Yasal defterlerin süresinde bastırılması ve kapanış tasdiklerinin yaptırılması

1. Giriş

Uygulamada işletmelerin muhasebe kayıtlarına zamanında yapmadıkları veya muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda yaptıkları ancak bu kayıtları yasal süresi içinde yasal defterlere yazdırmadıkları sıkça görülmektedir.

Muhasebe kayıtlarının zamanında yapılmaması veya manyetik ortamda yapılan kayıtların yasal defterlere yazdırılmaması önemli sonuçlar doğurmaktadır.

Aşağıda konuyla ilgili özet açıklama ve uyarılara yer verilecektir.

2. İşlemlerin Kayıt Süresi

Vergi Usul Kanunu’nun 219. maddesine göre işlemlerin defterlere zamanında kaydedilmesi zorunludur. Maddede yapılan düzenlemeye göre, kayıtların on günden fazla geciktirilmesi mümkün değildir.

Kayıtların muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkililerin imzasını taşıyan belgelere dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bu belgelere kaydedilmesi defterlere kayıt hükmündedir. Ancak bu kayıtların yapılması da işlemlerin esas defterlere 45 günden geç intikal ettirilmesine olanak vermemektedir.

45 günlük kayıt süresinin geçerli olabilmesi için, muhasebe fişlerinin kâğıda dökülüp yetkililerce imzalanması gerekir. Aksi halde kayıt süresi olarak 45 günlük değil 10 günlük süre geçerli olur.

3. İşlemlerin Bilgisayar Ortamında Kaydedilmiş Olması

Maliye Bakanlığı, bilgisayar ortamında kayıtların yapılmış olmasını, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmiş olarak kabul etmemektedir. Dolayısıyla Maliye Bakanlığı uygulamasına göre, bilgisayar ortamında tutulan kayıtlar yasal defterlere yazdırılmadıkça, defterlere kayıt yapılmış sayılmamaktadır.

4. İşlemlerin Yasal Süresinde Kaydedilmemesinin (Yasal Defterlerin Yazdırılmamasının) Sonuçları

a) Usulsüzlük Cezası

Vergi Usul Kanunu’nun 352/I-6 maddesi hükmüne göre, defterlerin yazdırılmaması birinci derece usulsüzlük cezasını gerektirmektedir.

b) Katma Değer Vergisi İndiriminin Reddedilmesi

Katma Değer Vergisi Kanunu’nun 34. maddesi hükmü, yüklenilen katma değer vergisinin indirimini açıkça belgelerin yasal defterlere kaydedilmesi koşuluna bağlamıştır.

Bu açık düzenleme nedeniyle, yüklenilen katma değer vergisinin indirimi ancak mal ve hizmet alım belgelerinin yasal defterlere kaydedilmesi halinde mümkün bulunmakta, yasal defterlere kaydedilmeyen belgelerde yer alan katma değer vergisi ise indirim konusu yapılamamaktadır.

Maliye Bakanlığı öteden beri uygulamayı bu yönde yapmakta, yasal defterlerin yazdırılmadığını tespit eden vergi inceleme elemanları da katma değer vergisi indirimlerini reddederek cezalı katma değer vergisi tarhiyatı yapmaktadırlar.

Maliye Bakanlığının ve vergi inceleme elemanlarının bu homojen uygulamasına karşılık, vergi yargısının farklı yönde kararlarına rastlanmaktadır.

Danıştay bazı kararlarında, belgelerin yasal defterlere geç kaydedilmesini veya kaydedilmemesini indirime engel görmemiş ve yapılan tarhiyatları kaldırmıştır.

Bir kısım Danıştay kararlarında ise, Maliye Bakanlığının görüş ve uygulamasına paralel olarak, yasal defterlere kaydedilmemiş belgelerde yer alan katma değer vergisinin indirimi kabul edilmemiş ve yapılan tarhiyatlar onanmıştır.

