Özet

İşçi özlük dosyalarının tutulması, 4857 sayılı İş Kanunu ile hüküm altına alınmıştır. Önceleri fiziki ortamda tutulmakta olan özlük dosyalarının, elektronik ortamın gelişmesiyle fiziki ortam yerine elektronik ortamda düzenlenebilmesi ortaya çıkmıştır. Bu konu Anayasa başta olmak üzere, birincil ve ikincil yasal düzenlemelerle ele alınmış ve konu okuyuculara aktarılmaya çalışılmıştır.

1. Giriş

Bu makalemizde, özlük dosyaları ve bu dosyaların elektronik ortamda saklanabilmesi ile e-imzalı olması konusu ele alınıp, değerlendirilecektir.

2. Özlük Dosyası

Mülga 1475 sayılı İş Kanunu’nun 71’inci maddesinde işçinin: Adı ve soyadı, Varsa işyeri numarası, Doğum tarihi ve yeri, Baba ve anasının adı, Tabiiyeti, Sigorta sicil numarası, İşyerine giriş tarihi, İşyerine giriş ücreti, Ücretindeki değişiklikler, İşyerinden çıkış tarihi, Gittiği işyerinin (biliniyorsa) yazılması gereken “İşçi çizelgeleri”nin tanzim edilmesi düzenlenmişti. Bu çizelgelerde nelerin yer alacağı kanun maddesinde tek tek belirtilmişti.

İşçi özlük dosyası konusu ilk kez 4857 sayılı Kanun’da (Madde 75) düzenlenmiştir. Kanunun madde meninde, işverene çalıştırdığı her işçi için bir dosya düzenlemesi ve bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ile diğer kanunlar uyarınca dü-zenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları bu dosyada saklamak ve bunları istenildiği zaman yetkili memur ve mercilere gösterme yükümlülüğü getirilmiştir. Kanunda özlük dosyasında bulunacak kayıt ve belgelerin fiziki veya dijital ortamda tutulacağı düzenlenmediğinden, her iki ortamda tutulabilmesinin mümkün bulunduğu anlaşılmaktadır.

İşverenler çalıştırdıkları için işçi özlük dosyası tutmak zorundadır. 4857 sayılı Kanunun 7’nci maddesi, işçinin kendisinde çalıştığı sürede ödenmeyen ücretinden, işçiyi gözetme borcundan ve sosyal sigorta primlerinden işveren ile birlikte sorumluluğunu esas aldığından geçici iş ilişkisinde, devralan işveren için özlük dosya tutma yükümlülüğü söz konusu değildir. Ancak, devralan işverende çalıştığı süreye ilişkin olarak sorun çıkması söz konusu olabileceğinden, geçici iş ilişkisi çerçevesinde devralan işverende çalıştığı süre için özlük dosyası tutulması yerinde olacaktır. Asıl işveren-alt işveren ilişkisinde ise birlikte sorumluluk düzenlendiğinden (4857 sayı-lı Kanun Madde 2/6), her iki işveren tarafından işçi özlük dosyası tutulması icap etmektedir.

3.İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Kayıt ve Belgeler

İşçi özlük dosyasında bulunması gerekenler konu-sunda bir zorunluluk mevzubahis değildir. Madde gerekçesinden ve kanunun madde metninden anlaşılacağı üzere, işçi özlük dosyasında nelerin yer alacağı sayma yöntemiyle belirtilmemiş, işçinin kimlik bilgilerinin yanında değişik kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtlar şek-linde genel bir ifadeye yer verilmiştir.

Bu ifadeden olmak üzere, özlük dosyasında;

- Kimlik bilgileri,

- İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtlar,

- Ayrıca bir zorunluluk olmaksızın bulundurulmasında fayda bulunan gerekli belge ve kayıtlar, muhafaza edilebilmektedir.

3.1. Kanunda Kimlik bilgileri denilmekte, ancak bu bilgilerin nüfus cüzdanı fotokopisi, muhtarlık veya nüfus müdürlüğünden ya da e-Devlet sisteminden alınacak barkodlu nüfus kayıt (Bu belge 5490 Sayılı Nüfus Hizmetleri Kanununun 44. Maddesinin 5. Fıkrası kapsamında verilmekte olup, nüfus müdürlüklerinden alınmış diğer belgelerle aynı hukuki de-ğere sahiptir denilmektedir) örneğinden herhangi biri bu ihtiyacı karşılayabilecektir. Şu kadar ki, SGK sigortalı işe giriş bildirgesinde sigortalının nüfusa kayıtlı olduğu yer ile ilgili bilgiler de yer almaktadır. Eski nüfus hüviyet cüzdanları nüfusa kayıtlı olduğu yer ile ilgili bilgileri karşılayabilmekteyken yeni kimlik kartında bu bilgiler yer almadığından kimlik fotokopisi bu ihtiyacı karşılamayacaktır.

