Özet:

Ticari Defterlerde yapılan değişiklikleri ile ilgili olarak Gümrük ve Ticaret bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından ortaklaşa hazırlanıp, yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 19.12.2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yine; Gümrük ve Ticaret bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından ortaklaşa hazırlanıp, yayımlanan 1 Sıra No’ lu Elektronik Defter Genel Tebliği 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu Genel Tebliğde ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması ve tutulması ile ilgili usul ve esaslar belirlenmiştir.

İçerik:

Ticari Defterlerde yapılan değişiklikleri ile ilgili olarak Gümrük ve Ticaret bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından ortaklaşa hazırlanıp, yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 19.12.2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yine; Gümrük ve Ticaret bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından ortaklaşa hazırlanıp, yayımlanan 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu Genel Tebliğde ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması ve tutulması ile ilgili usul ve esaslar belirlenmiştir.

Ticari defter tasdikleri ile ilgili detay bilgilere değinmeden önce defter tasdiklerine ilişkin özet tablonun aşağıdaki gibi olduğunu hatırlatmak isteriz:

(E-defter kapsamında tutulan yevmiye ve kebir defterleri için 2017/Ocak ayına ilişkin 2017/Nisan ayında alınacak elektronik defter beratları Açılış Onayı, 2017/Aralık ayına ilişkin 2018/Nisan ayında alınacak elektronik defter beratı ise Kapanış Onayı olacak olup bunlar için başkaca onay yapılmayacaktır.)

I-TİCARİ DEFTERLER İLE İLGİLİ GENEL BİLGİ

Türk Ticaret Kanunun 64’üncü maddesine göre her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.

TTK’da yer alan defterlerin bazıları tasdik ettirilerek kullanılması zorunluluğu bulunmaktadır. Bu kapsamda TTK’nın 64’üncü maddesinde defterlerin tasdikiyle ilgili aşağıdaki kurallar yer almaktadır.

• Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.

• Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile diğer ticari defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Kuruluş sırasında ticaret sicil müdürlüğü tarafından da onay yapılabilmektedir.

• Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır.

• Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

• Yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise, izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir.

• Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. (Ticaret sicil tasdiknamesindeki bilgilerde değişiklik yoksa eski tasdikname kullanılabilir. (Ticaret Sicil Yönetmeliği 16/6 bendi)

• Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz.

• 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından ortaklaşa çıkartılan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ yayımlanmıştır. Tebliğde gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları belirlenmiştir.

II–TÜCCARLARIN UNVANI VE HUKUKİ DURUMLARINA GÖRE TUTMALARI GEREKEN DEFTERLER.

II.a. GELİR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ

1) Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler;

(Gerçek Kişiler)

a)-Yevmiye Defteri

b)-Defteri Kebir

c)-Envanter Defteri

2) Kollektif ve Komandit Şirketler

a)-Yevmiye Defteri

b)-Defteri Kebir

c)-Envanter Defteri

d)-Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (Ticari Defter Tebliği Madde -5/2)

3) İşletme Esasına Göre Tutulacak Defter;

a) İşletme Defteri

Mükellefler ister Ticaret Odasına ister Esnaf Odasına Kayıtlı Olsun işletme defteri tutmaya devam edeceklerdir. (Ticari Defter Tebliği Geçici madde -1)

4) Serbest Meslek Erbabının Tutacağı Defter;

a) Serbest Meslek Kazanç Defteri

5) Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanununu hükümlerine göre ihtiyaç halinde tutulması gereken diğer defterler ise şunlardır:

• İmalat Defteri,
• Kombine İmalatta İmalat Defteri,
• Bitim İşleri Defteri,
• Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hâsılat Defteri,
• Ambar Defteri,
• Çiftçi İşletme Defteri.

II.b. KURUMLAR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ

1) Anonim şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler

a) Yevmiye Defteri

b) Defteri Kebir

c) Envanter Defteri

d) Pay Defteri

e) Yönetim Kurulu Karar Defteri

f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,

g) Anonim şirketlerde damga vergisi defteri.

[Damga Vergisi Defteri ile ilgili açıklamalar. Anonim Şirketler gibi zorunlu olarak sürekli damga vergisi mükellefi olanlar ile kendi istekleri ile sürekli damga vergisi mükellefi olanlar yukarıda belirtilen defterlere ilave olarak damga vergisi defteri de tasdik ettirip, tutmaları gerekmektedir. (20 Seri Nolu Damga Vergisi Kanunu G.T.)]

2) Limited şirketler

a) Yevmiye Defteri

b) Defteri Kebir

c) Envanter Defteri

d) Pay Defteri

e) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

f) Müdürler Kurulu Defteri.

