedenle kanun koyucu bu gibi durumlara ayrıca izah etmiştir. Şöyle ki; yasal sürenin son gününün resmi tatile denk gelmesi durumunda süre, resmi tatil gününü takip eden iş gününün sonunda bitmiş sayılmaktadır. İkinci durumda yani yasal sürenin son gününün mali tatile (1-20 Temmuz) denk gelmesi durumunda ise 5604 Mali Tatil İhdas Edilmesi Hakkında Kanun’a göre söz konusu süre mali tatilin son gününü izleyen günden itibaren yedi gün uzayacaktır. Dolayısıyla böyle bir durumda kayıt ibrazı için son gün 27 Temmuz günü olacaktır. www.ozdogrular.com Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir husus da “İşgünü” kavramıdır. Dikkat edileceği üzere işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazı için verilen 15 “gün”lük sürenin hesabında sayılacak günlerin tatil olup olmamasının önemi yoktur. Yani işgünü kavramı sadece söz konusu sürenin son gününün resmi tatile denk gelmesi durumunda karşımıza çıkmaktadır. O da “son günü takip eden işgünü” ifadesinde geçtiği gibidir. Çoğu kez karşılaştığımız bu yanılgı kayıt ve belgelerin ibraz süresinin daha uzun algılanmasın, buna bağlı olarak ibrazın geç yapılmasına ve nihayet idari para cezasına maruz kalınmasına sebep olmaktadır. www.ozdogrular.com III- KAYIT VE BELGE İBRAZ EDEMEMENİN GEÇERLİ BİR MAZERETİ OLABİLİR Mİ? Bu konuda karşılaşılabilecek diğer bir durum da ibrazı istenen kayıt ve belgelerin ibrazının istenilen zamanda ya da hiçbir şekilde ibrazının mümkün olmaması durumudur. İstenilen kayıt ve belgelerin başka bir kurum tarafından inceleniyor olması, çıkan bir yangında tamamen yok olmuş olması, bir doğal afet sonucunda zayi ya da kayıp olması gibi çeşitli sebeplerle kayıt ve belgelerin ibrazı gecikebilir yahut mümkün olmayabilir. Bu gibi durumlarda işyeri kayıt ve belgelerin ibrazını talep eden denetim elemanına durumun yazıyla bildirilmesi gerekmekte olup yazı ekine durumu kanıtlayıcı bir belgenin sunulması gerekir. Zira sunulan mazeret bu kanıtlayıcı belgeye göre kabul görecek ya da görmeyecektir. Buna göre de söz konusu kayıt ve belgelerin ibrazı için ek süre verilecek, ibraz talebinden vazgeçilecek, daha doğrusu ibraz kabiliyetinin kalmadığı tespitine ve kanaatine varılacaktır. Bu noktada şunu da ifade etmek gerekmektedir; bahse konu mazeretin, söz konusu kayıt ve belgeler için yasal ibraz süresi olan 15 gün içinde bildirilmesi ve/veya ek süre talep edilmesi gerekir. Tersi durumda, işverenin her ne kadar geçerli bir mazereti olsa da kayıt ve belgeleri ibraz etmemiş gibi değerlendirilecek ve buna göre de idari para cezası uygulanacaktır. Mazeret bildirimine ve ek süre talebine ilişkin dilekçenin SGK İl Müdürlüklerine/Merkez Müdürlüklerine/Rehberlik ve Teftiş Grup Başkanlıklarına verilmesi mümkündür. Ancak, kayıt ve belgeleri isteyen makamın olduğu birime verilmesi işlemlerin daha çabuk yapılması açısından isabetli olacaktır. Diğer taraftan dilekçenin posta ve kargo ile gönderilmesi de imkân dâhilindedir. Postanın taahhütlü, iadeli taahhütlü veya Acele Posta Servisi kanalıyla olması ile adi posta ve kargo kanalıyla gönderilmesi arasında dilekçenin resmi kayıtlara geçiş tarihi açısından farklılık vardır. Buna göre, dilekçenin, adi posta veya kargoyla gönderilmesi halinde Kurum’un evrak kayıtlarına intikal ettiği tarih; taahhütlü, iadeli taahhütlü veya acele posta servisi şeklinde gönderilmesi halindeyse postaya verildiği tarih resmi kayıtlara