Proforma fatura bir teklif faturasıdır. Hiç bir mali yükümlülük yaratmamaktadır. Bu fatura karşılığı mal sevkiyatı yapılmaz ve para ödenmez.

En önemli amacı, ihracatçının ürününün bu fatura ile ithalatçıya teklif edilmesidir. Proforma fatura, alıcı ile satıcı arasında gerçekleşen anlaşmanın en pratik kanıtıdır.

Bu fatura, satıcı tarafından alıcı adına düzenlenen ve yapılan anlaşma ile ilgili her türlü detayı gösteren ön faturadır. Malın cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, döviz cinsi, son yükleme tarihi, teslim şekli, ödeme şekli gibi her türlü detay gösterebilir.

Alıcının ön hazırlık yapabilmesi için önemli olan bu faturalar, kesin fatura niteliği taşımaz.

Satış akreditifli yapılacaksa, ihracatçı proforma fatura düzenlemek zorundadır. Ayrıca yurt dışında düzenlenen sergi ve fuarlarda sergilenmek üzere Türkiye Gümrük Bölgesinden geçici olarak çıkarılacak eşyaya ilişkin kesin saüş faturası aranmayarak, proforma fatura ile çıkış işlemi yapılabilmektedir.

Proforma fatura, iş sonunda kesilecek kesin satış faturasının (Ticari Fatura) bir ön taslağıdır. Teklif yapmak isteyen firma kendi başlıklı kâğıdına hazırlayacağı proforma fatura üzerinde en azından; alıcının adı, adresi, proforma fatura tarih ve numarası, "Proforma Fatura" ibaresi, takribi mal miktarı, detaylı açıklaması, paketleme özellikleri, nakliye özellikleri, sevkiyat periyodu, tahmini yükleme ve boşaltma limanları, malın menşei, birim ve toplam fiyat ile ilgili bilgileri mutlaka belirtmelidir.

Proforma faturada belirtilen satış koşullarının alıcı tarafından uygun bulunması durumunda, alıcının verdiği sipariş üzerine proforma fatura kesin satış faturasına dönüştürülür. Proforma faturanın bir diğer kullanıldığı yer ise, ithalatçı tarafından akreditif açılması aşamasıdır. İthalatçı, ihracatçının kendisine göndermiş olduğu proforma faturayı akreditifi açacak olan Amir Bankaya ibraz ederek küşat mektubunun hazırlanmasını sağlar.

PROFORMA FATURADA BULUNMASI GEREKEN ŞARTLAR NELERDİR?

1- Faturanın tarihi,
2- Mal / hizmet cinsi,
3- Satıcının ve alıcının isim/unvan, adresleri,
4- Ödeme şekli,
5- Malların menşei,
6- Teslim şekli,
7- Mal veya hizmetin birim fiyatı/miktarı/tutarı,
8- Malların ağırlığı, ebatları, miktarı,
9- Sevkiyatın şekli,
10- Mallara ilişkin ambalaj özellikleri, numara v.b. detay açıklamalar,
11- Navlun ve sigorta prim tutarları,
12- Düzenleyenin imzası bulunması gerekir. UCP 600'ün (Akreditiflere İlişkin Yeknesak Usuller ve Uygulama) 18. maddesi gereğince faturaların imza zorunluluğu olmamakla birlikte, ülkemiz yasaları gereği söz konusu belgelerin orijinal imzalı (Elle atılmış/Islak imzalı) olması zorunludur.

PROFORMA FATURANIN ÖZELLİKLERİ NELERDİR?

Ticari hayatın oldukça çeşitlendiği günümüz piyasalarında birçok satış yöntemleriyle karşılaşılabilmektedir.

Müşteriler için iyi bir hizmet sunmak yanında onların anlayabileceği şekillerde ve şartlarda anlaşma yapılabilmesi için bir takım belgeler düzenlenebilmektedir. Bu belgeler; fatura, teklifname, sözleşme ve fatura benzeri belgeler şeklinde karşımıza çıkmaktadır. Çoğu zamanpiyasada fatura benzeri belgeler düzenlenip alınabilmektedir. İşte bu belgelerden bir tanesi de proforma faturalardır

Bir mai veya hizmetin hangi fiyat bedel ve şartlarla satılabileceğini gösteren teklifname niteliğindeki ticari mektup Proforma Fatura ola­rak tanımlanmaktadır. Proforma faturalar bu şekilde tarif edilmiş ol­malarına rağmen vergikanunları yönünden düzenlenmesi gereken bir belge olup olmadığı, damga vergisine tabi olup olmadığı yönle­rinden özellik arz etmektedir. Vergikanunlarımızda, proforma faturalara ilişkin bir hükme yer ve­rilmemiştir. Ayrıca proforma fatu­ralar damga vergisine tabi olma­maktadır.

Yukarıdaki açıklamalardan da anla­şılacağı üzere, fatura; satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşte­rinin borçlandığı meblağı göster­mek üzere, emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen bir belgedir. Anlaşılıyor ki, fatura satılan bir mal veya yapılan bir hizmeti temsil etmek üzere dü­zenlenmektedir. Bu özellikleriyle proforma faturadan ayrılabilmek­tedir. Çünkü fatura düzenlendiği anda bir mal satılmış veya hizmet yapılmış olmaktadır. Oysa yukarıda da belirtildiği üzere proforma fatu­ra, bir mal veya hizmetin hangi fi­yat, bedel veya şartlarla satılabile­ceğini gösteren teklifname niteli­ğindeki bir mektuptur. Yani pro­forma fatura bir nevi mektuptur. Proforma konusu olmaz iken, ticari faturaya dayalı muhasebe kaydı ve hâsılat teşekkülü her durumda olmaktadır.

Sonuç olarak, proforma fatura Maliye Bakanlığıtarafından düzenlenen, belge basımı ile ilgili usullere tabi değildir. Proforma fatura; satılacak malın fiyatı, malın özellikleri ve satış şartları hakkında alıcıya bilgi vermek için tanzim edilen faturadır. Fatura üzerine, fiyatların ne zamana kadar geçerli olduğu, malın teslimi gibi satış ile ilgili şartlar yazılır.

Proforma faturayı bir ön anlaşma belgesi olarak düşünebiliriz. Proforma fatura, şekil itibari ile ticari faturaya benzer. Fakat üzerinde mutlaka "Proforma Fatura" ibaresi bulunmalıdır. Firma, matbu bir proforma fatura bastırabileceği gibi kendi başlıklı kâğıdıyla da faturayı düzenleyebilir.

Proforma fatura genellikle dış ticaret işlemlerinde düzenlenmektedir. Proforma faturalar, ticari faturalar gibi "olmazsa olmaz" faturalar değildir. Kullanılmaları talebe bağlıdır.

(Orta Anadolu Makine ve Aksamları İhracatçıları Birliği'nin Aylık makine ihracatı ve ticari dergisi moment - expo edrgisinden alınmıştır)