Artık bütün faturalarımızı taratıp bilgi işlem sistemimizde veya bulut ortamında saklayabilir miyiz? Klasörler dolusu arşiv odaları bulundurmamıza gerek kalmadı mı? 30.12.2013 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile mevzuatımıza giren “e-Arşiv”, adıyla kamuoyunda bu izlenimi yaratsa da, mevzuatın detayının aslında tam olarak böyle olmadığını bu yazımızda sizlerle paylaşalım.

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, en az iki nüsha olarak düzenlenir. Alıcıya gönderilen, fatura aslı; düzenleyende kalan fatura ise ikinci nüshası olarak tanımlanmıştır. e-Fatura uygulamasında ise elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak veya elektronik ortamda iletilen, aslı; düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüshası hükmündedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda muhafaza edebileceklerdir. Buna göre e-arşiv uygulamasından yararlanmanın birinci koşulu, e-fatura kullanıcısı olmaktır.

e-Arşiv Uygulamasından Ne Şekilde Yararlanılacak?

e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasından yararlanan mükellefler;

• Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı ise;  düzenledikleri faturaları, e-fatura olarak oluşturmak, iletmek ve elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
• Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse; düzenledikleri e-faturaları kâğıt ortamında göndermek, oluşturulan e-faturanın ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar. Ancak alıcının talebi doğrultusunda, e-fatura format ve standardını kullanmak ve söz konusu faturaların basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda iletebilirler. Bu durumda faturanın ayrıca kâğıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.¹
• Alıcı vergi mükellefi değilse, düzenledikleri e-faturayı, müşterinin talebi doğrultusunda elektronik olarak veya kâğıt ortamında göndermek, oluşturulan e-faturanın ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar.

Mükellefler e-arşiv uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemleri veya Başkanlık’tan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilir. Kendi sistemlerini kullandıkları takdirde, e-faturalarını kendi mali mühürleri ile; özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden kullandıkları takdirde ise kendi mali mühür veya özel entegratörün mali mühürü ile onaylarlar.

Vergi Usul Kanunu ve Diğer Kanunlardaki Düzenlemeler Geçerliliğini Koruyor mu?

e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen belgeler, Tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulmak zorundadır. Bir başka deyişle, 7 günlük fatura düzenleme süresi ve faturanın nizamı ile ilgili Vergi Usul Kanunu maddeleri,  e-arşiv kapsamından düzenlenen belgeler için de geçerlidir.

e-Arşiv uygulamasını kullanan mükelleflerin bir başka yükümlülüğü ise, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin e-arşiv raporu oluşturarak, bu raporları mali mühürle onaylamak suretiyle Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarmaktır. e-Arşiv uygulaması kapsamındaki elektronik belgelerin, aynı kağıt belgeler gibi Türk Ticaret Kanunu açısından 10 yıl, Vergi Usul Kanunu açısından 5 yıl muhafaza ve ibraz edilmesi gerekmektedir. 

e-Arşiv Türkiye Cumhuriyeti Sınırları İçerisinde mi Olmalı?

Elektronik belgelerin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunlu olup, yurt dışında ancak istendiği takdirde ikincil bir arşivleme yapılabilir. Defter tutma süreçlerini yurt dışındaki ortak hizmet merkezleri vasıtasıyla yürüten e-fatura ve e-arşivkapsamındaki mükellefler, hem e-defter beratlarını hem de e-arşiv raporlarını Türkiye’den bir IP numarası ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletmek zorundadırlar. Bu işlemin yurt dışından yapılması mümkün değildir.

e-Fatura Kullanıcısı değilim; e-Arşiv Uygulamasından Yararlanabilir miyim?

Kuşkusuz herkesin merak ettiği en önemli soru şu: “e-fatura kullanmayan mükellefler, e-fatura kullananlardan aldıkları faturaları elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edebilirler mi?” Bu sorunun cevabı,  443 sıra no.lu Tebliğ’de “faturaların iletim şekline” bağlı olarak verilmiştir. e-Fatura kullanıcısı olmayan bir mükellef, e-fatura kullanıcısından faturayı elektronik ortamda alıyorsa, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz etmelidir. Ancak faturayı kağıt olarak alıyorsa, bu durumda faturayı kağıt ortamında saklamak ve ibraz etmek zorundadır.

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler -ki bu mükellefler temel olarak Türkiye’nin önde gelen telekomünikasyon şirketlerinden oluşmaktadır- faturalama süreçleri ile bilgi işlem sistemlerini 01/04/2015 tarihi itibarıyla bu Tebliğ’de yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmiş olmalıdırlar.

İnternet Üzerinden Satış Yapanlar; Dikkat!

Son olarak, internet üzerinden satış yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükelleflerin, en geç 01/01/2016 tarihine kadar e-arşiv uygulamasına geçmek zorunda olduklarını da hatırlatalım. e-Ticaretin son derece yaygınlaşmaya başladığı ülkemizde, birçok mükellefin bu kapsamda e-arşiv uygulaması kapsamına girmesi kaçınılmaz olacaktır. Emre Ilgaz/KPMG

¹443 Sıra No.lu Tebliğ ile eklenen bölüm 

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti./Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.