6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (Yeni TTK) 210.maddesinin birinci fıkrasına dayanılarak hazırlanan, ticaret şirketlerinin denetlenmesine ilişkin "Ticaret Şirketlerinin Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca Denetlenmesi Hakkında Yönetmelik" 28 Ağustos 2012 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanarak, aynı gün yürürlüğe girmiştir.

Yönetmeliğin amacı, Yeni TTK'nın 210. maddesinin birinci fıkrasında belirtildiği üzere ticaret şirketlerinin kuruluş, organlarının karar alma ve çalışma, tescil ve ilan, sona erme, ticari defterlerinin tutulması, finansal tablolar, şirket sözleşmeleri, sermaye artırımı ve azatlımı gibi işlemlerinin denetlenmesi ve bu denetime ilişkin ilkelerin ve usullerin düzenlenmesidir

Denetim görevini üstlenmiş olan Gümrük ve Ticaret Bakanlığı (Bakanlık); ticaret şirketlerinin tüm işlemlerinin Kanun'a ve Kanun'a dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere uygunluğunu denetlemek, uygunsuzlukların giderilmesi için rehberlik etmek, cezai sorumluluğu tespit edilenleri yetkili makamlara, hukuki sorumluluğu tespit edilenleri de genel kurul gündemine alınıp görüşülmek üzere şirketin yönetim organına bildirmek ve uygulamada ortaya çıkan aksaklıkların giderilmesine yönelik tedbirlerin alınmasını sağlamak ile görevlidir.

Denetim faaliyeti Bakanlık denetim elemanları olarak tanımlanan; Gümrük ve Ticaret Başmüfettişleri, Gümrük ve Ticaret Müfettişleri ile Gümrük ve Ticaret Müfettiş Yardımcıları tarafından yapılacaktır.

I. Denetime konu işlemler

Ticaret şirketlerinin Bakanlığın denetimine tabi işlemleri Yönetmelik' te sayılmıştır.

Bunlar;

-        Kuruluş işlemleri,

-        Ticaret siciline tescil ve ilan işlemleri,

-        Ticaret unvanına ve işletme adına ilişkin işlemler,

-        Ticari defterlere ilişkin işlemler,

-        Birleşme, bölünme ve tür değiştirme işlemleri,

-        Şirketler topluluğuna,  bağlılığa ve hakimiyete ilişkin işlemler,

-        Genel kurulun çağrılmasına, toplanmasına, karar almasına, görevlerine ve yetkilerine ilişkin işlemler,

-        Yönetim organının oluşumuna, toplanmasına, karar almasına, sorumluluğuna, görev ve yetkilerine yönelik işlemler,

-        Denetçinin seçilmesine ilişkin işlemler,

-        Şirket sözleşmesinin değiştirilmesine ilişkin işlemler,

-        Paya ve sermaye koyma borcuna ilişkin işlemler,

-        Menkul kıymet işlemleri,

-        Sermayenin artırılması, azaltılması ve tamamlanması işlemleri,

-        Finansal tablolara, yıllık faaliyet raporlarına ve yedek akçelere yönelik işlemler,

-        Kar, kazanç ve tasfiye payına ilişkin işlemler,

-        Elektronik ve bilgi toplumu hizmetlerine ilişkin işlemler,

-        Sona erme ve tasfiyeye ilişkin işlemler

-        Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere konu işlemler,

olarak sıralanmıştır. Bir örnek vermek gerekirse, şirket yönetim kurulu tarafından hazırlanan ve genel kurul kararı ile dağıtılan kar payının doğru hesaplanıp hesaplanmadığı veya doğru dağıtılıp dağıtılmadığı Bakanlık denetim elemanlarınca denetlenecektir. Temettü tutarı yanlış hesaplandıysa, örneğin fazla hesaplanıp ödendiyse, durumu genel kurul gündemine alınıp görüşülmesi için yönetim organına bildirecek ve devamında işlemin doğru yapılıp yapılmadığını tekrar denetleyebilecektir.

II. Denetim ilkeleri

Ticaret şirketlerinin işlemleri; tarafsızlık, eşitlik, dürüstlük, gizlilik ve mesleki özen ilkeleri başta olmak üzere Bakanlıkça denetlenir. Bakanlıkça yapılan denetimlerde aşağıdaki esaslara uyulmalıdır:

—Denetim kanıtlarının toplanılmasında, önyargısız ve tarafsız davranılır.

—Toplanılan kanıtlar, adil ve nesnel şekilde değerlendirilir.

—Ulaşılan sonuçlar, yeterli ve uygun kanıtlara dayandırılır ve bu konuda azami mesleki özen ve dikkat gösterilir.

—Gerektiğinde denetlenenlerin incelenen işlemler hakkında görüşleri alınır.

—Denetim faaliyetleri yerine getirilirken kanun önünde eşitlik ilkesine uygun hareket edilir.

—Denetim çalışmaları dürüstlük ve sorumluluk duygusu içinde yürütülür.

—Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi ve raporlanması aşamalarında gizliliğe riayet edilir.

