İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzereon yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorunda.
Kayıt ve belgelerin ibrazına ilişkin 15 günlük süre; işyeri kayıtları düzenlenen bir tutanakla talep edilmişse tutanak tarihinden sonraki ilk günden başlayarak, yazı ile istenmişse yazının tebliğinden sonraki ilk günden itibaren (başlayarak) işlemeye başlar ve 15. gün mesai saati bitiminde 15 günlük süre dolmuş olur.
Sigortalıyı devir alan işverenler, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine ait işyeri kayıt ve belgelerini yukarıda belirtilen sürelerle saklamak zorunda.

Kayıt ve Belgeler İşyerinde İncelenebilir
Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurun tebligatta belirttiği adrese getirilir. 
Ancak, işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurca da teftişe elverişli bulunursa inceleme işyerinde yapılabilir.

Mehil İstenebilir
İşveren kayıt ve belgelerin ibrazına ilişkin olarak mehil talebinde de bulunabilir. Yapılacak tebligata rağmen, 15 gün ya da haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine verilen mehil süresi içinde ibraz edilmeyen defter ve belgelerin daha sonra ibraz edilmesi hâlinde de gerekli inceleme yapılır.

İşveren tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca belirlenir ve ilgiliye yazılı bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.

Kayıt ve Belgeler Tam İbraz Edilmeli
İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren ilgili mevzuat gereğince tutmak zorunda olduğu tüm defter, kayıt, bilgi ve belgeleri istenilmesi halinde ibraza yükümlüdür. İstenildiği halde ibraz edilmeyen defter, kayıt, bilgi ve belgelerden herhangi birinin veya birkaçının eksik ibrazı, yükümlülüğün tam olarak yerine getirilmediği hükmünde sayılır.
İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren ilgili mevzuat gereğince tutmak zorunda olduğu tüm defter, kayıt, bilgi ve belgelerden istenilen herhangi birinin veya bir kaçının mücbir sebep olmaksızın ibraz edilemeyeceğinin bildirilmesi, idari para cezasının uygulanmasına engel teşkil etmez.

İdari Para Cezası Ne Kadar?
Denetim elemanınca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın kayıt ve belgeleri tam olarak ibraz etmeyerek yükümlülüğünü yerine getirmeyenlere;
a)    Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin oniki katı tutarında,
b)    Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı tutarında,
c)    Defter tutmakla yükümlü değil iseler, aylık asgari ücretin üç katı tutarında,
idari para cezası uygulanıyor.

Özellikli Durumlar
Kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi durumuna ilişkin uygulanacak idari para cezaları ile ilgili olarak SGK uygulamalarında bazı özel durumlarla da bulunuyor. Bu özel durumlardan bazılarını aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz;
-    Kanunen tutulma zorunluluğu olan herhangi bir belgenin (gelir belgesi, gider belgesi, büyük defter vs.) herhangi birinin bile talep edildiği halde incelemeye sunulmaması ibraz etmeme nedeniyle idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
-    Defterde yer alan bir gelir veya giderin belgesinin incelemeye sunulmaması idari para cezası tatbikini gerektirir.
-    Kurumca bilgi sahibi olunan belgelerin (işyeri işe giriş bildirgeleri, prim belgeleri…) incelemeye sunulmaması halinde idari para cezası uygulanamaz.
-    Kurumca yasal defter sayfalarının bazılarının kopma yırtılma v.b nedenlerle incelemeye sunulmaması idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
-    Birden fazla işyeri ile ilgili olarak müşterek tutulan yevmiye defterinin, birden fazla işyeri ile ilgili tahkikat sırasında tetkike ibraz edilmemesi her işyeri için ayrı ayrı idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
-    İşyerinin faaliyet döneminin bir ayına ilişkin ücret tediye bordrosunun incelemeye sunulmaması bile ibraz etmeme nedeniyle idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
-    Asgari işçilik tahakkuku yapılan ay işyeri kayıtlarında işçilik ödemesi bulunmaması (Sosyal Güvenlik Kurumuna yapılmış bildirimin bulunmaması) dolayısıyla ücret tediye bordrosu düzenlenmeyerek incelemeye sunulmaması işyeri kayıtlarının incelemeye sunulması yükümlülüğünün ihlali nedeniyle idari para cezası uygulanmasını gerektirmektedir.
-    Kayıt ve belgelerin incelemeye sunulması yükümlülüğünün ihlali nedeniyle idari para cezası uygulanabilmesi için yazılı tebligat şart olmayıp, Kurumca talep edilen yasal kayıt ve belgelerin işverence yazılı olarak incelemeye sunulmayacağının beyan edilmesi veya bu hususun Kurum yetkililerince bir tutanağa bağlanması halinde de idari para cezası tatbik edilecektir.
-    İşyerinin tescilli olmaması veya 4/a kapsamında sigortalı çalıştırmıyor olması halinde de kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi hali için idari para cezası uygulanacaktır.
Sosyal güvenlikte kayıt ve ibraz yükümlülüğü ile yaptırımlarıyla ilgili daha geniş bilgi ile diğer tüm yükümlülükler, örnekler ve yargı kararları için bkz: https://www.seckin.com.tr/kitap/343527427 26.11.2018 Dr. Mehmet BULUT İş ve Sosyal Güvenlik Uzmanı  Bu e-Posta adresi istenmeyen postalardan korunmaktadır, görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

http://www.sadettinorhan.net/26_11_2018_makale.html