İlgi kayıtlı özelge talep formunuzda, akaryakıt işletmeciliği faaliyeti ile iştigal ettiğinizi, e-defter ve e-fatura uygulamasına tabi olduğunuzu, şirketinizin yazar kasa fişlerinin her birinde (nakit-kredi kartı-TTS) olmak üzere üç ayrı ödeme yöntemi bulunduğu, buna istinaden her bir yazar kasa fişinin yevmiye kaydını dört ayrı madde ile yaptığınızı işyerinizde 26 adet yazar kasa bulunduğu, her bir yazar kasadan bir günde üç yazar kasa fişinden toplam 78 adet fiş oluştuğunu ve her birine dört yevmiye maddesinden toplam 312 adet yevmiye maddesi yazıldığı bu durumun iş yükünü artırdığı ve yapılan kayıtların doğruluğundan emin olunamadığı belirtilerek vardiya sonlarında alınan z raporlarının muhasebe kaydının yapılması hususunda Başkanlığımızdan görüş talep edilmektedir.

            213 sayılı Vergi Usul Kanununun 172 nci maddesinde, defter tutma mecburiyeti bulunan gerçek ve tüzel kişiler sayılmış olup Kanunun 174 üncü maddesinde, defterlerin hesap dönemi itibariyle tutulacağı, kayıtların her hesap döneminde kapatılacağı ve ertesi dönem başında yeniden açılacağı, hesap döneminin normal olarak takvim yılı olduğu hükmüne yer verilmiştir. Anılan Kanunun 183 üncü maddesinde ise yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi icap eden muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defter olduğu, yevmiye defterinin ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralı olacağı hüküm altına alınmıştır.

            Mezkur Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

            Anılan Kanunun mükerrer 242 nci maddesi ile Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

            13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve standardı yayımlanan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek elektronik defter kullanımına izin verilmiştir.

            Konuya ilişkin olarak yayımlanan 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiş olup, 454 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik defter tutma ve e-fatura uygulamasının kapsamı genişletilmiştir.

            e-Defter Uygulamasına ilişkin olarak www.edefter.gov.tr de yayımlanan "e-Defter Uygulama Kılavuzu V 1.4" ün "18. Belge Tipi (documentType)" bölümünün "Z raporuna istinaden açıklama" kısmında;

            "Ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilen satışlara ait gün sonu raporların esas itibariyle ayrı ayrı muhasebe kaydının yapılması gerekmektedir. Ancak aynı işletmede birden fazla ödeme kaydedici cihazın kullanılması durumunda gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporlarının, günlük olarak bir icmale bağlanıp muhasebe kaydında belge tipi "other" ve belge açıklaması "Z Raporu İcmali" olarak kaydı yapılabilir.

            ...

            İcmal oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri (Z) Raporu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu bilgi elektronik defter uygulamasında da verilecek bilgi olmasından ötürü önem arz etmektedir. Yapılan işlemler, günlük satışlara ilişkin KDV oranları ve tutarları da (Z) Raporu icmalinde olmalıdır. Dolayısıyla elektronik defterlerde KDV oranlarına göre ayrıştırma yapılmalı ve kayda esas belge Z raporu icmali olmalıdır. İcmal kapsamında bulunan Z raporlarının muhasebe kaydının Vergi Usul Kanunu ile belirlenen sürelerde yapılmasını temin edecek şekilde, icmalin oluşturulması ve muhasebe kaydına konu edilmesi gereği tabiidir." açıklamasına yer verilmiştir.

            Anılan Kılavuzda, "Z Raporu İcmali"nin şekli, ihtiva etmesi gereken asgari bilgiler ve icmale ilişkin yapılması gereken yevmiye kaydı tablo şeklinde örneklendirilmiştir.

            Söz konusu icmal, asgari bilgileri ihtiva etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka bilgileri de içerebilir. Öte yandan, bir muhasebe dönemi boyunca aynı yapıda bir icmalin kullanılması Muhasebenin Temel Kavramlarından "Tutarlılık İlkesi"nin gereğidir.

            Yukarıda yer alan hüküm ve açıklamalara göre;

            - Şirketinize ait 26 adet ödeme kaydedici cihazdan gün sonunda alınan Z raporlarının, ödeme yöntemleri (nakit, kredi kartı vb.) göz ardı edilerek, günlük olarak bir icmale bağlanıp tek bir yevmiye maddesine kaydı mümkün bulunmaktadır.

            - Öte yandan, söz konusu "Z Raporu İcmali"nin anılan Kılavuzda belirtilen asgari bilgileri ihtiva etmesi gerektiği tabiidir.  

            Bilgi edinilmesini rica ederim.

(*)     Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.

(**)   İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.

(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.