I- GİRİŞ

Sosyal güvenlik mevzuatına göre işverenler kayıt tutmak, tuttukları kayıtları saklamak ve Kurum’ca istenildiğinde bunu ibraz etmekle zorunlu tutulmuşlardır. Kayıtların saklama zorunluluğu ve süresi 506 sayılı Yasa uygulamasında Yönetmelikle 5 yıl düzenlenmiş iken 5510 sayılı Yasa uygulamasında bu zorunluluk yasa hükmü olarak 10 yıl (kamu idareleri için 30) olarak belirlenmiştir.

Önceki ve sonraki sosyal sigorta yasalarının kayıt saklama süresini farklı olarak belirlemesi nedeni ile Kurum’un münferit olaylarda 2008 yılı öncesi kayıtlarının saklama süresinde birbiri ile çelişen kararları olduğu görülmektedir. O kadar ki Kurum’un farklı birimlerinde kayıt ibraz süreleri farklı farklı uygulanmaktadır. Kurum uygulamasındaki çelişkiler makalemizin konusudur. www.ozdogrular.com

II- 506 SAYILI YASA UYGULAMASI

506 sayılı Yasa’nın “Prim Belgeleri” başlıklı 79. maddesinde “İşveren, bir ay içinde çalıştırdığı sigortalının sigorta primleri ve destek primi hesabına esas tutulan kazançlar toplamı ve prim ödeme gün sayıları ile bu primleri gösteren ve örneği yönetmelikle belirlenen asıl veya ek belgeleri ait olduğu ayı veya dönemi takip eden ayın sonuna kadar Kuruma vermekle ve Kurum’ca istenilmesi halinde iş yeri kayıtlarını ibraz etmekle .. yükümlüdür.” denilerek işverenlerin ibraz yükümlülüğü düzenlenmiştir. Kanun metninde işyeri kayıt ve belgelerinin neler olduğu ve defter ve belgelerin saklanma süresi belirlenmemiştir. www.ozdogrular.com

Yasal dayanakları 506 sayılı Kanun’un 135. maddesi (B) fıkrası (c) bendinde olan ve 30.10.1987-30.04.2004 döneminde uygulanan S.S.İşlemleri Yönetmeliği’nin[1] 26. maddesinde “İşveren ve aracılar, işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi halinde sigorta müfettişine göstermek üzere on yıl süreyle saklamak zorundadırlar.” denilerek saklama süresi 10 yıl olarak belirlenmişken; 01.05.2004 tarihinde yürürlüğe giren S.S.İşlemleri Yönetmeliği’nin[2] “İşyeri Kayıtlarının İbrazı” başlıklı 30 maddesinde “İşverenler, aracılar ve sigortalıyı devir alan işverenler işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, gerektiğinde istenilmesi halinde, Kurum denetim elemanı ile bilanço esası dışında defter tutan veya defter tutmak zorunda olmayan işyerleri için de sigorta yoklama memuruna göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle saklamak zorundadırlar.” denilerek bu süre 5 yıla düşürülmüştür. 01.05.2004 tarihinden 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu yürürlüğe girdiği tarihe kadar bu son hüküm uygulanmıştır. www.ozdogrular.com

III- 5510 SAYILI YASA UYGULAMASI

a- 12.05.2012 tarihine kadar; 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun “Prim Belgeleri ve İşyeri Kayıtları” başlıklı 86. maddesi 2. fıkrasında “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.” denilerek işverenler ve (Bağ-Kurlu) işyeri sahiplerinin defter ve belgelerini saklama zorunluluğu yasa hükmü olarak düzenlenmiş ve saklama süreleri bakımından kamu idarelerinde farklı bir uygulamaya gidilmiştir. www.ozdogrular.com

İşyeri kayıtlarının ibrazı S.S.İşlemleri Yönetmeliği’nin[3] 114. maddesinde Yasa’ya paralel olarak düzenlenmiştir. Yeni Yasa’nın saklama süresini 5 yıldan 10 yıla çıkarması nedeni ile Yönetmeliğin “İşyeri Kayıtlarının İbrazında Zamanaşımı” başlıklı geçici 23. maddesinde 2008 yılı öncesi defter ve belgeler için ayrıca bir düzenleme yapılmıştır. Madde metninde

“Bu Yönetmeliğin 114. maddesinin birinci fıkrasında geçen defter ve belgeleri;

a) 10 yıl olan saklama süresi 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl olarak,

b) 30 yıl olan saklama süresi ise 2008 yılı için 5 ve sonraki yıllarda 30 yıl tamamlanıncaya kadar her yıl birer yıl artırılarak, uygulanır.” denilerek 2003, 2004, 2005, 2006 ve 2007 yılları defter ve belgelerinin ibrazında zamanaşımı süreleri belirlenmiştir.

