I- GİRİŞ

Hemen her işletmede özellikle pazarlama, lojistik, inşaat, denetim şirketlerinde çalışan personel işlerinin bir gereği olarak sık sık seyahat edebilmekte, bu seyahatleri sırasında da yeme - içme başta olmak üzere bir takım giderler yapabilmektedirler. Uygulamada, genellikle seyahat sırasında yapılan bu giderler, fatura düzenleme haddinin altında kalması (2013 yılı için 800 TL) nedeniyle perakende satış fişi/yazar kasa fişleri ile belgelendirilmektedir. Şirketler ise, söz konusu giderleri perakende satış fişi/yazar kasa fişlerine dayanarak gider kaydetmekte ve KDV’lerini indirim konusu yapmaktadırlar.

Aşağıda, seyahat sırasında yapılan söz konusu giderlerin perakende satış fişi/yazar kasa fişi ile belgelendirilip belgelendirilemeyeceği, şirketlerin bu giderleri anılan belgelere dayalı olarak gider kaydedip kaydedemeyecekleri ve KDV’lerini indirim konusu yapıp yapamayacakları konularında açıklamalar yapılacaktır. www.ozdogrular.com

II- İŞ SEYAHATLERİNDE PERSONELİN YEME, İÇME GİBİ HARCAMALARINI PERAKENDE SATIŞ FİŞİ/YAZAR KASA FİŞİ İLE BELGELEYEMEYECEKLERİ, MUTLAKA FATURA ALMALARI GEREKTİĞİ

A- MÜKELLEFLERİN GİDERLERİNİ PRENSİP OLARAK FATURA İLE BELGELENDİRMELERİ GEREKTİĞİ

Vergi Usul Kanunu’nun 232. maddesinde, “Birinci ve ikinci sınıf tüccarlarla defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin;

- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara;

- Serbest meslek erbabına;

- Kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlara;

- Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere;

- Vergiden muaf esnafa

sattıkları emtia veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak mecburiyetinde oldukları” hükme bağlanmış, “yukarıdakiler dışında kalanların, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin 2013 yılı için 800 TL’yi geçmesi veya bedelin 800 TL’den az olsa dahi istemeleri halinde emtiayı satanın veya işi yapanın fatura vermesinin mecburi olduğu” hüküm altına alınmıştır. www.ozdogrular.com

Konu ile ilgili olarak yayımlanan 167 Sıra No.lu Vergi Usul Genel Tebliği’nde, “birinci ve ikinci sınıf tüccarlarla defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin yukarıda 5 madde halinde sayılan kimselere sattıkları emtia veya yaptıkları işler için satılan emtianın veya yapılan işin bedeli ne olursa olsun fatura vermelerinin, emtiayı satın alan veya hizmeti yaptıran bu kimselerinde fatura istemelerinin ve almalarının zorunlu olduğu ve  bunlar için perakende satış fişlerinin geçerli olmayacağı” açıklanmıştır(1).

B- GİDER TEVSİKİNDE FATURA ARANILMA ZORUNLULUĞUNUN İSTİSNASI: PERAKENDE SATIŞ/YAZAR KASA FİŞLERİ İLE BELGELENDİRİLEBİLECEK GİDERLER

Genel prensip giderlerin fatura veya benzeri belgeler (gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu gibi) ile tevsik edilmesi (belgelenmesi) olmakla birlikte, Maliye Bakanlığı yayımladığı Tebliğlerle bu düzenlemeye istisnalar getirerek, bazı alımlarda perakende satış veya yazar kasa fişlerini gider belgesi olarak kabul etmiştir. www.ozdogrular.com

Bunlar aşağıdadır:

1- 204 ve 206 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile, mükelleflerin ticari faaliyetlerine ilişkin olarak işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın aldıkları (kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi) ve bedeli fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen kanuni haddi aşmayan mal ve hizmet bedelleri için düzenlenen perakende satış/yazar kasa fişleri gider belgesi olarak kabul edilmiştir.

Örnek vermek gerekirse; faaliyetlere ilişkin olarak işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla,

- İşyerinde personele yemek vermek veya ikram amacıyla satın alınan yiyecek ve içecekler,

- Kırtasiye ve sair büro malzemesi (bilgisayar sarf malzemesi gibi) alımları,

- Temizlik malzemesi alımları,

- Ampul, pil, tüp gaz alımları vb.

perakende satış/yazar kasa fişleri ile belgelendirilebilir. 

2- 275 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile taksi işleten mükelleflerden alınan ve tutarı fatura düzenleme mecburiyetine ilişkin kanuni haddi aşmayan (2013 yılı için 800 TL) perakende satış fişleri gider belgesi olarak kabul edilmiştir.

3- 58 Seri No.lu Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanunla İlgili Genel Tebliğ ile mükelleflerin ticari, zirai ve mesleki faaliyetleriyle ilgili olarak satın aldıkları fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen kanuni haddi aşmayan akaryakıt bedeli karşılığında düzenlenecek ödeme kaydedici cihaz fişleri gider belgesi olarak kabul edilmiştir. Fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen kanuni haddi aşan satışlarda ise fatura düzenlenmesi gerektiği belirtilmiştir. www.ozdogrular.com

4- 68 Seri No.lu Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanunla İlgili Genel Tebliği ile,  mükelleflerin ticari, zirai ve mesleki faaliyetleriyle ilgili olarak satın aldıkları akaryakıt karşılığında akaryakıt pompalarının bağlı olduğu ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle otomatik olarak düzenlenen fişler (üzerinde “Taşıt Veya Müşteri Tanıma Sistemi Faturaya Dönüştürülecek” ibaresi bulunanlar hariç), üzerinde yazılı tutar ne olursa olsun fatura yerine geçen belge olarak kabul edilmiştir.