LİMİTED ŞİRKET “MÜDÜRLER KURULU DEFTERİ” HAKKINDA AÇIKLAMA

Bu defterin tutulması zorunlu değildir. Bu defteri tutmak istemeyenler; Limited şirkette aldıkları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmek zorundadırlar.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Ticari Defterler Tebliğinin 10. maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

3) Dernek ve Vakıflar ile Vakıfların İktisadi İşletmelerinin Tutacağı Defterler (Ticari Defter Tebliği Md.5/4)

a) Yevmiye Defteri

b) Defteri Kebir

c) Envanter Defteri

III – DEFTERLERİN TASDİKİNE DAİR BİLGİLER

III.a. DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI:

Gerek VUK Md.221 gerekse TTK’nu MD.64 hükümlerine göre:

1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (ARALIK);
2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.

Önemli Not: TTK 64/3. Maddesine göre; Pay Defteri ile Genel Kurul Toplantı ve Müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

III.b. TASDİK YENİLEME (ARA TASDİK) (VUK MD. 222 ve TİCARİ DEFTER TEBLİĞİ MADDE 17-18)

Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

Ara Tasdik Yapılabilecek Defterler:

1-İşletme defteri,

2-Serbest meslek kazanç defteri,

3-Yevmiye defteri,

4-Defteri kebir,

5-Envanter defteri

6-Yönetim Kurulu Karar Defteri,

III.c. KAPANIŞ TASDİKİ (TTK MD 64/5 VE TİCARİ DEFTER TEBLİĞİ MADDE -15)

6455 sayılı Kanun ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda yapılan değişiklikle,

• Yevmiye defterinin kapanış onayının yapılma süresi izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar uzatılmış,

• Yönetim kurulu kararı defterinin kapanış onayı süresi de izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna çekilmiştir.

Yani hesap dönemi takvim yılı olanlar,

• yevmiye defterinin kapanış onayını Haziran ayı sonuna kadar,
• yönetim kurulu kararı defterinin kapanış onayını da Ocak ayı sonuna kadar,

yaptırmaları gerekmektedir.

Ayrıca,2 sıra nolu Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Genel Tebliğ’in 4. Maddesine göre “Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.” Buna göre, sene içinde e-defter uygulamasına geçen mükellefler bir ay içinde eski defterlere kapanış tasdiki yapacaklardır.

III.d)- Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı ve mücbir sebep halinde ticari defterlerde kapanış onayı tarihi.

01.12.2013 tarih ve 28838 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ de yapılan değişikliğe göre;

• “Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilecek, yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşecek, eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter ise tekrar bir açılış onayı yapamayacaktır.”

• “Vergi Usul Kanununun 13. ve 15. maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ayın sonuna kadar yapılabilecektir.”

IV – TEBLİĞ HÜKÜMLERİNE GÖRE DEFTERLERDE BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER

Defterlerde Olması Gereken Bilgiler

Yevmiye defteri

a) Madde sıra numarası,

b) Tarih,

c) Borçlu hesap,

ç) Alacaklı hesap,

d) Tutar,

e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.

Defteri kebir

a) Tarih,

b) Yevmiye defteri madde sıra numarası,

c) Tutar,

ç) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.

Envanter defteri

Taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerleri.

Pay defteri

a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,

b) Pay sahibinin iletişim bilgileri,

c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar,

ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,

d) Payın nominal değeri,

e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,

f) Payın tertibi,

g) Payın edinme tarihi,

ğ) Deftere kayıt tarihi,

h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,

ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.

GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ

Tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararlar (Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.) Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir.

Müdürler kurulu karar defteri

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

V – TEBLİĞE GÖRE DİKKATE ALINMASI DİKKATE GEREKEN DİĞER HUSUSLAR

i) TTK açısından:

• Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. (kullanıldığı yılı takip eden yıldan itibaren 10 yıl süre)

• Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanununa göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu Tebliğde sayılan defterler yerine mezkûr Kanun hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter tutabileceklerdir.

• Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanacaktır.

• Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

• Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir.

• TTK’nun 562/1-1. bendi düzenlemesine göre defterleri, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutmayanlar ile işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenemeyenler ve yerine getirmeyenler ve gerekli tasdikleri yaptırmayanlar hakkında idari para cezası uygulanır.

• Ayrıca TTK hükümlerine göre tutulmakla veya muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgileri, denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın, denetime yetkili olanlarca istenmesine rağmen vermeyenler veya eksik verenler ya da bu denetim elemanlarının görevlerini yapmalarını engelleyenler, fiilleri daha ağır cezayı gerektiren başka bir suç oluşturmadığı takdirde üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır.

ii) Vergi Hukuku Açısından

VUK’na göre onayı zorunlu defterlerin hiç veya zamanında onaylatılmamanın müeyyidesi ise şöyledir :

a) Açılış veya ara onayının süresi geçtikten sonra izleyen ay içinde yaptırılması, ikinci derece usulsüzlük cezasını gerektirir.

b) Söz konusu onayların süresi içinde yaptırılmadığı gibi, izleyen ay içinde de yaptırılmaması (veya bu süreler geçtikten sonra yaptırılması), onayın hiç yaptırılmadığı anlamına gelir ve kazancın re’sen takdiri ile iki kat birinci derece usulsüzlük cezasını gerektirir.

c) Onay zorunluluğu VUK’ndan değil TTK’ndan kaynaklanan defter-i kebir için VUK’nda yer alan bu cezaların uygulanamayacağı tabiîdir.