b)12.05.2010 tarihinden sonra; 12.05.2012 tarihinde yayınlanan “yeni” Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde[4] önceki yönetmelikle düzenlenmiş bulunan kademeli geçiş kaldırılmış ve işverenlerin defter ve belge saklama süresi 107 maddede 10 ve 30 yıl olarak belirlenmiştir. www.ozdogrular.com

IV- KURUM’UN 2008 YILI ÖNCESİ KAYITLARININ İBRAZ SÜRELERİ İLE İLGİLİ BİRBİRİ İLE ÇELİŞEN KARARLARI

A- ESKİ YASA-YENİ YASA AYRIMI UYGULAMASI

Sosyal Güvenlik Kurumu Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı’nın 25.08.2010 tarih ve 10644588 sayılı Yazısı’nda “mülga 506 sayılı Yasa’nın 135. maddesi (b) fıkrası gereğince yayınlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin ‘Kayıtların İbrazı’ konulu 30 uncu maddesinde kayıtların ibraza çıkarılma süresi 5 yıl olarak öngörüldüğünden, 01.10.2008 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 5510 sayılı Yasa’nın 86. maddesi ikinci fıkrasında kayıt ve belgelerin ibraz süresi 10 belirlenmiş olsa da, belirtilen Yasa ve Yönetmelik hükmü gereğince 01.10.2008 öncesi kayıtların denetime çıkarılması bakımından zamanaşımı süresinin 5 yıl olarak dikkate alınması … değerlendirilmektedir” denilerek Kurum uygulamasında eski yasa-yeni yasa ayrımı yapılmış ve 2003-2004-2005-2006-2007 ve 01.01.2008-30.09.2008 dönemi kayıtların denetime çıkarılması bakımından zamanaşımı süresi 5 yıl; 01.10.2008 ve sonrası kayıtların denetime çıkarılması bakımından saklama süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir. www.ozdogrular.com

2- Eski Yönetmelik-Yeni Yönetmelik Ayrımı Uygulaması

Sosyal Güvenlik Kurumu’nun ilgili birime talimat niteliğindeki 20.03.2012 tarih ve 5398461 sayılı yazısında “yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin yürürlüğe girdiği 12 Mayıs 2010 tarihinde 5 yıl saklama süresini tamamlamayan yasal kayıt ve belgelerin 10 yıl süreyle saklanması gerektiği”[5] belirtilmiştir. Buna göre 2004 yılı ve öncesi kayıtların denetime çıkarılması bakımından zamanaşımı süresi 5 yıl; 2005 yılı ve sonrası kayıtların denetime çıkarılması bakımından saklama süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir. www.ozdogrular.com

V- 2003–2007 YILLARI İŞYERİ KAYITLARININ İBRAZINDA ZAMANAŞIMI SÜRESİ NEDİR?

Görüldüğü gibi Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı’nın uygulamasında 01.10.2008 tarihi öncesi kayıtları ibraz süresi 5 yıl, 01.10.2008 sonrası kayıtlar için 10 yıl olarak uygulanmaktadır. Sosyal Güvenlik Denetmenleri ise 2004 yılı ve öncesi kayıtlar için 5 yıl, 2005 ve sonrası kayıtlar için 10 yıl olarak uygulamaktadır. Bunun sonucu olarak Kurum’un dış memurlarından Sosyal Güvenlik Kurumu müfettişleri 2005-2006 yılları defterinin ibraz edilmemesi halinde herhangi bir idari para cezası uygulamamakta; denetmenleri ise idari para cezası uygulamaktadırlar. www.ozdogrular.com

İdari eylemler genellikle bir karara dayanırlar. Bu durumda eylemim dayandığı karar gerçek bir idari işlemdir.[6]

İdari kararlar, idarenin tek yanlı olarak iradesini açıklaması ile alınırlar. İdari işlem ve kararlar, kural olarak yazılı şekle tabidir. Bir başka deyişle, idari işlem veya kararın özünü oluşturan iradenin yazılı bir biçimde maddi aleme yansıtılmasıdır.[7]

İmza işlemin yetki unsuru ile ilgili önemli bir işaretidir. İmza işlemin varlığının önemli bir şartı ve işlemi yapanın iradesinin gösterilmesi aracıdır.[8]

Dolayısıyla imzalanmış bir karar hukuk aleminde idari işlem olarak tanımlanır. Bu kararın yürürlüğe girmesi için ayrıca genel tebliğ veya genelge ile duyurulmamış olması bu kararın varlığını sakatlamaz. Dolayısıyla Kurum’un 25.08.2010 tarih ve 10644588 sayılı Yazısı hukuk aleminde yer almaktadır ve uygulanması gereken bir idari işlemdir.