3.2. İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzen-lemek zorunda olunan belge ve kayıtlar Zorunlu belge kavramı işçiye ve işin niteliğine göre farklılık gösterebilmektedir. Bunların bazıları işe ilk girişte, bazıları işe devam esnasında ortaya çıkabilmektedir.

- Yabancı uyruklu işçiler için çalışma izni alınması,

- 10.04.2022 tarihinden itibaren mesleki yeterlilik belgesi zorunluluğu getirilmiş bulunan toplam 183 meslekte çalışanlar için mesleki yeterlilik belgesi ((zorunluluk getirilen meslekler için bakınız https://portal.myk.gov.tr/index.php?option=com_yeterlilik&view=arama&belge_zorunlu=1”), ve çok

- Tehlikeli işlerde çalışan işçilerde Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta Yer Alan İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmelik ile aranılan belgelerden herhangi biri,

- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu hü-kümlerine göre işyeri hekimi, hemşiresi ve sağlık personeli, iş güvenliği uzmanı çalıştırılması gereken işlerde Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığınca verilen sertifikaları, operatörler için operatörlük bel-gesi, şoförler için sürücü belgesi,

- Diploma, sertifika, kurs belgeleri, ustalık-kalfalık belgesi,

- Gıda üretim ve perakende iş yerleri, İnsani tüke-tim amaçlı sular ile doğal mineralli suların üretimini yapan iş yerleri, Kaplıca, hamam, sauna, berber, kuaför, dövme ve piersing yapılan yerler, masaj ve güzellik salonları ve benzeri yerler, Otel, motel, pansiyon ve misafirhane gibi yerlerde çalışanların hijyen eğitim kurs bitirme belgesi,

- Yerleşim yeri ve diğer adres belgesi/ikametgâh belgesi (işçiye yapılacak tebligatlar, çalışma koşul-larında esaslı değişiklik olarak nitelenebilecek bir hususla karşılaşmamak adına çok sayıda işyeri bulunan işletmelerde işçinin çalıştığı işyeri değişikli-ği) ve işçinin yerleşim yerinin değişmesinde değişen adres belgesi.

- Sigortalı işe giriş bildirgesi (5510 Kanun md.8),

- Engelli çalışanlar için sağlık kurulu raporu,

- Sakatlık/engellilik indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığından alınmış indirim yazısı,

- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında işçiden alınan imzalı Veri Sahibinin Açık Rıza Beyan Formu,

- İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye verilmesi zo-runlu olan "çalışma belgesi"nin bir örneği ile belgenin işçiye verildiğini gösteren ve işçinin imzasını taşıyan ispat belgesi (4857 Kanun md.28).

- Sigortalı işten ayrılış bildirgesi,

3.3. Bir zorunluluk olmaksızın bulundurulmasında fayda bulunan gerekli belge ve kayıtlar;

Bu kayıt ve belgeler, işverenin yasal yükümlülükleri ve borçları ile iş sözleşmesinden kaynaklanan borçları çerçevesinde özellikle işin kanuna uygun; verimli ve doğru yönetimi, işin kanunlara uygun dü-zenlenmesi, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin uygulanması, denetim veya çekişme hallerinde ispat ya da delil bildirme yükünü yerine getirmeye yardımcı olması gibi amaçlarla toparlanan belgeler niteliğindedir.

- İşçi işe alınırken yaptığı iş başvurusunun formu, işe alma sırasında işçiyle yapılan mülakat, görüşme ve test sonuçları,

- İstihdam teşvik hükümlerinden yararlanılması için gerekli olan mesleki yeterlilik belgesi, İŞKUR kurs bitirme belgesi, meslek ve teknik eğitim veren orta öğretim ya da yüksek öğretim belgesi,

- İstihdam teşvik hükümlerinden yararlanılması için gerekli olan işe alınan işçinin e-Devletten çıkardığı/aldığı kendine ait tescilli sigortalı hizmet listesi,

