İlgide kayıtlı özelge talep formunda, 433 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile getirilen e-arşiv uygulamasına geçiş zorunluluğu hususunda tereddüt hasıl olduğunu belirtmiş olup, kurumunuzun e-arşiv uygulamasına geçişinin zorunlu olup olmadığı, eğer zorunlu ise hangi tarih itibariyle e-arşiv izin başvurusunda bulunmanız gerektiği ve izin sürecinin nasıl işleyeceği hakkında görüş talep etmektesiniz.

            213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 5766 Sayılı Kanunun 17 nci maddesi ile değişen Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tabi olup, kurulusu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.

            Ayrıca söz konusu fıkrada, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

            Anılan Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

            Ayrıca aynı maddenin birinci fıkrasının (4) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının Vergi Usul Kanununun 149 uncu maddesine göre devamlı bilgi vermek zorunda olanlardan istenilen bilgiler ile vergi beyannameleri ve bildirimlerin, şifre, elektronik imza veya diğer güvenlik araçları konulmak suretiyle internet de dâhil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında verilmesi, beyanname ve bildirimlerin yetki verilmiş gerçek veya tüzel kişiler aracı kılınarak gönderilmesi hususlarında izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, beyanname, bildirim ve bilgilerin aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu zorunluluğu beyanname, bildirim veya bilgi çeşitleri, mükellef grupları ve faaliyet konuları itibarıyla ayrı ayrı uygulatmaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

            Yukarıdaki hükümler çerçevesinde,

            Faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere 397 Sıra Nolu V.U.K. Genel Tebliği, faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemek için de 433 Sıra Nolu V.U.K. Genel Tebliği yayımlanmıştır. 30/12/2014 tarihinde yayımlanan 443 Sıra Nolu V.U.K  Tebliği ile de 433 Sıra Nolu V.U.K Genel Tebliği'nde bazı değişiklikler yapılmıştır.

            433 Sıra Nolu V.U.K. Genel Tebliğine göre, bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Bu Tebliğ kapsamında Başkanlıktan e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza ederler.

            e-Arşiv Uygulamasından yararlanabilmek için bu Tebliğin 4 üncü bölümünde belirtilen esaslara göre başvuru yapılması gerekmektedir.

            Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

            Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.

            Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu?nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar.

            e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.

            (443 Sıra Nolu V.U.K Genel Tebliği ile 433 Sıra Nolu Genel Tebliği ile değiştirilen bölüm) "Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler, faturalama süreçleri ile bilgi işlem sistemlerini 1/4/2015 tarihinden geç olmamak üzere Başkanlığın kendilerine yazıyla bildireceği bir tarihe kadar bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmek zorundadırlar." açıklamaları yapılmıştır.

            İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. Kapsama giren mükelleflerin belirlenen tarihten önce e-fatura ve e-arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.

           Yukarıdaki açıklamalardan da anlaşılacağı üzere;

            - Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamındaki mükelleflere, 1/4/2015 tarihinden geç olmamak üzere Gelir İdaresi Başkanlığının kendilerine yazıyla bildireceği bir tarihe kadar,

            - İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükelleflere en geç 1/1/2016 tarihine kadar,

             e-arşiv uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

            Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) Başkanlığımız ve  sınırlı sayıda mükellef ile protokol imzalanarak uygulamaya konulmuş bir uygulama olup söz konusu uygulamadan yararlanan mükelleflerin listesi http://www.efatura.gov.tr/efkshakkinda.html adresinde yayımlanmaktadır. Başkanlığımız kayıtlarının ve söz konusu listenin  tetkikinde kurumunuzun Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS)' ne kayıtlı olmadığı, dolayısıyla  Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında olan mükelleflere getirilen zorunluluk yönünden değerlendirildiğinde, e-Arşiv Uygulamasına başvuru zorunluluğunuzun bulunmadığı anlaşılmıştır.

            Öte yandan, kurumunuzun internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapması ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarının 5 milyon ve üzerinde olması halinde 01/01/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek için gerekli işlemleri tamamlamış olma zorunluluğu bulunmaktadır. Kurumunuzun söz konusu bu şarta da haiz olmaması durumunda, 433 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Arşiv Uygulaması kurumunuz için  zorunlu değil ihtiyari bir uygulamadır.

            Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.

(*)     Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.

(**)   İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.

(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.