Kurum’un genel tebliğ veya genelge ile duyurulmamış 20.03.2012 tarih ve 5398461 sayılı yazısı da uygulanması gereken bir idari işlemdir. www.ozdogrular.com

Birbiri ile çelişen bu idari işlemlerden hangisi uygulanacaktır? Birden çok idari düzenleyici işlem arasındaki uyuşmazlıkların çözümünde kurallar şu şekildedir.

“Aynı idari makam tarafından aynı adla çıkartılan işlemler çelişen hüküm içeriyorsa sonraki tarihli işlem öncekini kaldırır kabul edilir.

Farklı idari organlarca yapılan aynı isimli düzenleyici işlemler arasında çelişki halinde bu idari makamların idare teşkilatı indeki yerine bakılır.  Kamu tüzelkişileri, yürüttükleri hizmetlerin gereklerini göz önünde tutarak merkezi idarenin düzenleyici işlemlerinden daha ağır hükümler getirebilir ancak daha hafif düzenlememe yapamaz.

Farklı organlarca yapılan farklı isimdeki düzenleyici işlemlerde ilk olarak işlemi yapan organın idare teşkilatı içindeki yerine bakılır.

Aynı yada birbirine eşit konumdaki idari organlarca yapılan işlemler arasında tüzük, yönetmelik ve diğer işlemler şeklinde sıralanır. Tüzük ve yönetmelik anayasada öngörülmüştür. www.ozdogrular.com

İdari teşkilat içersinde aynı yeri işgal eden aynı konumda olan idari makamların aynı ismi taşıyan ve birbiriyle çelişen hükümleri olan düzenleyici işlemleri yetki kuralları uygulanarak çözülür.”[9]

Dolayısıyla halen hukuk aleminde yer alan Sosyal Güvenlik Başkanlığı’nın farklı birimlerince alınan iki farklı idari kararın Sosyal Güvenlik Başkanlığı’nca düzeltilmesi gerekmektedir.

Burada dikkati çeken diğer hususda her iki kararın da 5510 sayılı Yasa’ya aykırı olmasıdır. Zira 5510 sayılı Yasa defter ve belge saklama süresini 10 yıl olarak belirlemiştir. Bu nedenle Yasa yayınlandığında işverenlerin ellerinde bulunan belgeleri saklama süresi 10 yıl olarak kabul edilmeli eski yasa/yeni yasa, eski yönetmelik/yeni yönetmelik ayrımı gibi Yasa ile çelişen yorumlar bir kenara bırakılmalıdır. Ancak daha da önemlisi uygulama birliğidir. www.ozdogrular.com

VI- SONUÇ

Kurum’un ayrı birimleri alınan idari kararlar ile defter ve belge ibrazında farklı süreler uygulamaktadır. Kayıt Sosyal Güvenlik Kurumu müfettişine ibraz edilecekse farklı kural, denetmenine ibraz edilecekse farklı kural uygulanmakta, (örn.) 2006 yılı yevmiye defteri müfettişe ibraz edilmeyince herhangi bir yaptırım uygulanmaz iken denetmene ibraz edilmeyince 12 asgari ücret tutarında idari para cezası uygulanmaktadır. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı’nca sözkonusu çelişki bir an önce giderilmeli ve (belirlenen uygulama) işverenlere ve meslek mensuplarını genel tebliğ ile duyurulmalıdır. www.ozdogrular.com

Kanaatimizce defter ve belge saklama süresi 5510 sayılı Yasa’nın amir hükmü gereği 10 yıldır ve yasa yayınlandığında işverenlerin ellerinde bulundurdukları belgeler on yıl süre ile saklanmalıdır.

Serdar GÜNAY*

E-Yaklaşım

*  Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Başmüfettişi
[1] 30.10.1987 tarih ve 19619 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

[2] 16.01.2004 tarih ve 25348 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

[3] 28.08.2008 tarih ve 26981 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

[4] 12.05.20120 tarih ve 27579 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

[5] Murat GÖKTAŞ - Murat ÖZDAMAR, “İşyerine Ait Defter, Kayıt ve Belgeler Ne Kadar Süreyle Saklanmalıdır?”, Yaklaşım, Sayı: 234, s. 188

[6] Bahtiyar AKYILMAZ, İdari İşlemin Yapılış Usulü, Ankara, Yetkin Yayınları, 2000, s. 24

[7] Metin GÜNDAY, İdare Hukuku, İmaj Yayıncılık, Ankara 2002, s.111-154

[8] AKYILMAZ, age, s. 196

[9] İdare Hukuku, www.kpssdershanesi.com

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.