geçtiği tarih olarak kabul edilecektir. www.ozdogrular.com IV- KAYIT VE BELGELERİ DÜZENLERKEN DİKKATSİZLİĞİN VEYA İHMALİN BEDELİ AĞIR OLABİLİR! İşverenlerin veya işveren vekillerinin dikkat etmesi gereken diğer bir husus da kayıt ve belgeleri ibraz önce kontrol edilip o an için düzeltilmesi ve/veya tamamlanması mümkün olan yanlışlıkların düzeltilmesi ve eksikliklerin tamamlanmasıdır. Bu noktada, bahsedilen durum en çok Ücret Tediye Bordrolarında karşımıza çıkmaktadır. Bilindiği üzere, 5510 sayılı Kanun’un 102/e-5. maddesinde aylık ücret tediye bordrosunda yer alması gereken bilgiler tahdidi olarak sıralanmıştır. Buna göre; ● İşyerinin sicil numarası, ● Bordronun ilişkin olduğu ay, ● Sigortalının adı, soyadı, ● Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ● Ücret ödenen gün sayısı, ● Sigortalının ücreti, ● Ödenen ücret tutarı, ● Ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Bu sekiz unsurdan herhangi birinin eksik olması geçerli sayılmayacak ve idari para cezası uygulanacaktır. Bahsi geçen idari para cezasının miktarı da her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı kadardır. www.ozdogrular.com Ücret tediye bordrosunda var olması öngörülen unsurlardan “sigortalının imzası” şartı, ücretin, makbuz karşılığında veya banka aracılığıyla yapılması durumunda aranmamaktadır. Bu husus, kanun maddesinde “imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç” denilmek suretiyle belirtilmiştir. www.ozdogrular.com V- 5510 SAYILI KANUN İLE GETİRİLEN YENİ DÜZENLEME Konuyla ilintili olarak, 5510 sayılı Kanunla getirilen yeni bir düzenleme bulunmaktadır. Onu da burada belirtmek yerinde olacaktır. Şöyle ki; mülga 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu’na göre çalışanı olmayan işyeri sahiplerinin işyeri kayıt ve belgelerini ibraz etme yükümlülüğü bulunmamaktaydı. 5510 sayılı Kanunla bu durum değişmiş ve Kanun’a uygun olarak istenilmesi durumunda işyeri kayıt ve belgelerinin ibraz edilmesi, artık, çalışanı olmayan işyerleri için de bir yükümlülüktür. Daha evvel de ifade edildiği üzere 5510 sayılı Yasa’nın 86. maddesinin işyeri kayıt ve belgelerini saklama ve ibraz süresini düzenleyen fıkrasında “işverenler ile işyeri sahipleri” ibaresine yer verilmiştir. Dolayısıyla 5510 sayılı Kanun kapsamında işyeri sayılmayan yani çalışanı olmayan işyeri sahipleri de Kurum tarafından ibrazı istenen işyeri kayıt ve belgelerini yasal süresinde ibraz etmek zorundadırlar. Aksi bir hal olması durumundaysa diğer sigortalı çalıştıran işyerleri gibi idari para cezası ödemek zorunda kalacaklarıdır. www.ozdogrular.com VI- SONUÇ Sosyal Güvenlik Mevzuatında idari para cezalarının ağır olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Bu cezaların en ağırlarından biri de kayıt ve belge ibraz edilmemesi durumunda verilen cezadır. Bunun yanında, kayıt ve belgelerin incelenmesi neticesinde tespit edilen Kanun’a uygun olmayan haller için de yüksek cezalar öngörülmüştür. Ama bazı durumlar var ki, bu durumları ibrazdan önce iyi bir kontrolle tespit etmek ve de gidermek mümkündür. Bu nedenle, çalışmamızda anlatmaya çalıştığımız hususların iyi öğrenilmesi ve tatbik edilmesi işverenlerimiz ve işyeri sahiplerimizin yararına olacaktır. Mithat YALÇIN* Yaklaşım * SGK, Kadıköy Sosyal Güvenlik Merkezi Müdürü, SGK Başmüfettişi (1) 16.06.2006 tarih ve 26200 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz. |
