Bilindiği üzere, e-Arşiv uygulamasının kapsamı 30.12.2013 tarih ve  28867 sayılı mükerrer Resmi Gazete' de yayımlanan 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenmiş, 30.12.2014 tarih ve 29221 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanan 443 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile de, bu uygulamaya son şekli verilmiş bulunmaktadır.  

e-Arşiv Uygulaması Nedir?

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir. 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Söz konusu Tebliğ kapsamında GİB'den e-arşiv izni alan mükelleflerin, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza etmeleri gerekmektedir.

Bu çerçevede, e-arşiv uygulaması;  Vergi Usul Kanununun 229, 230, 231 ve 232. maddeleri  uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan tanıyan uygulama olarak tanımlanmaktadır.

e-Arşiv uygulaması aslen bir arşiv hizmeti olmayıp,  e-fatura uygulaması dışında kalan mükelleflere düzenlenen faturaların; 

• Elektronik ortamda düzenlenmesi,
• İletilmesi,
• İkinci nüshalarının elektronik ortamda muhafazası,
• İstenildiğinde ibraz edilmesi

uygulamasından ibarettir.

Kimler e-Arşiv Uygulamasına Girecek?

• İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler,

• e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden kendi rızası ile uygulamadan faydalanmak isteyenler,

e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

Ancak;

• İnternet üzerinden yaptıkları satışlarda münhasıran bilet, sigorta poliçesi vb. belgeleri düzenleyenler zorunluluk kapsamı dışındadır.

Kişiler ve şirketler yaptıkları satışların internet satışı olup olmadığı hususunu Elektronik Ticaretin İzlenmesi ve Ödeme Sistemleri Müdürlüğüne yazıyla başvurarak ya da   Bu e-Posta adresi istenmeyen postalardan korunmaktadır, görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.   adresine mail atarak öğrenebilirler (Örneğin; oteller, başkası adına ürün satan internet siteleri vb.).

Başlama Tarihi Nedir?

• İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan mükellefler en geç 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadırlar. Kapsam dahilinde olan mükelleflerin bu tarihten önce e-fatura ve e-arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.

Yıl sonuna yaklaştığımız bugünlerde,   iş yoğunluğu dikkate alınarak başvuru için  acele edilmesini öneriyoruz.

e-Arşiv Uygulamasından Yararlanma İzni Hakkında

e-Arşiv uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler;

• e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflere düzenleyecekleri faturaları, 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine (e-fatura) göre e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.

•  e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere düzenledikleri faturaları, e-arşiv uygulaması kapsamında oluşturmak, kağıt ortamında göndermek ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar. Bununla birlikte, e-arşiv uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda, www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.

• Vergi mükellefi olmayanlara (Nihai Tüketiciler) düzenledikleri faturaları ise e-arşiv uygulaması kapsamında oluşturmak, müşterilerin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmek veya kağıt ortamında göndermek ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar. Gelir İdaresi Başkanlığı gerek görmesi ve önceden haber vermesi kaydıyla, sektör ve mükellef grupları itibariyle özel izin verebilecek, e-Arşiv fatura formatında ve faturanın alıcısına teslim yöntemlerinde değişiklik yapabilecektir.

e-Arşiv Uygulamasından Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru Usulü Hakkında

Öncelikle  e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Mükellefler, e-Arşiv uygulamasını;

• Kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden veya  Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden

kullanabilirler.

Kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak isteyen mükelleflerin e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuru yapmaları, özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak isteyen mükelleflerin ise, doğrudan özel entegratörlere başvurmaları gerekmektedir.

e-Arşivin Raporlanması Hakkında  

e-Arşiv izni alan mükellefler ile e-arşiv hizmeti verme konusunda Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun e-arşiv raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve  takip eden ayın 15 nci günü saat 24:00’a kadar Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarmak zorundadırlar.

e-Arşiv raporlamasının yapılmış olması, mükellefin e-Arşive konu belgelerinin muhafazası ve ibrazı ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır.

Yine vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde e-Arşiv uygulaması dâhilindeki mükellefler muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlü olacaklardır.       

e-Arşiv de Sorumluluk ve Cezai Müeyyide Hakkında

Mükellefler, almış oldukları izin kapsamında düzenledikleri belgelerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğundan sorumlu olacaklardır.

Tebliğ ile  getirilen usul ve esaslara aykırı hareket eden mükelleflerin ve özel entegratörlerin e-arşiv izni Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından iptal edilebilir.

• e-Arşiv hizmeti verme izni iptal edilen özel entegratör, hizmet verdiği mükellefleri bu konuda uyarmak zorundadır. İzni iptal edilen özel entegratörden e-Arşiv hizmeti alan mükellefler, 15 gün içerisinde başka bir özel entegratörle anlaşmak veya genel hükümler çerçevesinde anlaşmalı matbaa işletmelerine belge bastırarak kullanmak zorundadır.

• e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemlerinden kullananların izinlerinin iptal edildiği kendisine bildirilen mükellefler, bildirimin yapıldığı tarihten itibaren 1 yıl süre ile uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanmak üzere başvuru yapamazlar. Bu mükellefler istemeleri halinde GİB'den izin alan özel entegratörlerden e-arşiv hizmeti alabilirler ve/veya e-Arşiv izni iptal edilen mükellefler en geç 15 gün içerisinde belgelerini anlaşmalı matbaalara bastırarak genel hükümler çerçevesinde belge düzenlemeye başlamak zorundadırlar.

• e-Arşiv Uygulamasından yararlanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması zorunludur.

e-Arşive Neden Geçmeliyiz ?

e-Arşive;

• Firmaları kağıt nüsha saklama yükünden kurtardığı,

• Şirket içinde arşiv maliyetlerini düşürdüğü,

• Firmaların belgelerine daha hızlı erişmelerine kolaylık sağladığı,

• ve çevreci olduğu İçin geçmeliyiz. Abdullah Tolu

http://toluenymm.com/mukellef-panosu/211-dikkat-internet-uzerinden-1-tl-dahi-satisi-bulunan-mukellefler-1-ocak-2016-tarihinden-itibaren-e-fatura-ve-e-arsive-tabi-olmak-zorunda

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti /Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.