5. Yevmiye Defterinin Dolması Halinde Yapılacak İşlem

Vergi Usul Kanunu’nun 221. maddesinin (4) numaralı bendi hükmüne göre, tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla yıl içinde yeni defter kullanmak zorunda olanların, bu defteri kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

Bu düzenlemeye göre, yevmiye defterinin hesap dönemi içinde dolması halinde yeni defter tasdik ettirilerek işlemlerin bu deftere kaydedilmesi gerekir.

Uygulamada yevmiye defteri yıl içinde dolanların, daha sonraki işlemlerini yeni tasdik ettirecekleri yevmiye defterine kaydetmek yerine, dolan yevmiye defterinin arka sayfalarına veya onaylı defteri kebire kaydettikleri görülmektedir.

Maliye Bakanlığı, yevmiye defteri dolanların daha sonraki işlemlerinin onaylı defteri kebire kaydetmelerini re’sen takdir nedeni saymakta, ancak katma değer vergisi indirim imkânının devam ettiğini kabul etmektedir. İşlemlerin dolan yevmiye defterinin arkasına kaydedilmesinin sonuçlarına ilişkin bir Bakanlık görüşüne ise rastlanmamıştır.

Başta yüklenilen katma değer vergisinin indiriminin reddedilmesi olmak üzere, usulsüzlük cezası ve vergi matrahlarının re’sen takdiri gibi telafisi güç sonuçlarla karşılaşmamak için, yasal defterlerin ihtiyacı karşılayacak kadar tasdik ettirilmesinde veya yıl içinde defterlerin dolması halinde yeni defter tasdik ettirerek işlemlerin bu defterlere kaydedilmesinde yarar vardır.

6. Defterlerin Kapanış Tasdikleri

Türk Ticaret Kanunu’nun;

- 70. maddesinde, yevmiye defterinin yeni yılın en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “görülmüştür” ibaresi yazılarak tasdik edilmesinin zorunlu olduğu,

- 72. maddesinde ise, iş yılı sonu için çıkartılacak envanter ve bilançoların gelecek iş yılının ilk üç ayı içinde tamamlanmış olması gerektiği,

hükmü yer almaktadır.

Yasal defterlerin kapanış kayıtlarının yaptırılmaması Türk Ticaret Kanunu açısından defterlerin delil olarak ispat gücünü kaybetmesine yol açabileceğinden önemlidir.

Öte yandan, Vergi Usul Kanununda ticari defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerektiğine ilişkin bir düzenleme yoktur.

7. Sonuç ve Uyarı

Önceki bölümlerde açıklandığı üzere, mal ve hizmet alım belgelerinin yasal defterlere kaydedilmemesi veya yasal defterlerin zamanında yazdırılmaması, özel usulsüzlük cezası yanında yüklenilen katma değer vergisinin indiriminin yapılamaması ile sonuçlanabilmektedir.

Yasal defterlerin zamanında yazdırılmamasını tespit eden vergi inceleme elemanlarının, vergi indirimini reddedip cezalı katma değer vergisi tarhiyatı istemeleri kesindir.

Bu çerçevede yapılacak tarhiyata karşı açılacak davanın ne şekilde sonuçlanacağı kesin olmayıp, kaybedilmesi riski ise alınabilecek bir risk değildir. Kaldı ki dava kazanılsa dahi, dava süreci ve maliyeti, yasal yükümlülüğün yerine getirilmesinin maliyeti ile karşılaştırılabilir değildir.

Sonuç olarak, katlanılamayacak maliyetlerle karşılaşmamak için, yasal defterlerin zamanında bastırılması konusunda dikkatli olunmasında yarar bulunmaktadır.

Defterlerin zamanında yazdırılması yanında;

- Defterinin hesap dönemi içinde dolması halinde yeni defter tasdik ettirilerek işlemlerin bu deftere kaydedilmesi gerektiği,

- Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde kapanış tasdiklerinin yaptırılmamasının defterlerin delil niteliği açısından önemli olduğu,

unutulmamalıdır.pwc