Her geçen gün yeni bir elektronik uygulamayla tanışıyoruz. Bundan 20-30 yıl öncesini düşündüğümüzde, bugünlerde dünya sanki daha hızlı dönüyor gibi…

Son teknoloji diye aldığımız elektronik aletlerin, birkaç yıl içerisinde modası geçiyor.

Elektronik uygulamaların içinde en sık kullandıklarımızdan biri de, hiç kuşkusuz bankaların internet siteleri. Bankacılık işlemlerinin neredeyse tümü internet üzerinden, şubeye gitmeden yapılabiliyor. Bu sayede de insanlar kuyruk beklemeden işlerini çok kısa sürede halletmiş oluyorlar. Gazeteleri internetten okuyoruz, alışverişleri dahi artık internetten yapıyoruz. Vergi mükellefleri de beyanname veya bildirimlerinin çoğunu elektronik olarak hazırlıyor ve gönderiyorlar.

Temmuz başında yürürlüğe giren Yeni Türk Ticaret Kanunu ile sanal dünyamıza yeni bir uygulama daha eklendi. Artık anonim şirket ortakları belli şartlarla genel kurul toplantılarına elektronik olarak katılabilecekler, görüşlerini iletebilecekler ve oy kullanabilecekler.

Bu uygulamanın esasları “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ve elektronik genel kurul sisteminin kuruluş ve işleyişine ilişkin olarak çıkarılan bir tebliğ ile belirlendi. Bu düzenlemeler Ağustos sonuna doğru yayımlanmasına rağmen, hemen yürürlüğe girmedi. Elektronik genel kurul uygulamasının, özellikle teknik altyapı açısından belli hazırlıklar gerektirmesinden dolayı, uygulama tarihi 1 Ekim 2012 olarak belirlendi.

Bu haftaki yazımızı, yukarıda belirtilen yönetmelik ve tebliğ ile çerçevesi çizilen, anonim şirketlerin elektronik ortamda gerçekleştirebilecekleri genel kurul toplantılarına ilişkin açıklamalara ayırdık.

Borsa şirketlerine zorunlu

Genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması, pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketler bakımından zorunlu hale geliyor. Ama borsada olmayan anonim şirketler ve hisse senetleri borsaya kote olmamış halka açık anonim şirketler açısından ise böyle bir zorunluluk bulunmuyor. Elektronik genel kurul sistemini kullanıp kullanmamaları bu şirketlerin tercihine bırakılmış durumda.

1 Ekimden sonraki toplantılar için geçerli

Yukarıda da belirttiğimiz gibi Yönetmelik 1 Ekim 2012’de yürürlüğe giriyor. Dolayısıyla bu tarihten sonra hisseleri borsaya kote edilmiş şirketlerin genel kurulları elektronik olarak yapılacak, diğer şirketler ise bu tarihten sonraki genel kurullarını isterlerse elektronik ortamda genel kurul sistemi kapsamında, isterlerse de eskiden olduğu gibi gerçekleştirebilecekler.

Ancak 1 Ekim’den önce çağrısı yapılmış genel kurulların elektronik ortamda yapılma zorunluluğu bulunmuyor.

Esas sözleşme değişikliği şart

Elektronik genel kurulun yapılabilmesi için öncelikle, şirket ana sözleşmesinde, genel kurul toplantılarının düzenlendiği maddelerden birinin içerisine, buna izin veren bir hükmün eklenmesi gerekiyor. Eklenecek olan hüküm yönetmelikte yer alıyor. Ancak bu hükmün aynen, hiçbir değişiklik yapılmadan esas sözleşmeye aktarılması şart.

Payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde, 1 Ekim’den sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında, yukarıda yer verilen esas sözleşme değişikliğinin yapılması gerekiyor. Bununla beraber, söz konusu şirketlerde esas sözleşme değişikliğinin ilk genel kurulda yapılacak olması, Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği 1 Ekim 2012 tarihi itibarıyla hak sahiplerinin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmaları için gerekli olan sistemin kurulması ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkânının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmıyor.