- Süresi bir yıl ve daha fazla olan asgari ve azami müddetli belirsiz süreli iş sözleşmesi ile çalışma var ise bir örneği (4857 Kanun md.8),

- Belirli süreli iş sözleşmesi ile çalışma var ise bir örneği (4857 Kanun md.11),

- Her ay işçiye verilmesi zorunlu olan "ücret hesap pusulasının" işçinin imzasını taşıyan örneği (4857 Kanun md.37),

- Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde işçiden alınan fazla çalışmaya onay belgeleri (4857 Kanun md.41),

- Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde işçiden alınan Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günlerinde çalışmaya onay belgeleri (4857 Kanun md.44),

- Turizm, sağlık, özel güvenlik işinde çalışan işçilerden gece 7,5 saatten fazla çalışabilecekleri konusunda alınan onay belgeleri (4857 Kanun md. 69),

- Sağlık raporu/sağlık kurulu raporu,

- Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde çalışanlar için sağlık kurulu raporu/sağlık raporu ile belirli zaman ara-lıklarında alınması zorunlu muayene raporları,

- Hamile kadınların doğumdan önce üç hafta kalıncaya kadar çalışması halinde gerekli olan doktor onayı (4857 Kanun md.74),

- Doğum öncesi ve sonrası izinlerin artırılması gerektiğini gösteren doktor raporu (4857 Kanun md.74),

- Emziren çalışanların, doğum izninin bitiminde ve işe başlamalarından önce, çalışmalarına engel du-rumları olmadığına dair rapor (6331 Kanun md.30),

- Yıllık ücretli izinleri gösteren ve işçinin imzasını taşıyan izin kayıt belgesi (4857 Kanun md.56),

- Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgeleri,

- Kişisel koruyucu donanımı teslim tutanağı,

- İşçinin iş sağlığı ve güvenliği eğitimine katıldığına dair belge,

- İşçinin ücretinde ve sosyal haklarında ortaya çıkan değişiklikleri gösteren belgeler,

- İşçiye iş sürecinde yapılan bildirimler, uyarılar, kurallara göre verilmiş cezalar, işçiye yapılmış sa-vunma vermesi çağrıları, işçinin vermiş olduğu sa-vunmalar, bildirimleri tebliğden kaçınan işçiye ilişkin tutanaklar,

- İŞKUR kayıt belgesi,

- Serbest zaman kullanmak isteyen işçinin istek dilekçeleri ve serbest zaman çizelgesi,

- Varsa iş sözleşmeleri eki protokol, taahhütname,

- Aile durum belgesi,

- Banka hesap belgesi,

- Denkleştirme esasının uygulandığı günlerde işçi-nin periyodik (en fazla iki aylık) çalışma sürelerini ve ücretli boş zamanlarını gösteren çizelgeler,

- İşçiye verilen her türlü izne ilişkin talep dilekçeleri ve izin kullandırma çizelgeleri,

- Terfi ve nakil işlemlerini gösteren belgeler,

- Esaslı değişiklik anlaşmaları,

- İş sağlığı ve güvenliği önlemlerine ilişkin gerekli bilgilerin, araç ve gereçlerin verildiğini gösteren, araç ve gereçlerin listesini içeren, işçinin imzasını taşıyan belgeler,

- İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin işyerinde yapılmış ve yapılacak eğitimleri ve işçinin bu eğitimlere katıldığını ve katılacağını gösteren çizelgeler,

- Açık gıda üretimi yapılan işlerde akciğer fonksiyon test sonucu, tıbbi analiz raporu, gürültülü işlerde saf ses eşik odyogramı,

- Parça iş güvenliği talimatı,

- Vizite kâğıtlarının örnekleri,

- İstirahat raporlarının örnekleri,

- Gece çalışması yaptırılan turizm, sağlık, özel gü-venlik dışındaki işlerde gece çalışmalarının 7,5 sa-atten fazla yapılmadığını gösteren ve işçinin imza-sını taşıyan gece çalışma çizelgeleri,

- İşçinin gece ve gündüz postalarında çalışması halinde haftalık posta değişikliğini gösteren bireysel posta çizelgesi,

- Geçici iş ilişkisi ile devredilecek işçiden devir sırasında alınmış olan yazılı rıza,

- Kadın işçiler bakımından; çoğul gebelik varsa bu-nu gösteren doktor raporu, hamilelik için periyodik kontrollerin ne zaman yapılacağını gösteren kadın doğum uzmanının raporu, süt iznini nasıl kullanmak istediğini gösteren işçinin imzasını taşıyan dilekçe, bu isteğe göre oluşturulmuş süt izni çizelgesi,

