İşverenler çalıştırdıkları her bir işçi için özlük dosyası tutmak zorundadır. İş Kanunu'nun 75.maddesinde özetle;

1. Çalıştırılan her bir işçi için
2. 4857 sayılı İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olunan her türlü belge ve kayıtları tutmak
3. İstenilmesi halinde yetkili memur ve mercilere göstermek
4. Özlük dosyasını hukuka uygun kullanmak ve gizli kalmasını sağlamakla yükümlü tutmuştur

Dijitalleşen dünya, işverenler açısından da birçok faydayı beraberinde getirmeye devam ediyor. Özlük dosyalarının fiziki olarak tutulmasının dezavantajlarını dijitalin getirdiği faydalar ile giderilmesi amacıyla dijital özlük yönetimine geçmek isteyen işverenler dijital arşivin avantaj ve dezavantajlarını iyi değerlendirmesi gerekiyor.

Dijital arşivin avantaj ve dezavantajına geçmeden önce özlük dosyalarının fiziki olarak tutulmasının avantaj ve dezavantajlarına birlikte bakalım.

Özlük Dosyasının Fiziki Arşiv (Matbu çıktı) olarak tutmanın avantajları

• Orijinal Nüshalar olması ve orijinal nüshaya erişim imkanı
• Yasal uyumluluk sağlanması
• Kullanıcı başına maliyetlendirme yok.
• Kolay taşınabilirlik
• Islak imza, el yazısı gibi yasal uyumluluğu yüksek şekilde saklanması
• Denetimde avantaj sağlaması

Özlük Dosyasının Fiziki Arşiv (Matbu çıktı) olarak tutmanın dezavantajları

• Yetkilendirme sorunları
• Bordro programı ile entegrasyon sorunu
• Eksik belge veya güncel belgelerin tespit edilmesi sorunu
• Arşivleme sorunları (Yer ve dizayn, maliyet)
• Dış tehlikeler (Deprem, yangın, sel vb.)
• Çevre dostu değil
• Uzaktan erişim imkanı yok
• Hızlı erişim imkanı olmaması
• Belgelerin yıpranma ve hasar alması
• Yasal uyumluluk sorunları

Fiziki arşivin avantaj ve dezavantajlarını inceledik şimdi de dijital özlük dosyası yönetiminin avantaj ve dezavantajlarına bakalım

Özlük Dosyasının Dijital Arşiv olarak tutmanın avantajları

• Hızlı erişim imkanı sunması
• Sık kullanılan dosyalara erişim kolaylığı
• İndirmeden görüntüleme
• Uzaktan erişim imkanının olması
• Eksik evraklar için hatırlatma imkanı
• Personelin özlük dosyasına erişim imkanı
• Yetkilendirilmiş erişim imkanı
• Yer tasarrufu
• Çevre dostu (kağıt tüketimi azalıyor)
• ERP programları ile entegrasyon
• Orijinal belgelerde yıpranma sağlanmaz.
• İş ilişkisi sürerken güncellik (izin, rapor vb.) çalışan tarafından talep onay vb işlemler
• Her cihazdan erişim imkanı
• Analiz imkanı vermesi

Özlük Dosyasının Dijital Arşiv olarak tutmanın dezavantajları

• Güvenlik Sorunları
• Yetkisiz kişilerce erişilebilme
• Yedekleme Sorunları
• Orijinal nüsha olmama ve yasal uyumluluk sorunları
• Veri kaybı riski (bilgisayar bozulması, sunucu yedeklemesinin doğru planlanması vb.)
• Maliyet (Her firma için uygun olmayabilir)
• Verilerin üçüncü part programlara aktarılması
• Veri gizliliği sorunları
• Teknik destek gereksinimleri

Görüldüğü üzere her iki sistemin de avantaj ve dezavantajları mevcut işletmeler bu tür kararları vermeden önce yasal uyumlulukları göz ardı etmeden dijital dünyanın faydalarını da kaçırmamalıdır.

Şahsi görüşüm ve tavsiyem her iki yöntemin birlikte kullanılmasıdır. Böylelikle iki yöntemin avantajlarından yararlanırken dezavantajlarını da minimize edilmiş olunacaktır.