Fiziki toplantıya devam

Esas sözleşmelerinde bu hükme yer veren anonim şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundalar. Bu bütün genel kurulun elektronik olarak yapılacağı, eskiden olduğu gibi fiziken bir toplantının yapılmayacağı anlamına gelmiyor.

Düzenleme uyarınca 1 Ekimden sonra anonim şirketler tarafından fiziki olarak genel kurul toplantıları yapılacak, isteyen veya fiziki olarak katılması mümkün olmayan (örneğin yurtdışında olan üyeler gibi) üyelere elektronik olarak toplantıya katılma, görüşlerini sunma ve oylamaya katılma imkanı verilecektir. Böylelikle hisseleri borsaya kote anonim şirketler ile isteğe bağlı olarak elektronik genel kurul sistemini uygulayan anonim şirketler ortaklarına hem fiziki genel kurul, hem de elektronik ortamda genel kurul imkanını bir arada sunacaklardır.

Elektronik genel kurul sistemi (EGKS)

EGKS, anonim şirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılmayı teminen, hisseleri borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından sağlanacak elektronik platform olarak tanımlanıyor. Diğer şirketler açısından EGKS ise kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bir bilişim sistemini ifade ediyor.

Buna göre hisseleri borsaya kote olan şirketler dışındaki anonim şirketlerin ortaklarının, elektronik ortamda oy kullanabilmesi için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, ortağın bu yolda istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanması ve oy kullananların kimliklerinin saklanması gerekiyor.

Şirketler kendi kuracakları EGKS’ nin uygunluğu ile ilgili yukarıda belirtilen teknik raporu TÜBİTAK, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bu konuda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlere yaptıracakları denetim sonucunda alabilirler. Bu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporun aynı zamanda ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirilmesi de gerekiyor.

Katılım bilgisi

Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri, bu tercihlerini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS’ den bildirmek zorundadırlar. Bu süre, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde bir gün olarak uygulanıyor.

Şirket, genel kurula katılma taleplerini en geç iki iş günü içinde kontrol ederek EGKS’ den kabul veya reddeder. Bu süre içinde reddedilmeyen talepler kabul edilmiş sayılır. Bu hüküm, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirket genel kurullarında uygulanmıyor.

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini genel kurul tarihinden bir gün öncesine kadar EGKS’ de geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki talebini geri almayan hak sahibi veya temsilcisinin toplantıya fiziken katılması mümkün değildir.

Toplantıya katılım

Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir. Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır.

Güvenli elektronik imza ise ilgili yasada;

— Münhasıran imza sahibine bağlı olan,

— Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,

— Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,

— İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan,

elektronik imza şeklinde tanımlanıyor. Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğuruyor.

Elektronik ortamda görüş açıklama ve oy kullanma

Elektronik ortamda toplantıya katılan hak sahibi, görüşülmekte olan gündeme ilişkin görüşünü EGKS’ de yazılı olarak iletebilir. Hak sahibi her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir. Her bir görüş en fazla 600 karakter olabilir.

Gündemdeki konulara ilişkin oylama, toplantı başkanı tarafından fiziki ve elektronik ortamda katılan hak sahipleri için aynı anda başlatılır. Her gündem maddesinin ayrı ayrı oylanması zorunludur. Elektronik ortamda oyların gönderilmesi beş dakika ile sınırlıdır.

Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy vermenin hukuki sonuçları ile fiziki katılmanın ve oy vermenin hukuki sonuçları arasında hiçbir fark bulunmuyor.

Genel kurul toplantılarına elektronik olarak katılabilmenin, her işlemin elektronik olarak yapılabildiği çağımızda bir gereklilik olduğu açıktır. Bu uygulamanın anonim şirketlerin özellikle küçük ortakları açısından olumlu olduğunu, toplantılara katılımı ve şirketin gelişimi ile ilgili yeni fikirlerin ifade edilmesini kolaylaştıracağını düşünüyoruz. M. Fatih Köprü/E&Y

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.