e-fatura şirketinizde neyi değiştirecek ?

e-fatura ve e-saklamaya geçişle şirketinizde muhtelif değişiklikler meydana gelecek. Etki (impact) analizi bu değişikliklerin muhtemel etkilerini mukayese etmenize imkan verir. Bunu, konunun uzmanlarıyla birlikte yapmanızı salık veririz. Tecrübe, sezgilerimizi güçlendirir. Aşağıdaki değişiklik alanları bu işi tecrübe eden PwC uzmanlarına ait:

Organizasyon yapısındaki değişiklikler

e-faturaya geçişle muhasebe, vergi, satın alma vs. bölümlerdeki çalışanlarınız uygulamadan ziyadesiyle etkilenecek. Faturalama sürecine yönelik insan müdahalesi azalacak. O nedenle daha az personelle, daha kısa sürede ve daha doğru faturalama yapılabilecek. Süreç daha etkin kontrol edilebilecek.

Dışarıyla olan ilişkilerde değişiklikler

e-fatura kabulü için müşterinizle zımnen veya açık mukavele ile anlaşmanız gerekecek. Malum, dünyanın hiçbir ülkesinde ön kabulünü almadığınız müşterinize e-fatura göndermezsiniz. Bu durum ülkemiz için de geçerli. Aynı şekilde sizin rızanızı almadan kimse sizi e-fatura kabulüne zorlayamaz. Bu nedenle alcılarınız ve satıcılarınızla olan tüm sözleşmelerinizi gözden geçirmeniz gerekecek.

İşlemler ve iş süreçlerindeki değişiklikler

Alış ve satış süreçlerine taraf olanlar, sürece konu mal ve hizmetler ve sürecin gerektirdiği belgeler itibariyle değişiklikler olacak.

Şirketin kullandığı teknolojideki değişiklikler

Şirketiniz bünyesinde güvenli elektronik imzaya geçilecek. EDI, XML, FTP, http(s), AS2 vs sistemler kullanılacak.

Peki nasıl bir e-fatura modeli

Mevcut e-fatura tebliğ taslağına göre ülkemizdeki mükellefler için henüz bir model seçimi sorunu bulunmuyor. Çünkü tek model var. Faturayı düzenleyen gerekli bilgi işlem sistemine sahip olmak zorunda. "Outsource" işine henüz cesaret edemiyoruz. 6183 sayılı kanunda yapılan son değişiklikle faturalarını elektronik ortamda düzenlemek ve saklamak isteyen mükellefler, kendi bilgi işlem sistemleri marifetiyle düzenledikleri tüm faturalarını, devletin denetim ve gözetiminde kurulacak olan bir özel şirkete aktaracak. Bu şirket çalışanları VUK'nun mahremiyet hükümleriyle bağlı olacak. Ancak Avrupa Birliği'nde alıcının, satıcının veya bir aracının (consolidator) kurduğu model çeşitleri var. Bu modeller ya EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) ya da EIPP (Electronic Invoice Presentment and Payment) adını alıyor. İlk modelde mükellef, şirkete ait internet portalına şifreyle giriyor, faturasını buluyor ve internet üzerinden ödemeyi yapıyor. Telefon şirketleri genelde bu yöntemi kullanıyor. İkincisinde ise yöntemin özünü, mükelleften mükellefe düzenlenen faturaların internet üzerinden gönderilmesi ve ödenmesi teşkil ediyor. Daha çok otomobil üreticileri bu yöntemi kullanıyor.

Model seçimi ve sistem kurulumu için 7 temel enformasyon kriteri

Tecrübe, model seçiminde aşağıdaki kriterlere uyulmasını salık veriyor.

1)Etkililik (efectiveness): Fatura ile aktarılan bilgi, işlemle ilgili, gerekli ve tam olmalı; zamanında, doğru ve kullanılabilir bir formatta aktarılmalı.

2)Etkinlik (efficiency): Fatura bilgileri en ekonomik yolla aktarılmalı.

3)Mahremiyet (confidentiality): Aktarılan hassas bilgiler (fiyat vs.) yetkisiz kişilerce (rakipler vs.) kullanılamamalı.

4)Doğruluk (integrity): Aktarılan bilgi doğru, tam olmalı ve yapılan işlemle ilgili bilgileri, terimleri ve beklentileri içermeli.