Keza, TTK’dan kaynaklanan kapanış onayının yaptırılmamış olmasının da vergisel açıdan bir müeyyidesi bulunmamaktadır.

d) Türkiye Noterler Birliği’nin 27.10.2014 tarih ve 105 numaralı genel yazısında, yapılan işlemin müeyyidesine etkisi ile ilgili bir açıklama yapılmamakla beraber kanuni süreler içinde yaptırılamayan kapanış, yenileme, açılış ve ek defter onaylarının yine aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabileceği belirtilmiştir.

e) TTK’nın 64/5 inci maddesinde ticari defterlerin tutulması ve kayıt prensipleri yönünden VUK hükümlerine uyulacağının belirtilmiş olması nedeniyle kapanış onaylarının şirketlerin kanuni iş merkezlerinin bulunduğu yer noterliklerince yapılması gerekmektedir.

iii) İcra İflas Kanunu Açısından

İcra ve İflas Yasası’nın 310. maddesinin 5. fıkrası “Ticaret Kanununun 66’ncı maddesinin birinci fıkrasının 1 ilâ 3’üncü bendlerinde sayılan defterleri hiç veya Kanunun emrettiği şekilde tutmamış ise” hükmü kendisinde bulunan kimsenin iflas etmesi halinde taksirli sayılacağını açıklanmakta ve bunların Türk Ceza Yasası’nın göre cezalandırılacağını bildirmektedir. Bu durumda kapanış tasdiki yaptırmamış bir tacirin iflas etmesi halinde “taksirli müflis” sayılacak ve Türk Ceza Yasası hükümlerine göre cezalandırılacaktır.

İcra ve İflas Yasası’nın 285. maddesi konkordato talebinde bulunan bir tacirin, tetkik merciine defterlerinin vaziyetini bildiren bir cetvel vermesi mecburiyetini getirmiştir. Bu maddede “Bu cetvelde, bilhassa Ticaret Kanununun 66’ncı maddesi hükmünce tutulması mecburi defterlerin hepsinin tutulmuş olup olmadıkları gösterilir” hükmü yer almaktadır. Defterlerin tutulmuş olup olmamasına yukarıdaki maddelerde de açıklandığı üzere defterlerin açılış tasdiklerinin yapılmış olması gereğinin yanında kapanış tasdikinin de yapılmış olması gereği bulunmaktadır. Defterlerin kapanış tasdiki yapılmamışsa tetkik mercii tacirin konkordato talebini reddedebilmektedir.

VI – E-DEFTER UYGULAMASI

e-Defter, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanununda yapılan düzenlemeler ve verilen yetkiler sonucu Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığının ortak çalışmaları sonucu uygulamaya girmiştir.

e-Defter uygulamasına yönelik düzenlemeler;

• Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığının ortak çalışmaları sonucu hazırlanan, 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde,

• Maliye Bakanlığı, tarafından 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 421 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde,

• Yine, Maliye Bakanlığı tarafından gib.gov.tr adresindeki internet sayfasında yayımlanan 67 Sayılı Vergi Usul Kanunu Sirküleri’nde,

• Son olarak ise 454 Seri Nolu VUK Genel Tebliğinde e-defter ve e-fatura kullanıcılarına ilişkin çeşitli düzenlemeler,

yapılmıştır.

 VI.1. e-Defter Nedir?

Elektronik Defter; şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü,

Elektronik Kayıt ise; Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini,

ifade etmektedir.

VI.2. KİMLER E-DEFTER UYGULAMASINA TABİ OLACAK VE NE ZAMAN E-DEFTER UYGULAMASINA GEÇECEKLERDİR?

VI.2.a)-454 VUK Genel Tebliği:

421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak aşağıda sayılan mükelleflere elektronik defter tutma ve e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

a) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.

b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’ndan lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir.

c) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler.

