Bilindiği üzere 431 no’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen Kayıt Saklama Gereksinimleri yükümlülüğü kapsamına alınan mükellef grupları:

a) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar;

1) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

2) 18/4/2001 tarihli ve 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

3) 2/3/2005 tarihli ve 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

b) Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak,

1) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

2) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

3) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler.

58 no’lu sirküler ile getirilen açıklamalardan anlaşıldığı üzere;

- Esas faaliyeti yukarıdaki kapsamda olan mükelleflerin bütün iş ve işlemlerini içerecek şekilde Kayıt Saklama Gerekliliklerine uyması gerekmektedir.

- Kapsama girmekle birlikte yukarıda yer alan işlemleri esas faaliyet olarak gerçekleştirmeyen mükelleflerin sadece ilgili işlemlere yönelik kayıtları elektronik ortamda oluşturmaları ve muhafaza etmeleri yeterlidir.

- Mükellefler tebliğ kapsamındaki kayıtları tebliğ yürürlük tarihi olan 1/1/2015 itibari ile tutmak zorunda olup, geriye dönük kayıt oluşturmalarına gereke yoktur.

- Tebliğin yürürlük tarihinden sonra mükellefiyet tesis ettirmiş ya da lisans veya yetki belgesi alarak ilgili faaliyetleri hesap dönemi içerisinde kıst dönemde yürütecek mükellefler sadece bu kapsamdaki işlemleri için Tebliğ ekinde yer alan kayıtları elektronik ortamda oluşturmak ve muhafaza etmekle yükümlüdürler. ÖTV mükellefiyetinin sona erdiği ya da lisans veya yetki belgesinin iptalini izleyen dönemde kayıt saklamaya ilişkin yükümlülükleri bulunmamaktadır.

- Kayıt saklama yükümlülüğü getirilen mükelleflerin Tebliğ ekinde yer alan kayıtlarını elektronik ortamda saklıyor olması Tebliğ açısından yeterlidir. Tebliğde yer verilen düzenlemelerle elektronik ortamda kayıt oluşturma ile ilgili herhangi bir format, teknik şart veya şekil şartı zorunlu tutulmadığı için vergi mükellefleri tarafından halen kullanılan kurumsal kaynak planlama çözümleri (ERP) veya muhasebe programları ile Tebliğ gereklerinin karşılanması mümkündür. Bu aşamada açık kaynak kodlu elektronik tablo programları veya veri tabanı yönetim sistemleri de kullanılabilir.

- Tebliğde ifade edilen .xml, .xls, .xlsx, .txt, .csv, formatları elektronik ortamda tutulan kayıtların, istendiğinde ibrazı sırasında kullanılabilecek dosya formatları olup oluşturulan kayıtların sayılan dosya formatlarından birisi ile ibraz edilebilmesi yeterlidir. Tebliğde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik ortamda oluşturulan kayıtların mükellefler tarafından ibrazına ilişkin kurallar genel hükümlere göre belirlenecektir.

- Kayıt Saklama Gereksinimi çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulması ve istendiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi istenen kayıtların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde saklanması zorunluluğu "Kanunların Mülkiliği" ilkesinin doğal bir sonucudur. Herhangi bir inceleme veya denetim sürecinde ilgili kayıtlara erişim sürecinin vergi kanunlarımızın geçerli olduğu Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde gerçekleştirilmesi zorunludur.

Yukarıda ifade edilen zorunluluk, kayıtlara erişim yetkisinin mükellefin sorumluluğunda kalması şartıyla, kayıtların tutulması ve muhafazasında kiralık sunucu kullanılmasına da bir sınırlama getirmemektedir. Kayıtların kiralık sunucularda tutulması, kapsamdaki mükelleflerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır.

Ayrıca Tebliğ kapsamındaki kayıtların, Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisindeki bir sunucuda tutulması Tebliğ gereklerinin yerine getirilmesi açısından yeterli olup, bu durum asıl işletme operasyonlarının yurt dışından yürütülmesine ve kayıtların bir örneğinin yurt dışında bulundurulmasına engel teşkil etmemektedir. pwc

Söz konusu sirkülere aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

• Vergi Usul Kanunu Sirküleri/70

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.