5)Arandığında bulabilme (availability): Aktarılan bilgiler, arandığında hemen   bulunabilir olmalı.

6)Uygunluk (compliance): Faturayla aktarılan bilgiler mevzuata ve sözleşmeye uygun olmalı.

7)Güvenilirlik (reliability): Alıcı aktarılan bilgilere güvenebilmeli.

Nelere dikkat etmek gerekiyor?

Tecrübenin dikkat edilmesi gerekenlerle de ilgili de tavsiyeleri var. Şöyle ki:

1) Var olan iş yapış süreçlerinizi gözden geçiririn. Hatalı ve riskli iş, işlem ve süreçleri belirleyin. Gerekiyorsa e-fatura ve e-saklama işinin kapsamını genişletin.

2) Gereksiz iş, işlem ve süreç yaratmaktan sakının.

3) Gereksiz ve kullanılmayan data yaratmayın ve depolamayın.

4) İyi işleyen/çalışan yönlerinize olumsuz etkilerinin olmaması için önlem alın.

5) Şirket içinde e-fatura ve saklama sisteminizin çalışmaması halinde işinizin aksamaması ve bundan müşterilerinizin zarar görmemesi için önlemler alın.

6) Gereksiz sistemler için yatırım harcaması yapmayın.

7) Bir dolaylı vergi stratejiniz olsun.

Bir dolaylı vergi stratejisi neden gerekli

e-fatura ve e-saklama işine girmeden önce bir dolaylı vergi stratejiniz olsun. Yani, yapacağınızı köklü değişikliğin potansiyel vergi yükünüze ve karşılaşacağınız potansiyel risklerinize nasıl etki edeceğini öngörmeniz lazım. Avrupa Birliği'nde e-faturanın etkin bir KDV sistemi oluşturmak üzere hayata geçtiğini unutmamanız gerek. Malum amaç; ilk önce indirimin, sonra da gider ya da maliyetin belgelendirilmesi.

1)Stratejik çerçevenin oluşturulması: İşinizle ilgili temel hedeflerinize uyumlu bir dolaylı vergi stratejiniz olsun. Bu strateji, maliyetlerinizi düşürecek, mevzuata aykırı iş yapma riskinizi azaltacak ve şirket unvanınızın temiz kalmasına (kirlenmemesine) yardımcı olacaktır.

2)Dolaylı vergi planının oluşturulması: KDV - iş modelinizi tanımlayın. Konuyla ilgili denenmiş iyi uygulamaları bulun. Bir yöntem geliştirin. Bunu hem içeriyle, hem de dışarıyla; yani bakanlıkla, vergi dairesiyle, diğer yetkililerle, danışmanlarla ve YMM'nizle tartışın.

3)Uyum modelinin oluşturulması: İhtiyaçlarınızı tanımlayın. Bir model kurun ve bu modeli uygulayın.

4)Sistem: Sistemi kurduktan sonra süreçleri manuel olmaktan çıkarın ve uyum süreçlerini tanımlayın.

5)Organizasyon: Stratejinize bağlı olarak dolaylı vergi politikalarınızı belirleyin ve dolaylı vergilerden sorumlu personelinizin rol ve sorumluluklarını tanımlayın.

6)Risk yönetimi: Risk yönetim politikalarınızı ve prosedürlerinizi tanımlayın.

7)Ölçüm: Uyum, maliyet azaltma, nakit akımı ve işletme sermayesi iyileşme alanları için performans kriterleri tanımlayın ve süreci ölçümleyin. İyi olanları öne çıkarın; performansınızın zayıf olduğu yönleriyle ilgili düzeltici önlemler alın.

Son söz: 5N-1K

Bundan 10-15 sene kadar önce dünyada çok büyük bir IT balonunun şiştiğini, bu balonun "şerefesine" hesapsızca atlayanların çoğunun, daha sonra, etkin olmayan yatırım harcamaları nedeniyle çok ciddi maliyetlere katlandıklarına şahit olmuştuk. Bu konuda Ankara'da da pek hektarlı bir "IT mezarlığı" olduğunu tecrübeden biliyoruz. O nedenle e-fatura ve e-saklama işine girmeden önce, (her şeyi bilen "uzmanlarınız" varsa), en azından 5N-1K yapmalarını isteyin.

http://www.dunyagazetesi.com.tr/yazar.asp?authId=63