III. Denetim teknikleri

Denetim elemanları varlık incelemesi, gözlem, doğrulama, bilgi toplama, kayıt sisteminin kontrolü, hesaplama ve belge incelemesi gibi tekniklerin hepsini veya bir kısmını ya da bu tekniklere benzer diğer teknikleri kullanmak suretiyle yeterli ve gerekli denetim kantlarını toplarlar.

Denetim kanıtlarının toplanmasının amacı, ticaret şirketinin bütün işlemlerinin gerçeğe uygun, doğru tutarlarla kaydedildiğinin, hak ve yükümlülüklerin gerçek olduğunun, yapılan işlemlerin Kanuna ve Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere uygunluğunun saptanmasıdır.

IV. Denetim usulü

Denetim elemanları Bakanlık adına ticaret şirketlerini denetlemek ile görevlendirilmişlerdir. Denetim resen veya şirket ortaklarının istemi ile gerçekleşebileceği gibi, ihbar ve şikayet üzerine de yapılabilir.

Şirketin işlemleri, şirketin merkezinde ve gerektiğinde şubelerde veya ticari işletmesinde denetlenir. Ancak koşulların elverişli olmaması halinde denetim bir başka yerde de sürdürülebileceği gibi, şirket teknolojik alt yapısı denetimin elektronik ortamda yapılmasına elverişliyse, denetim elektronik ortamda erişim sağlanması ile de gerçekleştirilebilir.

V. Raporlar

Denetim elemanları denetimin tamamlanmasını takiben 3 adet rapor düzenlerler. Bu raporlar;

—Teftiş raporu

—Soruşturma raporu

—İnceleme raporu

olarak sıralanmıştır.

Teftiş raporu denetim teknikleri kullanılarak, şirket işlemlerinin Kanuna ve Kanuna dayanılarak çıkarılan düzenleyici işlemlere uygunluğunun incelenmesi sonucu düzenlenen rapordur.

Soruşturma raporu denetim sırasında suç teşkil eden hususların öğrenilmesi üzerine yetkili makama gönderilmek üzere düzenlenen rapordur.

İnceleme raporu teftiş ve soruşturma raporlarına konu olmayan hususlarda düzenlenen rapordur.

Bu raporlara dayanılarak;

- Denetim elemanları tarafından Bakanlıkça fesih davası açılabilmesi için bir inceleme raporu düzenlenebilir.

—İlgililerin hukuki sorumluluğunu gerektiren durumların genel kurul gündemine alınarak ortakların bilgisine sunulması istenebilir.

- İdari para cezalarının uygulanması istenebilir.

VI. Denetlenenlerin yükümlülükleri

Ticaret şirketi yönetim organlarının üyeleri, yönetimle görevlendirilen kişiler, komiteler, şirket çalışanları denetim elemanlarının istemi üzerine denetime konu işlemler ile ilgili her tür bilgi ve belgeyi, uygun bir süre içerisinde denetim elemanlarının incelemesine sunmak zorundadırlar. Uygun süre iki iş gününden az ve on iş gününden fazla olamayacaktır. Bununla beraber,  haklı sebeplerin varlığı halinde süre denetim elemanınca uzatılabilecektir.

Yönetmeliğin 10. maddesinde, gizli dahi olsa her türlü bilgi ve belgenin istem üzerine denetim elemanlarının incelemesine sunulacağı belirtilmektedir. Belirtmek gerekir ki, denetim elemanın her türlü bilgi ve belgeyi şirketten talep etme hakkı bulunmamaktadır. Yeni TTK'nın 562. maddesi çerçevesinde, Kanun gereği tutulmakla veya muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgileri denetim elemanlarına sunmamak cezai sorumluluğu gerektirebilecektir. Bilgi ve belgeleri denetim elemanlarının incelenmesine sunmaktan imtina edenler önce yazılı olarak uyarılacaktır. Bu uyarıya karşın bilgi ve belgelerin temin edilmemesi halinde Yeni TTK'nın 562. maddesi dördüncü fıkrası uyarınca üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezası verilebilecektir.

VII. Diğer gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri

Denetlenenin yanı sıra, kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, kamuya yararlı dernekler, noterler, bankalar, sigorta şirketleri ile diğer gerçek ve tüzel kişiler, denetimin gereği olarak, denetim elemanınca istenilen bilgi ve belgeleri denetim elemanlarının incelemesine sunmakla ve gerekli yardımı sağlamakla yükümlüdürler.

Eski Ticaret Kanunu'ndan farklı olarak Yeni Türk Ticaret Kanununda yöneticilerin cezai sorumluluğunu (adli veya idari para cezaları ile hapis cezaları) gerektiren düzenlemeler de olduğundan bu denetimlerin sıklığının ve öneminin artacağı kanaatindeyiz. Nitekim bu cezalar denetim elemanlarının yapacakları incelemeler sonucunda hazırlayacakları raporlara dayalı olarak uygulanacaktır. Bu itibarla Yeni Türk Ticaret Kanunu'na uygun işlem yapılmasının ve faaliyette bulunulmasının, yeni dönem de daha büyük önem arz edeceği kanaatindeyiz. E&Y

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.