Vergi Usul Yasası'nın 323'üncü maddesi gereği olarak ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idamesi ile ilgili olarak;

* Dava ve icra safhasında bulunan alacaklar ile

* Yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar için şüpheli alacak karşılığı ayrılması mümkündür. Bu bağlamda mevcut yasal düzenleme uyarınca şüpheli hale gelen alacaklar için değerleme gününün değerine göre pasifte karşılık ayırarak geçici bir süre söz konusu alacağın giderleştirilmesi mümkündür.

Şüpheli hale gelen bir alacak için karşılık ayrılırken aşağıdaki hususuların varlığı ve dikkate alınması gerekmektedir.

* Şüpheli hale gelen alacak ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmalıdır. Bir başka anlatımla şüpheli hale gelen bir alacağa karşılık ayrılabilmesi için söz konusu alacağın ticari veya zirai kazancın oluşumunu sağlayan bir alacaktan kaynaklanması gerekmektedir.

* Şüpheli alacağın karşılık ayrılmak suretiyle giderleştirilmesi için bu alacağın kârın oluşumunu etkilemiş yani daha önce tahakkuk esasına göre hasılat hesaplarına intikal ettirilmiş olması gerek.

* Alacak teminata bağlanmış ise karşılık ayrılması mümkün değildir. Bu nedenle teminata bağlanmamış olan alacaklarda alacağın şüpheli hale gelmesi durumunda karşılık ayrılması söz konusudur.

Kefalete bağlanmış bulunan alacaklarda karşılık ayrılabilmesi için asıl borçludan sonra kefil hakkında da takibat yapılmış ve buna rağmen alacağın tahsil edilememiş olması gerekmektedir.

Senetli alacaklarda ise senedin asıl borçlusu yanında cirantalarının da borcun ödenmemesinden müteselsilen sorumlu olması nedeniyle bu tür alacaklarda karşılık ayrılabilmesi için öncelikle cirantalar hakkında da takibat yapılmış olmalı ve buna karşılık alacağın tahsil edilememiş olduğu hususu belgelendirilmelidir.

* Kamu idare ve müesseselerinden olan alacaklar için karşılık ayrılamaz. Karşılık ayırmanın temel nedeni doğması muhtemel bir zararın varlığıdır. Bu bağlamda kamunun borçlu bulunması halinde bu borcun ileri bir tarihte gecikmeli de olsa ödenmesi kesindir.

* Mahkemeye dava, icraya takip dilekçesinin verilmiş olması, alacağın dava ve icra safhasına intikal ettiğini gösterir. Ancak bu başvurular alacağın şüpheli hale geldiğini göstermez. Bir alacağın şüpheli hale geldiği başvurudan sonra davanın mahkemede görülmekte olması, icraya intikal eden uyuşmazlıkların ise ödeme emrine bağlanması halinde mevcut alacağın şüpheli hale geldiğini gösterir.

Dolayısıyla bu aşamalara gelmemiş alacaklara karşılık ayrılamaz.

* İşletmeler şüpheli alacak karşılığı ayırıp ayırmamakta serbesttir. Ancak şüpheli hale gelen alacak için karşılık ayrıldığı takdirde bu karşılığın hangi alacak için ayrıldığı konusunun karşılık hesabında gösterilmesi gerekir.

* Şüpheli alacak karşılığı ancak alacağın şüpheli hale geldiği yıl ayrılır.

* Herhangi bir malın tesliminden veya hizmetin ifasından önce bedelinin veya bedelinin belli bir kısmının ödenmiş olması halinde yapılan bu ödemeler avans olarak kabul edilir. Bu bağlamda da avanslar için karşılık ayrılması mümkün değildir.

* Vergi Usul Yasası uygulaması ile ilgili 334 sıra numaralı Genel Tebliği'nin 5'inci bölümünde yer alan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere "Katma Değer Vergisi ekonomik faaliyetlerin doğal bir sonucu olarak ortaya çıkan ve işletmenin alışları sırasında ödediği, işletme alacaklarının bir unsurunu teşkil eden ve doğrudan doğruya mal veya hizmet tesliminden veya ifasından kaynaklanan bir alacaktır."

Bu nedenle Katma Değer Vergisi'nden kaynaklanan alacak için şüpheli alacak karşılığı ayırmak mümkündür. Bunun için de alacağın kayıtlara intikal eden bir hasılatla ilgili bulunması gerekmektedir. Söz konusu ilgili dönem kayıtlarına intikal ettirilmiş olması, bu işle ilgili hasılata ait kayıtların yasal defterlere intikal ettirilmiş bulunması, bu hasılata yönelik hesaplanan Katma Değer Vergisi'nin beyan edilmesi halinde tahsil edilemiyen Katma Değer Vergisi için de karşılık ayırmak mümkündür.

Bir alacağa şüpheli alacak karşılığı ayrılabilmesi için öncelikle ilgili hesaptan çıkartılarak "128" Şüpheli Ticari Alacaklar Hesabı'na alınması bilahare de "654" Karşılık Giderlerine borç, "129" Şüpheli Ticari Alacaklar Karşılığı" Hesabı'na alacak verilmek suretiyle ilgili hesaplar çalıştırılır, son olarak da Karşılık Giderlerine alacak, Dönem Kârı ve Zararı hesabına borç kaydı yapılmak suretiyle işlem sonuçlandırılır.