C- İŞ SEYAHATLERİNDE YEME, İÇME GİBİ GİDERLERİN PERAKENDE SATIŞ/YAZAR KASA FİŞİ İLE BELGELENDİRİLİP BELGELENDİRİLEMEYECEĞİ

Maliye Bakanlığı, perakende satış/yazar kasa fişlerini gider belgesi olarak, sadece ticari faaliyetlere ilişkin olarak işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın alınan (kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi) (taksi işleten mükelleflerden alınanlar dahil) ve bedeli fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen kanuni haddi aşmayan mal ve hizmet alımları ile taksi ücretleri ve akaryakıt alımlarında kabul etmektedir. Bunların dışında, yapılan giderlerin gider olarak kayıtlara intikal ettirilebilmesi için diğer bir ifade ile GVK ve KVK bakımından matrahın tespitinde gider olarak dikkate alınabilmesi için fatura ile belgelendirilmesi gerekmektedir.

Maliye Bakanlığı’nın konuyla ilgili olarak verdiği özelgelerin bazılarının özetleri aşağıdadır:

“Firmanın pazarlama ve satış departmanlarında çalışan elemanlarının şehir içi ve dışındaki seyahatlerinde yeme içme gibi harcamalarının kurum kazancının tespitinde gider olarak dikkate alınabilmesi için fatura ile tevsiki zorunludur.”(2) 

“KDV mükelleflerinin işletmelerinde tüketime konu olacak kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri, gıda gibi genel giderlerin ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilmesi mümkündür. Ancak, bunlar dışında kalan alış ve giderler ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilemeyeceğinden, söz konusu belgelerde yer alan katma değer vergisi de indirim konusu yapılamayacaktır.”(3)

“204 ve 206 No.lu Tebliğlerle yapılan düzenleme mükelleflerin sadece iş yerinde kullanmak ve tüketmek amacıyla satın aldıkları mal ve hizmetleri kapsamakta olup, şehir içi ve dışındaki iş seyahatlerinde yeme, içme gibi harcamalarının bu kapsamda değerlendirilmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu tür harcamaların kurum kazancının tespitinde gider olarak dikkate alınabilmesi için fatura ile tevsiki mecburidir.”(4)

Buna göre, izin verilenler dısındaki harcamaların mutlaka fatura ile belgelenmesi gerekmekte olup, aksi halde fatura ile belgelendirilmesi zorunlu bulunan mal ve hizmet alımlarının perakende satış/yazar kasa fişi ile belgelendirilmesi halinde,  bu belgeler gider belgesi olarak kabul edilmediğinden, yapılan mal ve hizmet alımlarına ilişkin giderler,  iş ve işletme ile ilgili olsa dahi fatura ile belgelendirilmemesi nedeniyle ticari kazancın tespitinde gider olarak dikkate alınamayacak ve bu fişlerde ayrıca gösterilen KDV’ler de indirim konusu yapılamayacaktır (KDVK md. 30/d). www.ozdogrular.com

III- SONUÇ

Yukarıda yapılan açıklamalardan da fark edileceği üzere, personelin iş seyahatlerinde yaptıkları yeme içme gibi harcamalarının gelir ve kurumlar vergileri matrahlarının tespitinde gider olarak dikkate alınabilmesi ve KDV’lerinin indirim konusu yapılabilmesi için, mutlaka bedel ne olursa olsun fatura ile belgelendirilmesi gerekmektedir.  Perakende satış fişi/yazar kasa fişi gider belgesi olarak kabul edilmediğinden, söz konusu giderlerin perakende satış fişi/yazar kasa fişiyle belgelendirilmesi halinde, bu fişlerde yer alan bedellerin vergi uygulaması bakımından gider olarak dikkate alınması ve KDV’lerinin indirim konusu yapılması mümkün bulunmamaktadır. Bu durum özellikle katma değer vergisi iadesi alan firmalarda büyük sorunlara neden olmaktadır. Mükelleflerin iş seyahatleri sırasında yaptıkları harcamalara karşılık mutlak suretle fatura almaları ve bu hususa özellikle dikkat etmeleri gerektiği konusunda bilgilendirme yapmalarında ve uyarıda bulunmalarında fayda görüyoruz.

Yılmaz SEZER*

Yaklaşım

*           YMM

(1)        D. Yener ÖZEL, “İş Seyahatlerinde Yeme, İçme Gibi Harcamaların Perakende Satış Fişi İle Belgelendirilip Belgelendirilemeyeceği”, Yaklaşım, Mayıs 2009, Sayı: 197

(2)        MB.’nin, 20.11.2007 tarih ve 29/2925-233-929 sayılı Özelgesi.

(3)        MB. GİB. İzmir VDB’nin, 04.10.2011 tarih ve 35.16.01-176300-500 sayılı Özelgesi.

(4)        MB. GİB’nin, 23.11.2009 tarih ve B.07.0.GİB.0.01.29/2925-233-965/110919 sayılı, ayrıca Bkz. Ankara VDB’nin, 22.07.2011 tarih ve B.07.1.GİB.4.06.18.02.32.mük.257-8165-581 sayılı Özelgeleri.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.