- Bunların dışında işçiyle ilgili departmanlar arası yazışmalar ve gerekli görülen diğer belgeler,

- İş sözleşmenin feshine veya diğer sona erme nedenlerine ilişkin belgeler,

- İşçinin yaptığı işin tanımı,

- İşçinin vesikalık fotoğraf (lar)ı ve nihayet iş söz-leşmesi sona erdiğinde işçiye yapılması zorunlu ödemelerinin yapıldığını gösteren işçinin imzasını taşıyan dekont, ödeme makbuzları ve ibraname,

Yukarıda belirtilen kayıt ve belgeler örnek olarak verilmiş olup, bunları çoğaltabilmek mümkündür. Özlük dosyasındaki kayıt ve belgeler hem işçi hem de işveren için delil niteliği taşımakta ve gerektiğin-de kullanılabilecek bulunmaktadır.

4. Özlük Dosyalarının Saklanma Süresi

Özlük dosyalarının ve bu dosyalarda muhafaza edilen kayıt ve belgelerin saklanma süresi konusunda Kanunda bir düzenleme bulunmamaktadır. Bundan dolayı da özlük dosyalarında bulunan kayıt ve belgelere göre saklanma süresi farklılık göstere-bilmektedir. Bu cümleden olmak üzere, 4857 sayılı Kanun kapsamındaki işçi alacaklarıyla ilgili kayıt ve belgelerin 5 yıl, 5510 sayılı Kanun kapsamındaki belgelerin düzenlendiği tarihten izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamındaki kayıt ve belgelerin 15 yıl zaman aşımı süresi bulunmaktadır. İş kazasından kaynaklanan maddi ve manevi tazminat davaları ile ilgili kayıt ve belgeler için zamanaşımı süresi 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’ndaki genel zamanaşımı süresi olan 10 yıllık süre esas alınmaktadır. Dolayısıyla, belirtilen zamanaşımı süreleri konu ile ilgili kayıt ve belgelerin saklanması için gereken süre olarak kabul edilmektedir.

5. Kayıt ve Belgelerin Kişisel Veri Niteliği Taşıması ve Bunların Elektronik Ortamda Tutulması

5.1. Anayasamızın “Özel hayatın gizliliği” başlıklı 20’nci maddesinin 3’üncü fıkrasında; “Herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin esas ve usuller kanunla düzenlenir.” Denilmektedir.

5.2. 4857 sayılı Kanun’un 2’nci fıkrasında; “İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” Denilmiş, gerekçesinde; işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralı çerçevesinde ve hukuka uygun olarak kullanması esası yanında, işverene sır saklama yükümlülüğü getirildiği belirtilmiştir.

Bu hükümden, işverenin işçi ile ilgili olarak işçi özlük dosyası vasıtasıyla edinilen bilgileri hem hukuka uygun hem de dürüstlük kurallarına uygun olarak kullanabileceği, ayrıca gizli kalması gereken hususları sır saklayarak açıklamayacağı anlaşılmaktadır.

5.3. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 1’inci maddesinde;

- Bu Kanunun amacının, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek olduğu,

- Aynı Kanunun 6’ncı maddesinde; Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerin özel nitelikli kişisel veri olduğu,

- Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesinin yasak bulunduğu,

- Belirtilenlerden sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel verilerin, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebileceği, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel verilerin ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebileceği,

- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınmasının şart olduğu,

- Yine aynı Kanun’un 7’nci maddesinin 1’inci fıkrasında, Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silineceği, yok edileceği veya anonim hâle getirileceği, 8’inci maddenin 1’inci fıkrasında, kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın aktarılamayacağı,

- Aynı Kanunun 11’inci maddesinde; kişisel verileri işlenen kişilerin haklarının neler olduğu ayrıntılı şekilde düzenlenmiş olup, söz konusu hükme göre; işçi, özlük dosyasında kendi hakkında tutulan kişisel verilere ilişkin bilgi isteme, ne amaçla tutulduğunu ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerinin dü-zeltilmesini isteme, verilerin işlenmesini gerektiren sebebin ortadan kalkması durumunda imhasını is-teme, verilerinin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğraması halinde zararının giderilmesini ta-lep etme haklarına sahip bulunduğu, hüküm altına alınmış bulunmaktadır. Bu hükümlerden, kişisel veriler hakkında herhangi bir işlem yapılmasında kanunda belirtilen istisnalar haricinde kişinin rızası gerektiği ortaya çıkmaktadır.