• a bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren,

(Bir diğer ifadeyle, 2015 yılında 10 milyon ve üzeri ciro yapan tüm mükellefler 01.01.2017 tarihinden itibaren e-defter/e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır)

• *(b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan bu Tebliğin yayım tarihinden önce (20 Haziran 2015 CUMARTESİ) lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1/1/2016 tarihinden itibaren,

• *bu Tebliğin yayım tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-Fatura uygulamasına geçebileceklerdir (1)

(Bu durumda, b ve c bendine giren mükellefler 2016 hesap döneminde yeni mükellefiyet açtırmış veya lisans almış iseler ciroları ne olursa olsun kapsamda olacakları gibi, 2015 hesap döneminde Ekim ayından sonra lisans almış veya mükellefiyet tesis ettirmiş iseler isteyenler 2017 hesap döneminden itibaren kapsama gireceklerdir)

Bu Tebliğ kapsamında elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de e-Fatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter tutmak zorundadır. Bu durumda uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

VI.3. e-Defter uygulamasına geçmek için şartlar ve yapılması gerekenler?

Bu konuda 421 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yapılan düzenlemelere göre; defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin,

• Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
• Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,
• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

şartlarını taşımaları gerekmektedir.

Bu şartları taşıyan mükelleflerden, elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler ise;

• edefter.gov.tr internet adresinde yer alan “Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi”nin imzalı aslı,
• Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği
• Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,
• Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda, ilgili Tebliğin “3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı” başlıklı bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.

ile www.edefter.gov.tr  internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunacaklardır.

VI.4. e-Defter uygulaması ile ilgili diğer hususlar

• Elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kâğıt ortamında defter tutamayacakları gibi bu mükellefler kâğıt ortamında defter tutmaları halinde ise hiç defter tutmamış sayılacaklardır.

• Elektronik defter oluşturulurken, tebliğlerde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.

• 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanacaktır.

• Elektronik defter tutanlar oluşturdukları elektronik defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Gelir İdaresi Başkanlığının herhangi bir sorumluluğu bulunmayacaktır.

• Elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmeyecektir.

• Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerek görmesi halinde, Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere, uygulamadan yararlananların bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptirler.

• Elektronik defter tutanlar bu denetimler sırasında, gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorunda olacaklardır. Bu kapsamdaki denetim yetkisi mahallinde kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim yöntemlerinin kullanılması da istenilebilecektir.

• Uyumluluk testini geçen yazılımların gerekli şartları sürekli olarak taşımaları için bu yazılımların üreticilerinin ve kullanıcılarının gerekli önlemleri almaları zorunludur.

• Bu Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen denetim elemanlarının veya Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemeyeceklerdir.

• Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadırlar.

• Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerin oluşturulması sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde çalışabilmesi ile ilgili yeterli güvenlik önlemlerini almakla yükümlüdürler.

• Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmek zorundadırlar

• Elektronik defter tutanlar, kanunlarla yetkili kılınan kurum ve kişilerin talebi üzerine elektronik defterlere ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sunmak zorundadırlar.

• Önceden haber verilmek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, elektronik defterlere ilişkin format ve standartlarda değişiklik yapılabileceği gibi elektronik defter oluşturma süreçleri ile veri güvenliğine ilişkin standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir. Bu zorunluluk mükellef grupları itibarıyla farklılaştırılabilir.

• Elektronik defter tutanların faaliyet hacmi, teknolojik kısıtlar ve benzeri nedenlerle, başta veri bütünlüğü, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması olmak üzere elektronik defter oluşturulması, kaydedilmesi, onaylanması, muhafazası ve ibrazı ile ilgili olarak mali mühür veya elektronik imza yerine başka yöntemlerin kullanılmasına karar verilebileceği gibi uygulamadan yararlanmaya ilişkin özel esaslar belirlenebilecektir.

• edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilecektir.

• Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler ile bu defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin standartlar, teknik kılavuzlar ve kurallar edefter.gov.tr adresinde duyurulacaktır.

• İstenilmesi halinde, elektronik defter kayıtlarına kaynak teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.

• Gerekli görülen durumlarda, elektronik defterler ile elektronik defterlerde yer alan bilgilere ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek diğer raporların ibrazı, elektronik defter tutanlara ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler edefter.gov.tr adresinde açıklanacaktır. Elektronik defter tutanların bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektörler, mükellef grupları veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir.

• Elektronik defter uygulamasının altyapısı ve işleyişi göz önünde bulundurularak, ilgilisine bilgi verilmek suretiyle, uygulamadan yararlanmak isteyenlerin başvurularının cevaplanması belli bir süre ertelenebilir veya başvuruları sıraya konulabilir.

• Önceden haber verilmek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, uygulama ile ilgili her türlü standart ile diğer teknik konularda genel veya özel değişiklikler yapılabileceği gibi uluslararası standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir.

(1) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının bu Tebliğ kapsamında elektronik fatura uygulamasına geçme ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ali ÇAKMAKCI YMM / Bağımsız Denetçi / E. Hesap Uzmanı  Özgeçmiş İçin Tıklayınız taxauditingymm.com tarafından hazırlanmıştır.

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.