Öte yandan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar, 6698 sayılı Kanun uyarınca çıkartılan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ile düzenlenmiş bulunmaktadır.

5.4. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte;

- Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgi belge ve dokümanların,

- İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sisteme Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS),

- EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortama elektronik ortam,

- Kâğıt ortamında yapılan işlemlere Fiziksel ortam,

- Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasına elektronik onay,

- Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzaya güvenli elektronik imza,

- Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare tarafından ya da “Çok Gizli” nitelikteki belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kayda Kurumsal belge kayıt sistemi,

- Elektronik dosya türlerine format, denilmektedir.

Firma içi bilgi, belge, doküman iletimine imkan ve-ren web tabanlı uygulama İntranet, birbirine bağlı yüzbinler, milyonlarca şebekeyi içerisinde bulunduran kompleks İnternet, firma verilerini işletme içeri-sinde paylaşan “intranetler” ile dünya genelinde bir ağ olan “internet” teknolojilerinin birlikte kullanılması ile gelişen yapılar Kurumsal Bilgi Portalı, Bilginin işlenmemiş ham hali Veri, Belirli bir amaca yönelik olarak düzenlenmiş kayıtlar Veri Tabanı, İşletmedeki bilgisayarların sistemsel olarak birbirine bağlı olduğu bilgisayar ağı üzerinden işletmeye ait bilgi, belge, dokümana ulaşabildiği, özlük işlemleri dahil işletme içi iş ve işlemlerin gerçekleştirilebildiği ağ Network Ağ olarak adlandırılmaktadır.

EBYS kurumsal bilginin kaynağı olan belgenin üretilmesi, iletilmesi, kullanılması, ayıklanması, korunması, saklanması, imhası gibi tüm işlemlerin hızlı, etkin, ekonomik ve verimli bir biçimde gerçekleştirilmesi amacını taşımaktadır. Gerek kurum içindeki birimler arasında gerekse diğer kurumlarla bilgisayar ortamında yapılan yazışmaların standartlaşmasını, iletim, paraf ve onay sürelerinin kısaltılmasını, emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesini ve yazışmaların güvenli bir şekilde arşivlenmesini hedeflemektedir (ÇETİN Tuğçe, Yüksek Lisans Tezi, Sahife 51).

Bilişim teknolojilerinin gelişmesi ile birlikte kâğıt ortamına oranla elektronik ortamda daha fazla belgenin üretilmesi ve üretilen belge sayısının sürekli artması, işletmeleri hem rekabet ortamında karlılıklarını sürdürebilmek hem de yasal gerekliliklere uyum sağlamak bakımından dokümantasyon işlemlerinde maliyet tasarrufu sağlayan ve iş akışını iyileştirme olanağı sunan bu tür teknolojileri kullanmaya zorlamaktadır. Tüm kurumlar sürekli büyüyen belge üretimi miktarını yönetebilmek ve değişime ayak uydurmak için kendi belge yönetimi programlarını oluşturmaya yönelmektedirler (ÇETİN Tuğçe, Yüksek Lisans Tezi, Sahife 51,52).

5.5. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve bu Kanun uyarınca elektronik imzanın hukuki ve teknik yönleri ile uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemek amacıyla çıkartılan Elektronik İmza Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik elektronik imza konusunun yasal hükümlerini oluşturmaktadır.

Bu Kanuna göre; elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtlar elektronik veri olarak, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunanve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri elektronik imza olarak, elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişi İmza sahibi olarak adlandırılmaktadır. Özlük dosyasında elektronik ortamda oluşturulacak bilgi, belge ve dokümanların iş ilişkisinin taraflarınca imzalanması gerektiğinde doğal olarak bu işlemin elektronik imza vasıtasıyla yapılması icap ettiği de unutulmamalıdır.

6. Sonuç

Bu makalemizde özlük dosyaları, bu dosyaların elektronik ortamda saklanabilmesi ve e-imzalı olması konusu ele alınmış ve değerlendirilmiştir.

E. Başmüfettiş/E. İŞKUR İstihdam Dai. Bşk.

https://www.lebibyalkin.com.tr/

Kaynakça

- T.C. Anayasası,

- 4857 sayılı İş Kanunu,

- Mülga 1475 sayılı İş Kanunu,

- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,

- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik,

- Elektronik İmza Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönet